E-Interview zum Virtual Roundtable "Mitarbeiterportale ‑ Fluch oder Segen?" mit Thomas Frister

Virtual Roundtable „Mitarbeiterportale – Fluch oder Segen?“ Virtual Roundtable: Mitarbeiterportale – Fluch oder Segen? Teilnehmer: Thomas Frister, Senior Business Development Manager Organisation: CSC Ploenzke AG Kurzeinführung in das Thema: Ein gutes Mitarbeiterportal kann viel leisten: Es verbessert die Kommunikation, erleichtert administrative Tätigkeiten, gestaltet den Personalbereich effizient und beschleunigt insgesamt Geschäftsprozesse. Hochentwickelte Portale unterstützen sogar virtuelle Teamarbeit und greifen auf Datenbanken und Systeme externer Partner zu. Theoretisch sind Mitarbeiterportale demnach eine positive Investition. Anfang 2003 hat Cap Gemini Ernst & Young zusammen mit dem Fachbereich Medienwirtschaft der FH Wiesbaden eine Studie zum Thema Mitarbeiterportale durchgeführt, an der sich 83 große deutsche Unternehmen beteiligten. Ernüchterndes Fazit: Die dargestellten Möglichkeiten von Mitarbeiterportalen werden von den wenigsten Unternehmen voll ausgeschöpft. Wie sieht die Situation heute, ein Jahr später, aus? In diesem Virtuellen Roundtable geben Experten aus der Portalbranche Einblicke in ihre Erfahrungen. Welche Potentiale stecken wirklich in Mitarbeiterportalen und wie kann die Akzeptanz eines Portals im Unternehmen verbessert werden? Wie lässt sich der Nutzen von Mitarbeiterportalen in Kennzahlen ausdrücken und lohnt sich ein solches Projekt überhaupt für ein mittelständisches Unternehmen? Jeder Experte gibt außerdem seine persönliche Prognose für die Marktentwicklung der Portalhersteller ab. Der Virtuelle Roundtable vereint erfahrene Experten aus der deutschen Portallandschaft und ermöglicht so einen vielschichtigen und umfassenden Einblick in ein spannendes Tool, mit dem sich jedes moderne Unternehmen auseinandersetzen sollte. Virtual Roundtable „Mitarbeiterportale – Fluch oder Segen?“ Sehr geehrter Herr Frister, Competence Site: Zu Beginn eine persönliche Frage: Seit wann beschäftigen Sie sich mit Mitarbeiterportalen und welche Projekte haben Sie in diesem Bereich bereits erfolgreich durchgeführt? Thomas Frister: Mit über 150 themenspezialisierten HR-Beratern gehört CSC zu den führenden HR-Beratungsunternehmen in Europa. Seit über 10 Jahren unterstützen wir unsere Kunden von der Strategieberatung über Softwareauswahl und Geschäftsprozessoptimierung bis zur Realisierung und dem Betrieb von Mitarbeiterportalen. Durch eine Vielzahl erfolgreicher Projekte in allen Branchen, haben wir eine breite Expertise in der Planung und Realisierung von Mitarbeiterportalen. So haben wir die Ford-Werke AG beim Projektmanagement, der Konzeption und der Implementierung wesentlicher Komponenten der Applikation in Deutschland unterstützt. Dieses Mitarbeiterportal ist das meistbesuchte Portal im gesamten Ford Intranet und wird von nahezu 80 Prozent aller Mitarbeiter, die über den Zugriff verfügen, als primäre Quelle für alle Informationen im Bereich Personalwesen genutzt. Competence Site: Ein Mitarbeiterportal beginnt bei einer einfachen Intranet-Plattform, über die Mitarbeiter beispielsweise auf Unternehmensinformationen oder eine interne Adressdatenbank zugreifen können. Moderne Portale leisten ein Vielfaches und bieten u. a. standortübergreifende Zusammenarbeit bis hin zu Vernetzungen mit Systemen externer Partner. Welche „Reifegrade“ von Mitarbeiterportalen lassen sich definieren oder anders gefragt: Was können Mitarbeiterportale in ihren unterschiedlichen Größenordnungen leisten und wo sind die Grenzen? Virtual Roundtable „Mitarbeiterportale – Fluch oder Segen?“ Thomas Frister: Mitarbeiterportale lassen sich nach Funktionsumfang und verfügbaren Inhalten in vier Entwicklungsstufen einteilen: 1. Allgemeine Informationen (Inform) In dieser Kategorie werden bereits auf Papier oder elektronisch verfügbare Informationen im HR Portal veröffentlicht. Es handelt sich dabei im allgemeinen um Dokumente wie z.B. Betriebsvereinbarungen oder Urlaubsregelungen. Auch personalisierte Informationen sind in dieser Entwicklungsstufe schon vom Mitarbeiter abrufbar. Dies sind für alle verfügbare Informationen und Regelungen, die der Mitarbeiter jedoch für sich selbst personalisiert abrufen kann. Dazu gehören beispielsweise Informationen über Dienstwagenkosten oder die Berechnung der betrieblichen Altersversorgung. 2. Personalisierte Informationen (Interact) In dieser Entwicklungsstufe kann der Mitarbeiter persönliche Informationen über das Portal eingeben oder ändern, z.B. seine Adresse oder Bankverbindung. 3. Informationsaktualisierung (Transact) In der Transact-Stufe können unternehmensweite Prozesse abgebildet werden. So ist die Teilnahme an komplexen Prozessen wie dem betrieblichen Vorschlagswesen oder den internen Stellenausschreibungen möglich. 4. Direkte Ergebnislieferung (Deliver) Beispiele hierfür sind elektronisch erzeugte Dokumente wie die Gehaltsabrechnung oder eine Arbeitsbescheinigung. Solche automatisch erzeugten Dokumente können als Ausdruck die bisher vom Personalwesen erstellten Dokumente vollständig ersetzen. Je höher die Entwicklungsstufe eines Mitarbeiterportals ist, desto höher einerseits der Aufwand bei der Umsetzung, desto höher aber andererseits auch der Nutzen und die Einsparpotenziale. Die Grenze eines Mitarbeiterportals - selbst in einer hohen Entwicklungsstufe - liegt darin, dass es nicht sämtliche Aufgaben der Personaladministration wird Virtual Roundtable „Mitarbeiterportale – Fluch oder Segen?“ übernehmen können. Seine Aufgabe ist vielmehr, Mitarbeiter von Routinearbeiten zu entlasten und dadurch zu ermöglichen, dass höher qualifizierte Aufgaben an die Stelle von Routineaufgaben treten. Competence Site: Neben Budgetgründen ist zu 64% die fehlende Akzeptanz bei den Mitarbeitern das größte Hindernis bei der erfolgreichen Implementierung eines Mitarbeiterportals. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie aus dem Jahr 2003 von Cap Gemini Ernst & Young und dem Fachbereich Medienwirtschaft der Fachhochschule Wiesbaden, an der sich 83 große deutsche Unternehmen beteiligten. Woher kommt diese „Verweigerungshaltung“ und mit welchen Strategien können Mitarbeiter vom Nutzen eines Mitarbeiterportals überzeugt werden? Thomas Frister: Für den erfolgreichen Launch und den effektiven Betrieb eines Mitarbeiterportals ist die Akzeptanz der Mitarbeiter eine wichtige Voraussetzung. Um diese zu gewährleisten, empfehlen wir, die Bedürfnisse der späteren Nutzer bereits bei der Planung intensiv zu berücksichtigen. Die Kommunikation mit den Mitarbeitern, das aktive Vermarkten der Idee, wird hierbei häufig vernachlässigt. Durch regelmäßige Projektinformationen via Email, Aushänge und Roadshows kann das Interesse der Mitarbeiter geweckt und aufrecht erhalten werden. Die Einbeziehung der User in Kapazitäts- oder Usabilitytests und die schrittweise Enthüllung der geplanten Inhalte und Funktionen sind weitere Strategien auf dem Weg zu einer gesteigerten Akzeptanz. Auch die Auswahl der Inhalte sollte vor allem die Bedürfnisse der Mitarbeiter fokussieren. Umfragen nach gewünschten Inhalten und Auflistungen über die meistnachgefragten Informationen in den Personalabteilungen geben hier wertvolle Orientierung. Die Aufnahme einer Feedbackfunktionalität gibt dem Nutzer auch im laufenden Betrieb die Möglichkeit, aktiv an der Weiterentwicklung des Portals und der Inhalte mitzuwirken. Zu berücksichtigen ist hierbei, dass nicht die Quantität, sondern die Qualität und Aktualität der Informationen entscheidend ist. Hierbei liegt die Verantwortung bei Virtual Roundtable „Mitarbeiterportale – Fluch oder Segen?“ den zuständigen Fachabteilungen, die regelmäßig ausreichend relevanten Inhalt in das System einstellen sollten. Auch über die technischen Ebene kann die Akzeptanz beim Kunden erhöht werden. Benutzer wollen sich bei vertraulichen Daten, z.B. der Personaldaten, sicher sein können. Um dieses Ziel zu erreichen, sollte bereits im Vorfeld des Systemeinsatzes mit den beteiligten Arbeitnehmervertretern und dem Datenschutzbeauftragten das Sicherheitskonzept des Systems eingehend erörtert und im Rahmen der Informationskampagne an alle Mitarbeiter kommuniziert werden. Ebenfalls ist eine ständige Verfügbarkeit und der problemlose Zugriff aller Mitarbeiter auf das Portal von höchster Priorität. Die Einrichtung eines Helpdesks für sicherheitsrelevante und technische Fragen ist empfehlenswert. Competence Site: Mitarbeiterportale sind eine kostspielige Investition, deren Rentabilität nur schwer bestimmbar ist. Kann der Nutzen überhaupt in Kennzahlen ausgedrückt werden und wenn ja, wann rechnet sich erfahrungsgemäß ein Mitarbeiterportal? Thomas Frister: Ein effizientes, modernes Personalmanagement muss sowohl kostengünstig agieren als auch die Bedürfnisse und Erwartungen der verschiedenen internen und externen Anspruchsgruppen / Kunden erfüllen. In der Praxis treten im Personalmanagement häufig folgende typische Probleme auf: • Geringe System-, Prozess- und Datenstandardisierungen erzeugen Intransparenz und hohe administrative Aufwände • Hohe Personalaufwände im operativen/administrativen Bereich durch Routineaufgaben • Manuelle Abklärungen, Genehmigungen, Prüfungen führen zu hohen Prozesskosten • Printunterlagen und -kataloge veralten schnell und verursachen Fehler sowie Verzögerungen • Reportingmöglichkeiten sind unzureichend; Auswertungen oft nur mühsam zusammenzustellen Virtual Roundtable „Mitarbeiterportale – Fluch oder Segen?“ • Personalcontrolling und Managementunterstützung schwierig, oft nur rudimentär vorhanden • Unzufriedenheit der Bewerber, Mitarbeiter und Führungskräfte mit den Personalservices führt zu Verlust an hochqualifizierten Mitarbeitern und zu negativem firmeninternen Image des Personalbereichs Im Unternehmen führen die genannten Probleme insbesondere bei der Personaladministration zu beachtlichen Kostentreibereffekten.