Effiziente Rechnungseingangsprüfung dank Dokumenten-Workflow

Effiziente Rechnungseingangsprüfung dank Dokumenten-Workflow Die Freigabe von Eingangsrechnungen ist Voraussetzung für effizientes Cash-Management, vor allem zur Wahrung von Skontofristen. Genehmigungsprozesse werden jedoch oftmals durch die Abwesenheit von Verantwortlichen oder die Fehlleitung von Belegen verzögert. DocuWare-Vorstand Jürgen Biffar zu den Möglichkeiten, die Prüfung eingehender Rechnungen effizient zu gestalten. Die Rechnungseingangsbearbeitung teilt sich in zwei wesentliche Aspekte. Im günstigsten Fall lässt sich ein Beleg mit möglichst wenigen User-Eingriffen sofort verarbeiten. Aus Eingangsrechnungen werden dazu beim Scannen Informationen ausgelesen, dem Buchhaltungssystem zugängig gemacht und die Rechnung wird zugeordnet. Eine komfortable Softwarelösung registriert, dass die Rechnung eingegangen ist und bucht die Verbindlichkeit automatisch. Rechnungen automatisch bearbeiten Rechnungen sind in ihrem Aufbau jedoch oft sehr unterschiedlich. Die meisten Belege müssen erst angepasst beziehungsweise der Auslesevorgang muss auf die unterschiedlichen Formulare ausgerichtet werden. Außerdem wird nach wie vor davon ausgegangen, dass es immer noch einer gewissen Endkontrolle bedarf, insbesondere dann, wenn ein sicherer Plausibilitätsabgleich nicht möglich ist. Eine Rechnung kann jedoch vollkommen automatisch bearbeitet werden, wenn sie folgende Kriterien erfüllt: Sie lässt sich nach dem Auslesen eindeutig einer Bestellung zuordnen, und zwar sowohl was den Lieferanten als auch den Rechnungsbetrag betrifft. Des Weiteren ist in der Bestellung ein Betrag ausgewiesen, der identisch ist mit dem, der ausgelesen wurde. Sobald es aber Abweichungen gibt, muss eine Korrektur durchgeführt werden. Diese Aufgaben werden von speziellen Lösungen zur automatischen Rechnungseingangsbearbeitung durchgeführt. Wann sich ihr Einsatz rechnet, hängt stark von verschiedenen Faktoren ab: Wie groß ist das Mengengerüst? Wie viel Zeit lässt sich einsparen? Wie viel Aufwand muss in die Anpassung gesteckt werden? In der Regel lohnt sich der Einsatz ab circa 500 Rechnungen pro Tag. Im Rahmen des Dokumenten-Managements werden die von der Eingangslösung ausgelesenen Daten oder zumindest Teile davon zur Kategorisierung bei der Belegarchivierung und für weitere Prozessschritte verwendet. Dabei handelt es sich vor allem um Informationen wie Lieferantenname, Rechnungsbetrag und -datum, in Verbindung mit der Buchhaltung aber auch um Kostenstellenzuweisungen und Ähnlichem. Geringes Rechnungsaufkommen Erhalten Unternehmen täglich nur wenige Rechnungen, so ist es nicht zwingend notwendig, dass die Eingangsprüfung vollständig ohne manuelle Eingriffe abläuft und ausgelesene Daten automatisch an die Buchhaltung übergeben werden. Bei kleineren Mengen lassen sich Rechnungen zum Beispiel per Dokumenten-Workflow den Genehmigungs- oder Ablageprozessen zuweisen. Dabei verbucht der Sachbearbeiter die Rechnung in der Regel noch auf konventionelle Art und Weise, also manuell. Das Scannen der Rechnung und Workflow-Schritte wie das Verteilen auf die entsprechenden Bereichs-, Sachgebiets- und Kostenstellenleiter erfolgen jedoch automatisch. Die Bereichsleiter können in einfachen Prozessen die Rechnungen freigeben; die Belege werden anschließend wieder automatisch dem Workflow zurückgeführt und archiviert. Bei dieser Vorgehensweise werden entweder bestimmte Werte aus den Rechnungen ausgelesen oder es werden Barcode-Etiketten verwendet. Workflow mit elektronischem Stempel Ein Dokumentenmanagement-System kann beispielsweise die eingelesenen Daten bei der Archivierung als Indexbegriffe und im Workflow als Kriterien für die einzelnen Arbeitsschritte verwenden. Eine Möglichkeit, den Workflow auszuführen, besteht im Einsatz einer Stempelfunktion. Dabei werden dem jeweiligen Verantwortlichen die Rechnungen in Abhängigkeit von einer Kostenstellennummer in einer Jobliste zur Verfügung gestellt, Weiterleitung und Freigabe erfolgen dann in Kombination mit einem elektronischen Stempel. Der Vorteil dieses Verfahrens: Kontierstempel, Signaturen und Aufgabenmappen kennt der Anwender vom Umgang mit Papier. Auch bei dieser halbautomatischen Lösung wird der Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung schneller und transparenter. Zeit und Geld können so gespart werden. Doch welche Lösung ist für ein Unternehmen die Richtige? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Eine genaue Analyse beispielsweise der Arbeitsabläufe und der eingehenden Rechnungen ist im Vorfeld erforderlich.