Energieversorgung Filstal arbeitet jetzt mit OS|ECM: revisionssichere Archivierung und zentraler Dokumentenzugriff für den regionalen Energieversorger

case study Energieversorgung Filstal arbeitet jetzt mit OS|ECM Die digitale Hausanschlussakte ermöglicht dem regionalen Energieversorger den zentralen Dokumentenzugriff und eine revisionssichere Archivierung Das Unternehmen Die Energieversorgung Filstal (EVF) wurde im Jahre 1981 als zuerst reiner Gasversorger für die Städte Göppin- gen und Geislingen gegründet. Seitdem wurden 36 Städte und Gemeinden an das Erdgasnetz der EVF angeschlossen. 2003 erfolgte zusätzlich die Integration der Wasserversorgung der beiden Städte. Die zunehmende Nachfrage im Bereich der Fernwärme führte vor wenigen Jah- ren zur Gründung des Tochterunterneh- verbundenen Zeiten und Laufwege deut- sorgten die speziellen Anforderungen mens „Rationelle Energie Süd GmbH“. lich verkürzt werden. Letztendlich wollte an das Berechtigungssystem seitens des Heute beschäftigt die EVF insgesamt 150 man bei der EVF mit dem verbesserten Unternehmens dafür, dass sich die Platt- Mitarbeiter. Informationsfluss auch deutlich Kosten form OS|ECM für die Energieversorgung einsparen. Filstal als passende Lösung herausstellte. Die Ausgangssituation Den Entscheidern war sofort klar, Heute wird OS|ECM von etwa 60 Sämtliche Hausanschlussakten und wei- dass die größten Vorteile bei diesen An- EVF-Mitarbeitern bei der täglichen tere Dokumente wurden bei der Ener- forderungen eine transparente digitale Arbeit genutzt. Eingangs- und Aus- gieversorgung Filstal in Papierform Akte an einem zentralen Ort bieten wür- gangsrechnungen, Lagepläne und verwaltet. Ein wesentlicher Nachteil war de. Außerdem sollte die Software mo- weitere anfallende Dokumente wer- dabei, dass die Dokumente auf verschie- dular aufgebaut sein, damit Teilbereiche den der jeweiligen digitalen Hausan- dene Außenstellen verteilt und damit die der Gesellschaft auch im Nachhinein in schlussakte zugeordnet. Dabei haben Zugriffszeiten entsprechend lang waren. das neue System eingebunden werden alle Anwender eine einheitliche Sicht könnten – und dies schnell und unkom- auf die gesamte Akte. Eine in OS|ECM Das Ziel pliziert. integrierte E-Mail-Archivierung kom- Um diese Situation zu ändern, wurde plettiert das System. Bei der Kommu- die Einführung eines ECM-Systems er- Die Lösung nikation mit den Kunden ist es jetzt wogen, damit zukünftig jedem Mitar- Die Energieversorgung Filstal entschied möglich, sich mit einem Klick eine beiter alle Akten schnell und zuverlässig sich aus mehreren Gründen für die Enter- Übersicht über sämtliche bezogenen am Arbeitsplatz zur Verfügung ständen. prise Content Management Software Leistungen (Gas, Wasser etc.) und Für diesen Zweck sollten die mit der Su- OS|ECM. Zum einen verfügt die Lösung den damit verbundenen Dokumente che und Beschaffung der Akten bisher über eine hohe Flexibilität, zum anderen anzuzeigen. flexible software | for your way of working Energieversorgung Filstal Die Einführung von OS|ECM vor Ort könnten wir spä- dauerte lediglich eine Woche, so dass die testens ab nächstes Lösung seit dem November 2009 pro- Jahr die Datenflut duktiv ist. Außerdem wurden zuvor die nicht mehr bewäl- bestehenden Altakten von einem Scan- tigen.“ Die sehr dienstleister digitalisiert und in das Sys- speziellen Anfor- tem eingespeist. Derselbe Dienstleister derungen an das scannt auch weiterhin die monatlich in Rechtesystem konn- Papierform in das Unternehmen gelan- ten problemlos um- genden Briefe und anderen Dokumen- gesetzt und somit te. Diese Daten werden anschließend in die Datensicherheit OS|ECM importiert. Außerdem wurden erhöht werden. Von mit der Einführung von OS|ECM die der Vielfältigkeit bestehenden Metadaten aus dem intern der Recherchemög- verwendeten Geoinformationssystem lichkeiten und den übernommen. Die Einarbeitung der damit verbundenen zukünftigen OS|ECM-Anwender über- Zeiteinsparungen nahm die Energieversorgung Filstal ist man bei EVF selbst durch eigene, besonders geschulte sehr beeindruckt. Mitarbeiter. Speziell die Konfi- guration einer in- Die Vorteile dividuellen Such- Heute kann Herr Wagner, IT-Leiter bei leiste kommt den EVF, feststellen: „Ohne ein Dokumen- Mitarbeitern sehr tenmanagementsystem wie OS|ECM entgegen. Aber auch Funktionen wie Vorteile im Überblick Wi e d e r vo r l a g e n , Notizen und Abon- • Digitale Hausanschlussakten nements werden als und Beschaffungsworkflows abgebildet für Eingangs-/Ausgangs- überaus praktisch empfunden, weil sie werden. In nächster Zeit soll eine weitere rechnungen, Briefwechsel, die Arbeit deutlich erleichtern. Geo-Informations-System-Integration Lagepläne, E-Mails etc. (Location Viewer von ITS) umgesetzt • Unternehmensweiter Do- Ausblick werden. Dann können die EVF-Mitar- kumentenzugriff, zentrale Die Entscheidung, das ECM-System beiter direkt aus der Hausanschlussakte Dokumentenablage, revisi- schrittweise einzuführen, und die Flexi- heraus die Lagepläne aus dem Geo-In- onssichere Archivierung bilität von OS|ECM haben sich bewährt. formations-System aufrufen. Auch soll Außerdem soll das in der Lösung ent- die ERP-Software Wilken Ener:gy, die • Workflow-Managementsystem haltene Workflow-Managementsystem speziell in der Energiebranche eingesetzt mit Urlaubsantrags- und Be- genutzt werden, indem Urlaubs­ ntrags- a wird, eingebunden werden. schaffungsworkflows • Anbindung an Geo-Informa- Ihr betreuender OS-Vertriebspartner: OPTIMAL SYSTEMS GmbH tions-Systeme (GIS) Unternehmenszentrale Cicerostraße 26 • Praktische ECM-Funktionen 10709 Berlin wie Wiedervorlagen, Notizen Tel. +49 30 895708–0 und Abonnements Fax +49 30 895708–888 kontakt@optimal-systems.de • Flexible, ausbaufähige und in- Die genannten Software-Produkte sind vestitionssichere ECM-Lösung eingetragene Warenzeichen der Rechte­ inhaber. www.optimal-systems.de