Erfahrungsbericht HDI: Migration erfolgreich

Erfahrungsbericht HDI Migration erfolgreich Die Abteilung Personal des Versicherungskonzerns HDI setzt auf die aconso Digitale Personalakte und das IXOS Archiv als servicestarke Partner Die Ausgangssituation In der Personalabteilung des HDI war bereits ein elektronisches Personalaktenarchiv mit 3.500 Bestands- akten im Einsatz. Da dies aber nicht mehr den Erfordernissen der Personalabteilung entsprach, sollte eine neue Lösung auf modernster technologischer Basis eingeführt werden. Nach intensiven Recherchen und einem gründlichen Auswahlverfahren entschieden sich die Verantwortlichen im HDI für die Gemeinschaftslösung aconso Digitale Personalakte mit dem IXOS-eCONserver. Dieses Gesamtangebot überzeugte durch bessere Produktfeatures und durch deutlich geringere Wartungsgebühren bei erheblich verbessertem Service. „Die während des Auswahlverfahrens kompetent durchgeführte Beratung und das präsentierte Einsatz- und Migrationskonzept gaben für uns den Ausschlag, die Entscheidung zu Gunsten der aconso/IXOS- Lösung zu treffen“, erläutert Frank Indorf, Projektleiter für die Einführung der Digitalen Personalakte im HDI. Die Einführung Weitere Gründe waren die einfache, intuitiv zu bedienende Applikation, die realitätsnahe Nachbildung der Optik der Papierakte, der hohe Grad der Funktionalität sowie die kurze Einführungsdauer. Die web- basierte Lösung aconso Digitale Personalakte wird vom Client über das Intranet aufgerufen. Somit ist keine Installation auf dem Client notwendig. Bereits zwei Wochen nachdem der Kunde das Fachfeinkonzept abgenommen hatte, konnten die ersten Kundentests stattfinden. Die leicht an den Kunden anpassbare Standardlösung der aconso Digitalen Personalakte deckte bereits fast alle Anforderungen des Kunden ab. Lediglich ein kundenspezifisches „Stammdatenblatt“ zur Übersicht über die Mitarbeiterdaten aus dem führenden Personalabrechnungs- system wurde zusätzlich zu den bereits vorhandenen Mitarbeiterinformationen in der Digitalen Personal- akte realisiert. An zwei aufeinanderfolgenden Tagen wurden die IXOS eCon-Server-Komponenten, die Oracle Daten- bank und die aconso-Serverapplikationen installiert und in die Serverlandschaft des HDI-Rechenzentrums integriert. Seite 1 von 4 Erfahrungsbericht HDI Der Produktivstart Nur acht Wochen nach Projektstart begann der Produktivbetrieb mit Echtdaten. Die einfachere Bedien- barkeit und das schnellere Antwortzeitverhalten gegenüber dem Altsystem führten bereits nach kurzer Zeit zu einer sehr hohen Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Abteilung Personal. Große Bedeutung im Projektverlauf hatte auch die Migration der Bestandsakten vom bisherigen Archivsystem in das IXOS-Archivsystem. Das fundierte Konzept der aconso AG und genaueste Vorbereitung unterstützten den Migrationsprozess, bei dem innerhalb nur eines Tages die Bestandsakten mit rund 500.000 Dokumenten in das neue System migriert wurden. Damit konnten die Personalmitarbeiter bereits beim Produktivstart alle Akten in der aconso Digitalen Personalakte bearbeiten. Im laufenden Betrieb scannen die Personalsachbearbeiter neu zu erfassenden Dokumente an einem der 15 Scanarbeitsplätze und verschieben sie in ihre persönlichen Ablagekörbe der aconso Digitalen Personalakte. Bereits bei der Übertragung werden die Daten auf WORMS gespeichert. Damit ist die rechtssichere Langzeitarchivierung sichergestellt. Das heißt das Dokument ist unmittelbar nach dem Scannen den gesetzlichen Anforderungen entsprechend unveränderbar abgespeichert. Über die Funktionalität des erweiterten Scannens im aconso Scan-Client können Dokumente anhand bestimmter gleicher Attribute zusammengefasst werden. Die Eingabe der jeweils gleichen Attribute wie beispielsweise Dokumentart oder Personalnummer ist nur einmal erforderlich. Damit läuft das Scannen wesentlich schneller ab. Fehlerträchtige und zeitaufwändige Attributeingaben sind somit deutlich reduziert. Die Vorteile Die komfortable Notiz- und Wiedervorlagenfunktion zum Einzeldokument und ein vielseitig verwendbarer Ablagekorb des Users, verbunden mit grundlegenden Workflow-Funktionen, ergänzen die Digitale Personalakte. Ein gut durchdachtes Berechtigungskonzept der Abteilung Personal sowie eine durch den Benutzer einzurichtende Vertretungsregelung, verbunden mit einer durchgehenden Protokollierung aller relevanten Vorgänge, machen die aconso Digitale Personalakte zu einer Applikation mit hohem User- nutzen. Dadurch wird ein großes Einsparpotenzial bei den derzeit 30 Benutzern der Personalabteilung unter Einhaltung aller Vorschriften zur rechts- und revisionssicheren Archivierung realisiert. Die reibungs- lose Migration der Bestandsdaten in das neue System bot einen wesentlichen Kostenvorteil gegenüber einer erneuten Erfassung der Altakten. Seite 2 von 4 Erfahrungsbericht HDI Die HDI Personalakte Der leistungsfähige und stabile IXOS eConServer gewährleistet die schnelle und sichere Verfügbarkeit aller Dokumente von beliebigen Standorten, zusammen mit den Sicherheitsmechanismen der aconso Digitalen Personalakte (passwortgeschützter Zugriff, automatische Sperrung des Benutzerkontos bei dreimaliger Falscheingabe des Passwortes als Schutz vor Brute-force-Attacken, SSL-verschlüsselter Datentransfer, hochskalierbares Berechtigungskonzept und Protokollierung aller relevanten Vorgänge) werden so auch die hohen Anforderungen an den Datenschutz im Personalbereich erfüllt. Fazit Mit diesem Projekt der Abteilung Personal des HDI wurde die digitale Personalakte auf eine technologisch moderne Basis gebracht. Die speziell für den Einsatz in den Personalabteilungen konzipierte Digitale Personalakte der aconso AG erfüllt alle Anforderungen in rechtlicher Hinsicht und gewährleistet die komfortable Bearbeitung der komplexen Arbeitsabläufe im heutigen Personalmanagement. Seite 3 von 4 Erfahrungsbericht HDI Hintergrund HDI Mit einer Erfahrung von 100 Jahren steht die Marke HDI für preiswerten und umfassenden Versicherungsschutz. Heute ist sie Teil der drittgrößten deutschen Versicherungsgruppe, des Talanx-Konzerns, und zählt rund 2 Millionen private Versicherungsnehmer zu ihren Kunden. Unter dem Namen „Haftpflichtverband der Deutschen Eisen- und Stahlindustrie„ wurde das Stammunternehmen der heutigen HDI Gesellschaften als Selbsthilfeorganisation deutscher Unternehmen im Jahr 1903 aus der Taufe gehoben. Im Laufe der Zeit bot die Gesellschaft aber auch immer umfassenderen Versicherungsschutz für private Kunden, so dass heute die beiden Bereiche Industrie- und Privatversicherung gleichberechtigt nebeneinander stehen. Traditionell zählen die HDI Versicherungen zu den günstigen Versicherern. Zum einen weil sie auf den teuren Vertriebsweg einer eigenen provisionsabhängigen Vertreter-Organisation verzichten und ihre Produkte ausschließlich auf kostengünstigen Wegen - zum Beispiel in bundesweit rund 100 Niederlassungen, Kundendiensten und Geschäftsstellen - anbieten. Zum anderen weil sie mit ausgesprochen niedrigen Kostensätzen arbeiten. Tests von Verbrauchermagazinen und Fachzeitschriften und Umfragen unabhängiger Institute bestätigen regelmäßig die gute Qualität von HDI-Produkten und Service. Unternehmenshintergrund aconso AG Die aconso AG entwickelt bedienerfreundliche und einfach zu implementierende Kundenlösungen für personengebundene Akten. Eine hohe Anpassungs-Flexibilität an vorhandene Strukturen garantiert dem Kunden einen optimalen Zuschnitt auf das eigene Profil. Dabei verbirgt sich hinter dem Namen aconso AG ein Kern-Team von vier Gründern, das langjährige Erfahrungen im Handling von personenbezogenen Daten vorweist. In der verantwortlichen Tätigkeit als Projektleiter der Siemens Business Services konnten die Mitglieder des aconso Managements die Realisierung, Entwicklung und Einführung des europaweit größten elektronischen Personalarchivs für die Siemens AG maßgeblich gestalten. Eine Stärke der aconso-Konzepte liegt darin, dass vertraute Recherche-Prozesse im Archivierungsablauf aufgegriffen werden, im Rahmen der digitalen Lösung aber keine Sicherheitswünsche offen bleiben. So ist es der aconso AG erstmalig gelungen, im Arbeitsprozess mit Akten die hohen Anforderungen an Sicherheit, Verschlüsselung, Verfügbarkeit und Datenschutz im Rahmen einer Weblösung zu realisieren. Daraus resultierende Vorteile für die Geschäftsprozesse liegen auf der Hand: die elektronisch visualisierte Akte bietet ein vereinfachtes Handling bei deutlichen Kosteneinsparungen. Kontakt aconso AG Bavariaring 26 | 80336 München Tel. +49 - 89 - 51 61 86 – 0 | Fax +49 - 89 - 51 61 86 – 29 E-Mail kontakt@aconso.com | www.aconso.com Seite 4 von 4