Geschäftsprozessoptimierung durch elektronische Rechnungsverarbeitung - E-Interview mit Christian Gericke, Exstream Software by HP

Experten Interview Virtual Roundtable: Geschäftsprozessoptimierung durch elektronische Rechnungsverarbeitung Titel des Interviews: Geschäftsprozessoptimierung durch elektro- nische Rechnungsverarbeitung Name: Christian Gericke Funktion/Bereich: Group Manager, Central & East EMEA Organisation: Exstream Software by HP Liebe Leserinnen und liebe Leser, europäische Unternehmen erstellen jedes Jahr mehr als 18 Milliarden Rech- nungen. Die meisten davon erreichen ihre Empfänger in Papierform auf dem Postweg. Sind die Rechnungen angekommen, werden sie mit großem manuel- lem Aufwand in den IT-Systemen erfasst. Eine Vereinfachung des ganzen Prozesses stellt die elektronische Rechnungs- verarbeitung dar. Electronic Bill Presentment & Payment (EBPP) – so lautet der internationale Begriff für elektronische Rechnungsverarbeitung. Gerade, weil jedes Unternehmen Rechnungen erstellt und erhält, ist dieses Thema für alle Marktteilnehmer so spannend, nicht zuletzt wegen der Kosten, die bei der Posteingangsbearbeitung gesenkt werden können. Um aber allen rechtlichen Ansprüchen zu genügen, müssen die elektronischen Rechnungsdokumente offiziell anerkannt und rechtssicher gültig sein. Hier spie- len elektronische Signaturen im EBPP-Prozess eine entscheidende Rolle. Wei- tere Fragen der Technik und Organisation sind zu klären, um den EBPP-Erfolg sicherzustellen. Auch die ökonomische Sinnhaftigkeit muss vorab abschätzbar sein, um eine Anwendung in der Breite sicherzustellen. Potenziellen Anwender fehlen z.T. noch die notwendigen Informationen zu diesen Fragestellungen. So freut es uns, dass in diesem Virtual Roundtable wir Ihnen gemeinsam mit dem Who-is-who der Branche die wichtigsten Fragen im EBPP-Umfeld diskutie- ren können. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Experten Interview Sehr geehrter Herr Gericke, Frage 1: Etablierung der elektronischen Rechnung Immer mehr Unternehmen und Organisationen erkennen mittlerweile, wie wich- tig es ist, Geschäftsdaten schnell, kostengünstig und präzise auszutauschen, um intelligente Rationalisierungsmaßnahmen einleiten zu können. Zugleich ist das Markt-Potenzial für EBPP aber sicherlich noch nicht ausgeschöpft. Was würden Sie sagen, war die Geburtsstunde der elektronischen Rechnungen (in Theorie und/oder Praxis)? Wie akzeptiert ist diese Form der Rechnungsstel- lung heute? Wo bestehen heute noch Hindernisse für eine noch breitere An- wendung? Was sind umgekehrt Treiber in Richtung einer höheren Verbreitung? Antwort: In einigen Branchen wie in der Telekommunikation ist die elektronische Rechnungsstellung bereits sehr akzeptiert. In anderen Branchen wie dem Finanzsektor oder auch bei Energiedienstleistern steht diese Entwicklung noch am Anfang. Hindernisse sind dabei oft, dass die technologischen Grundlagen fehlen, veraltete CRM-Systeme häufig nicht über die nötigen Optionen verfügen und Kunden noch immer großes Miss- trauen gegenüber elektronischen Prozessen haben – gerade wenn sensible Da- ten wie Kontodaten betroffen sind. Auf der anderen Seite wird die Software zur elektronischen Rechnungsstellung immer besser, die Systeme wachsen zu- sammen und erleichtern so die Prozesse. Viele Telko-Anbieter z.B. bieten Mög- lichkeiten, wie die Kunden ihre Rechnungen per E-Mail erhalten oder im Inter- net herunterladen können. Hinzu kommt, dass gerade junge Leute elektroni- sche Rechnungen immer mehr akzeptieren, sie teilweise sogar schon als selbstverständlich betrachten, während ältere Generationen immer noch dem Papier als einzig möglichem Rechnungsträger vertrauen. www.competence-site.de Seite 2 Experten Interview Frage 2: Anwendungs-Szenarien für EBPP EBPP ganzheitlich verstanden ist ein umfassendes Thema mit einer Vielzahl von Schnittstellen bzw. Verbindungen zu anderen Themen und Systemen. Wie sieht Ihrer Meinung nach ein optimaler Prozess der elektronischen Rech- nungsverarbeitung aus und welche Vorteile können Anwender daraus ziehen? Können Sie beispielhaft ein Anwendungs-Szenario und die dabei relevanten Fragestellungen skizzieren? Wie verläuft die Realisierung von EBPP-Projekten? Antwort: Im Idealfall gibt es eine einzige Plattfrom, die auf alle relevanten Datenbanken zugreifen kann, um die elektronischen Rechnungen zu erstellen. Der ideale Output einer solchen Plattform ist ein Dokument, das über alle Kanäle ausgegeben werden kann – sei es elektronisch oder doch bei Bedarf in Papierform. Wichtig ist, dass das Dokument im gesam- ten System ein einheitliches Layout hat, so dass bei Nachfragen im Service das gleiche Dokument einsehbar ist wie dasjenige, welches der Kunde erhalten hat. Die Vorteile eines EBPP-Systems liegen vor allem in der Kostenersparnis und der Kundentransparenz: Unternehmen können bei diesen Systemen verschie- dene Auswertungsmöglichkeiten als Zusatzdienste nutzen und auf diese Weise die Beziehung zum Kunden verbessern. Außerdem kann das System durch kundenspezifische Angebote, die in die Rechnung integriert werden, zusätzlich als wirkungsvolles Marketinginstrument eingestezt werden. Schon heute profitieren die meisten Telekommunikationsunternehmen von die- sen Vorteilen, indem sie ihre Rechnungen per E-Mail versenden oder im Inter- net zum Abruf und Download bereitstellen. Bevor ein EBPP-System in einem Unternehmen implementiert wird, müssen allerdings zunächst die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens geklärt und auch die Vermittlung des neuen Prozesses beim Kunden geplant werden. www.competence-site.de Seite 3 Experten Interview Frage 3: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung bei EBPP Am Anfang eines EBPP-Projekts sollte eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ste- hen. Hier besteht bei potenziellen Anwendern oft noch Unsicherheit über die In- vestitionen, die laufenden Kosten und die ökonomischen Nutzen-Potenziale. Können Sie allgemein oder beispielhaft für das skizzierte Szenario die wirt- schaftlichen Effekte von EBPP skizzieren? Für wen rechnet sich EBPP? Antwort: Mit dem Versand von elektronischen Rechnungen können Unternehmen viel Geld sparen. Die wirtschaftlichen Effekte von EBPP liegen aber nicht nur in der erheblichen Einsparung von Porto und Papier, sondern auch in dem damit zusammenhängenden Beitrag zum Umweltschutz und einer insgesamt schnelleren Rechnungsverar- beitung, da der Druckprozess entfällt. EBPP rechnet sich für alle Unternehmen, die regelmäßig Rechnungen in gro- ßen Mengen versenden müssen, wie zum Beispiel Energie- und Finanz- dienstleister oder Telekommunikationsunternehmen. www.competence-site.de Seite 4 Experten Interview Frage 4: Rahmenbedingungenm: Signatur, Compliance, Standards, ... Eng verbunden mit dem Thema EBPP sind auch die Themen Elektronische Signatur und Compliance. Weitere wichtige Rahmenbedingungen für EBPP sind Standards der Rechnungslegung und gesetzliche Regelungen. Können Sie den Status Quo bei der Elektronischer Signatur und die Wechsel- wirkung zwischen beiden Themen skizzieren? Was versteht man dabei unter einer sicheren Signaturerstelleinheit? Welche Rolle spielen Trust-Center? Wel- che weiteren Standards sind – neben dem PDF-Format – relevant? Welche Compliance-Richtlinien müssen beachtet werden? Welche Anforderungen kommen durch das neue Umsatzsteuergesetz auf alle Beteiligten zu? Antwort: Die gesetzlichen Rahmenbedingungen für die elektronische Signatur stehen fest: Grundsätzlich muss jede elektronische Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Das neue Umsatzsteuergesetz stellt an elektronisch übermittelte Rechnungen verschärfte Anforderungen: So müssen diese beispielsweise mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein, um die Echtheit und Unversehrtheit des Inhaltes zu gewährleisten. Unternehmen müssen also ihre EDV an die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen anpassen, was vor allen Dingen die Software sowie die Implementierung der erforderlichen Signatur- schlüssel-Zertifikate betriftt. Darüber hinaus müssen sie die Archivierungserfor- dernisse beachten. www.competence-site.de Seite 5 Experten Interview Frage 5: Markt, eigene Lösungen und Differenzierung Anwender müssen nicht nur die relevanten fachlichen und ökonomischen Fra- gestellungen für sich klären, sondern auch die richtigen Partner identifizieren. Welche Marktteilnehmer spielen Ihrer Meinung nach im EPBB-Markt (bzw. in den Teilmärkten) eine besondere Rolle? Wo im Markt sind Sie aktiv bzw. für welche Nachfrager und Probleme ist Ihre Lösung die passende Lösung? Wo- durch differenzieren Sie sich von Wettbewerbern, die in Ihrem Markt aktiv sind? Antwort: Im EBPP-Markt spielen alle Marktteilnehmer eine Rolle, die sich mit Dokumenten- und Outputmanagement befassen. Mit Dialogue bieten wir eine Plattform für sämtliche Prozesse rund um die Personalisierung und Automatisierung aller Art von Unternehmensdokumenten, von denen Rechnungen natürlich einen großen Teil ausmachen.