Geschäftsprozessoptimierung durch elektronische Rechnungsverarbeitung -<br />E-Interview mit Dr. Gerald Cäsar, xyzmo SIGNificant Group

Experten Interview Virtual Roundtable: Geschäftsprozessoptimierung durch elektronische Rechnungsverarbeitung Titel des Interviews: Geschäftsprozessoptimierung durch elektronische Rechnungsverarbeitung Name: Dr. Gerald Cäsar Funktion/Bereich: CEO Organisation: Xyzmo Software GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, europäische Unternehmen erstellen jedes Jahr mehr als 18 Milliarden Rechnungen. Die meisten davon erreichen ihre Empfänger in Papierform auf dem Postweg. Diese Rechnungen müssen mit großem manuellem Aufwand in den IT-Systemen erfasst werden. Die elektronische Rechnungsverarbeitung vereinfacht und beschleunigt diesen Prozess. Electronic Bill Presentment & Payment (EBPP) – so lautet der internationale Begriff für die elektronische Rechnungsverarbeitung. , Dieses Thema ist für alle Marktteilnehmer spannend, weil jedes Unternehmen Rechnungen erstellt und erhält. Und alle können die Kosten der Posteingangsbearbeitung deutlich senken. Um aber allen rechtlichen Ansprüchen zu genügen, müssen die elektronischen Rechnungsdokumente offiziell anerkannt und rechtssicher gültig sein. Hier spielen elektronische Signaturen im EBPP-Prozess eine entscheidende Rolle. Weitere Fragen der Technik und Organisation sind zu klären, um den EBPP- Erfolg sicherzustellen. Auch die ökonomische Sinnhaftigkeit muss vorab abschätzbar sein, um eine Anwendung in der Breite sicherzustellen. Potenziellen Anwendern fehlen z.T. noch die notwendigen Informationen zu diesen Fragestellungen. So freut es uns, dass wir gemeinsam mit dem Who-is-who der Branche die wichtigsten Fragen im EBPP-Umfeld in diesem Virtual Roundtable diskutieren können. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr www.competence-site.de Seite 1 Experten Interview NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 2 Experten Interview Sehr geehrter Herr Dr. Cäsar, Frage 1: Etablierung der elektronischen Rechnung Immer mehr Unternehmen und Organisationen erkennen mittlerweile, wie wichtig es ist, Geschäftsdaten schnell, kostengünstig und präzise auszutauschen, um intelligente Rationalisierungsmaßnahmen einleiten zu können. Zugleich ist das Markt-Potenzial für EBPP aber sicherlich noch nicht ausgeschöpft. Was würden Sie sagen, war die Geburtsstunde der elektronischen Rechnungen (in Theorie und/oder Praxis)? Wie akzeptiert ist diese Form der Rechnungsstellung heute? Wo bestehen heute noch Hindernisse für eine noch breitere Anwendung? Was sind umgekehrt Treiber in Richtung einer höheren Verbreitung? Antwort: In der Praxis sehen wir, dass sich Unternehmen in den letzten 12 Mo- naten verstärkt für dieses Thema interessieren. Leider herrscht immer noch Restunsicherheit zu dem Thema, da Behörden, selbsternannte „Experten“ und teilweise auch Anbieter widersprüchliche Informationen an Endanwender weitergeben. Das ist bedauerlich, da alle renommierten Anbieter heute gesetzeskonforme Lösungen anbieten und kein Bedarf besteht, Endkunden in diesem Punkt zu verunsichern, nur um Beratungshonorare zu generieren oder Zweifel über Wettbewerbslösungen zu streuen. Als positiven Treiber sehen wir neben dem enormen Kosteneinsparungspotential zunehmend auch ein erhöhtes Umweltbewußtsein, das sich in der Vermeidung von Papier in Businessprozessen ausdrückt. Zudem ist ein Schneeballeffekt dahingehend gegeben, dass mit jedem neuen Anwender auch neue Lieferanten und Kunden mit dem Thema elektronische Rechnung als Empfänger bzw. Versender mitbetroffen sind. Damit verbreitet sich das Thema automatisch. www.competence-site.de Seite 3 Experten Interview Frage 2: Anwendungs-Szenarien für EBPP EBPP ganzheitlich verstanden ist ein umfassendes Thema mit einer Vielzahl von Schnittstellen bzw. Verbindungen zu anderen Themen und Systemen. Wie sieht Ihrer Meinung nach ein optimaler Prozess der elektronischen Rechnungsverarbeitung aus und welche Vorteile können Anwender daraus ziehen? Können Sie beispielhaft ein Anwendungs-Szenario und die dabei relevanten Fragestellungen skizzieren? Wie verläuft die Realisierung von EBPP-Projekten? Antwort: Der Anwender integriert in unserem Fall den SIGNificant Server über eine der betriebssystemunabhängigen Schnittstellen (Webservice, Dateien, e-Mail). Wir empfehlen die Anbindung über Webservice. Der Kunde kann damit den Signaturprozess unabhängig von seiner IT-Umgebung einfach als Web-Service, bereitgestellt vom herstellererklärten SIGNificant Server, aufrufen. Die Integration des SIGNificant Servers ist extrem einfach und ein „Projekt“ von wenigen Tagen. Im typischen Fall übernimmt einer unserer Lösungpartner die Implementierung beim Kunden. Unsere Partner bringen nicht nur die Branchenkompetenz ein, sondern passen bei Bedarf auch die bestehenden Systeme an und bieten Zusatzdienstleistungen und -produkte. Wir empfehlen in der Umsetzung keinen „big Bang“, sondern eine stufenweise Vorgangsweise mit ausgewählten Kunden (Versand) bzw. Lieferanten (Rechnungseingang). Die Beiziehung eines Wirtschaftsprüfers ist sinnvoll. www.competence-site.de Seite 4 Experten Interview Frage 3: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung bei EBPP Am Anfang eines EBPP-Projekt sollte eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung stehen. Hier besteht bei potenziellen Anwendern oft noch Unsicherheit über die Investitionen, die laufenden Kosten und die ökonomischen Nutzen-Potenziale. Können Sie allgemein oder beispielhaft für das skizzierte Szenario die wirtschaftlichen Effekte von EBPP skizzieren? Für wen rechnet sich EBPP? Antwort: Auf Seiten des Rechnungsstellers entfallen die Aufwendungen für Papier, Toner, Distribution und Porto. Der Rechnungsempfänger erhält die Rechnung bereits in digitaler Form, wodurch kein Scannen mehr notwendig ist. Zudem werden eingehende signierte Rechnungen automatisch verifiziert und das Gesamtsystem kann soweit automatisiert werden, dass das manuelle Erfassen von Rechnungsdaten völlig entfällt. In die Bewertung der Wirtschaftlichkeit fließen aber nicht nur die Rechnungsvolumina ein, sondern auch Umfang, Inhalt und der Aufwand der Bearbeitung. Mengenangaben alleine sind deshalb nicht das einzige Entscheidungskriterium, es ist jeweils eine individuelle Betrachtung der Einzelsituation anzustellen. Es gibt sehr unterschiedliche Bewertungsansätze über die Kosten einer Papierrechnung. Die Berechnungen reichen von ca. 2 EUR bis ca. 15 EUR, je nachdem welche Kosten und Prozessschritte man inkludiert. Eine Studie der Europäischen Kommission hat Einsparungen von ca. 70 Prozent beim Wechsel von der herkömmlichen Papierrechnung zur elektronischen Rechnung festgestellt. Den sinnvollen Einstieg mit einer eigenen Lösung sehe ich bei ca. 5.000 Ein-/Ausgangs-Rechnungen pro Jahr. www.competence-site.de Seite 5 Experten Interview Frage 4: Rahmenbedingungenm: Signatur, Compliance, Standards, ... Eng verbunden mit dem Thema EBPP sind auch die Themen Elektronische Signatur und Compliance. Weitere wichtige Rahmenbedingungen für EBPP sind Standards der Rechnungslegung und gesetzliche Regelungen. Können Sie den Status Quo bei der Elektronischen Signatur und die Wechselwirkung zwischen beiden Themen skizzieren? Was versteht man dabei unter einer sicheren Signaturerstelleinheit? Welche Rolle spielen Trust- Center? Welche weiteren Standards sind – neben dem PDF-Format – relevant? Welche Compliance-Richtlinien müssen beachtet werden? Antwort: Strenge europäische Rechtsvorschriften regeln international die Rahmenbedingungen für digitale Signaturen. Mit Einführung des digitalen Rechnungsverkehrs haben die nationalen Gesetzgeber im Umsatzsteuergesetz verankert, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts in vielen Ländern durch eine fortgeschrittene (in Deutschland eine qualifizierte) elektronische Signatur gewährleistet sein muss. Der Begriff Rechnung ist in § 14 Abs. 4 des deutschen Umsatzsteuergesetzes wie folgt definiert: "Rechnung ist jede Urkunde, mit der ein Unternehmer oder in seinem Auftrag ein Dritter über eine Lieferung oder sonstige Leistung gegenüber dem Leistungsempfänger abrechnet, gleichgültig, wie diese Urkunde im Geschäftsverkehr bezeichnet wird." Der deutsche Gesetzgeber hat zudem im Umsatzsteuerrecht die elektronische Rechnung eingeführt, indem er mit Wirkung ab 1.1.2002 den § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz um einen zweiten Satz ergänzt hat: "Als Rechnung gilt auch eine mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach § 15 Abs. 1 des Signaturgesetzes versehene elektronische Abrechnung." www.competence-site.de Seite 6 Experten Interview Nach § 14 Abs. 1 Satz 2 Umsatzsteuergesetz müssen Rechnungen – das gilt damit natürlich auch für elektronische Rechnungen - grundsätzlich folgende Angaben enthalten: • Name und Anschrift des Leistungsgebers und des Leistungsempfängers, • bei Liefergegenständen Menge und handelsübliche Bezeichnung, bei sonstigen Leistungen Art und Umfang, • Zeitpunkt der Leistung, • Entgelt für die Leistung und • Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt.