Geschäftsprozessoptimierung durch elektronische Rechnungsverarbeitung - E-Interview mit Günter Brettschneider, ReadSoft GmbH

Experten Interview Virtual Roundtable: Geschäftsprozessoptimierung durch elektronische Rechnungsverarbeitung Titel des Interviews: Geschäftsprozessoptimierung durch elektronische Rechnungsverarbeitung Name: Günter Brettschneider Funktion/Bereich: Vice President Business Consulting Organisation: ReadSoft GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, europäische Unternehmen erstellen jedes Jahr mehr als 18 Milliarden Rechnungen. Die meisten davon erreichen ihre Empfänger in Papierform auf dem Postweg. Sind die Rechnungen angekommen, werden sie mit großem manuellem Aufwand in den IT-Systemen erfasst. Eine Vereinfachung des ganzen Prozesses stellt die elektronische Rechnungsverarbeitung dar. Electronic Bill Presentment & Payment (EBPP) – so lautet der internationale Begriff für elektronische Rechnungsverarbeitung. Gerade, weil jedes Unternehmen Rechnungen erstellt und erhält, ist dieses Thema für alle Marktteilnehmer so spannend, nicht zuletzt wegen der Kosten, die bei der Posteingangsbearbeitung gesenkt werden können. Um aber allen rechtlichen Ansprüchen zu genügen, müssen die elektronischen Rechnungsdokumente offiziell anerkannt und rechtssicher gültig sein. Hier spielen elektronische Signaturen im EBPP-Prozess eine entscheidende Rolle. Weitere Fragen der Technik und Organisation sind zu klären, um den EBPP- Erfolg sicherzustellen. Auch die ökonomische Sinnhaftigkeit muss vorab abschätzbar sein, um eine Anwendung in der Breite sicherzustellen. Potenziellen Anwender fehlen z.T. noch die notwendigen Informationen zu diesen Fragestellungen. So freut es uns, dass in diesem Virtual Roundtable wir Ihnen gemeinsam mit dem Who-is-who der Branche die wichtigsten Fragen im EBPP-Umfeld diskutieren können. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr www.competence-site.de Seite 1 Experten Interview NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 2 Experten Interview Sehr geehrter Herr Günter Brettschneider, Frage 1: Etablierung der elektronischen Rechnung Immer mehr Unternehmen und Organisationen erkennen mittlerweile, wie wichtig es ist, Geschäftsdaten schnell, kostengünstig und präzise auszutauschen, um intelligente Rationalisierungsmaßnahmen einleiten zu können. Zugleich ist das Markt-Potenzial für EBPP aber sicherlich noch nicht ausgeschöpft. Was würden Sie sagen, war die Geburtsstunde der elektronischen Rechnungen (in Theorie und/oder Praxis)? Wie akzeptiert ist diese Form der Rechnungsstellung heute? Wo bestehen heute noch Hindernisse für eine noch breitere Anwendung? Was sind umgekehrt Treiber in Richtung einer höheren Verbreitung? Antwort: Die elektronische Rechnung wurde am 1. Januar 2002 der Rechnung in Papierform rechtlich gleichgestellt und entspricht seitdem den An- forderungen des Umsatzsteuergesetzes. Mit der Beseitigung der rechtlichen Hürden findet das EBPP seit dem eine immer größere Akzeptanz und eine weite Verbreitung. Rechtliche Bedenken gibt es kaum noch. Bestimmte Branchen haben eine Vorreiterrolle übernommen. In der Automobilindustrie beispielsweise werden etwa 80 Prozent der Rechnungen bereits elektronisch verarbeitet – allerdings handelt es sich hierbei um Rechnungen, die nach wie vor noch ohne Signatur abgewickelt werden. Vorherschend sind es zwei Hürden, die die Integration einer solchen Lösung immer noch schwierig erscheinen lassen. Hierzu gehört zunächst die Unsicherheit der Finanzverantwortlichen, dass das eingeführte Verfahren auch rechtlich wirklich Bestand hat. Nur wenn dies der Fall ist, ist das Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt. Den Verlust des Vorsteuerabzugs kann sich kein Unternehmen leisten. Eine weitere Hürde sind die komplexen Systemintegrationsanforderung, denen gegenüber das in einer Startphase eher geringe Rechnungsvolumen steht. Diese beiden Aspekte sind für eine Entscheidung für die elektronische Rechnungsstellung sowie auch für den Empfang signierter Rechnungen eher hinderlich. Treiber dagegen sind aus meiner Sicht die signifikante Effizienzsteigerung, die durch automatisierte Prozesse möglich wird sowie natürlich andererseits die Kostensenkung. www.competence-site.de Seite 3 Experten Interview www.competence-site.de Seite 4 Experten Interview Frage 2: Anwendungs-Szenarien für EBPP EBPP ganzheitlich verstanden ist ein umfassendes Thema mit einer Vielzahl von Schnittstellen bzw. Verbindungen zu anderen Themen und Systemen. Wie sieht Ihrer Meinung nach ein optimaler Prozess der elektronischen Rechnungsverarbeitung aus und welche Vorteile können Anwender daraus ziehen? Können Sie beispielhaft ein Anwendungs-Szenario und die dabei relevanten Fragestellungen skizzieren? Wie verläuft die Realisierung von EBPP-Projekten? Antwort: ReadSoft bietet eine Komplettlösung für den vollständigen Prozess. Diese integriert die elektronischen Rechnungen wie auch Rechnungen aus anderen Eingangsquellen. In vielen Fällen hat der Anwender bereits eine Lösung implementiert, um seinen papierbasierten Rechnungsverarbeitungsprozess zu automatisieren. Für diese ist das E-Billing dann der logische nächste Schritt, sozusagen die „letzte Meile“ im gesamten elektronischen Ablauf der Rechnungsverarbeitung. Ideal ist aus unserer Sicht, wenn die elektronischen Rechnungen in einem Mailaccount ankommen – bei ReadSoft gibt es hierfür eine per Webbrowser bedienbare „eBox“. Von hier aus startet die Weiterverarbeitung wie die Prüfung der elektronischen Signatur. Ist alles korrekt, wird eine elektronische Rechnung in unser Invoice Cockpit weiter transferiert. Dieses wird vom Anwender als besonders leistungsfähiges Rechnungs-Eingangsbuch verwendet und verarbeitet alle Rechnungen unabhängig vom Eingangsformat. Eine elektronische Rechnung wird hier ebenso gehandhabt wie eine Papier- rechnung. Sie lässt sich per Workflow zur Prüfung weiterleiten, automatisiert gegen Bestelldaten abgleichen und automatisiert buchen. Dies ist ReadSofts Vorstellung von einem optimalen Prozess. www.competence-site.de Seite 5 Experten Interview Frage 3: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung bei EBPP Am Anfang eines EBPP-Projekt sollte eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung stehen. Hier besteht bei potenziellen Anwender oft noch Unsicherheit über die Investitionen, die laufenden Kosten und die ökonomischen Nutzen-Potenziale. Können Sie allgemein oder beispielhaft für das skizzierte Szenario die wirtschaftlichen Effekte von EBPP skizzieren? Für wen rechnet sich EBPP? Antwort: Generell führt die Einführung von EBPP zu Effizienzsteigerungen, Kostensenkungen, mehr Transparenz und geringeren Fehlerquoten. Es ist allerdings zu beachten, dass die Tatsache, dass eine Rechnung elektronisch im Unternehmen eintrifft, noch nichts über eine etwaige bessere Prüffähigkeit gegenüber Papierrechnungen aussagt. Da die elektronische Rechnung letztlich nur die Papierrechnung ersetzt, kann es beim Abgleich mit dem ERP genauso zu Schwierigkeiten kommen, wie auch beim papierbasierten Pendant. Die Aussage „niedrige Fehlerquote“ bezieht sich daher ausschließlich darauf, dass es bei gescannten Rechnungen zu Lese- und Interpretationsfehlern kommen kann, während bei elektronischen Rechnungen die Daten zu hundert Prozent lesbar sind. Die Einsparpotenziale selbst sind natürlich für jedes Unternehmen individuell zu berechnen. In die Bewertung der Wirtschaftlichkeit fließen nicht nur die Mengen ein, sondern auch Umfang, Inhalt und der Aufwand zur Bearbeitung. Dies muss stets für jedes Unternehmen analysiert werden. Ein Anhaltspunkt für eine wirtschaftliche Betrachtung des Prozesses sind aber 200 Rechnungen im Monat (für das versendende Unternehmen). www.competence-site.de Seite 6 Experten Interview Frage 4: Rahmenbedingungenm: Signatur, Compliance, Standards, ... Eng verbunden mit dem Thema EBPP sind auch die Themen Elektronische Signatur und Compliance. Weitere wichtige Rahmenbedingungen für EBPP sind Standards der Rechnungslegung und gesetzliche Regelungen. Können Sie den Status Quo bei der Elektronischer Signatur und die Wechselwirkung zwischen beiden Themen skizzieren? Was versteht man dabei unter einer sicheren Signaturerstelleinheit? Welche Rolle spielen Trust- Center? Welche weiteren Standards sind – neben dem PDF-Format – relevant? Welche Compliance-Richtlinien müssen beachtet werden? Welche Anforderungen kommen durch das neue Umsatzsteuergesetz auf alle Beteiligten zu? Antwort: in Deutschland gibt das Umsatzsteuergesetz in §14, Absatz 3 vor, unter welchen Bedingungen ein Unternehmen bei Rechnungen die Vorsteuer abziehen kann. Hier wird verbindlich der Einsatz der qualifizierten Signatur im Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen vorgeschrieben. Rechnungen können in einem automatisierten Massenverfahren signiert werden. Das klassische EDI-Verfahren mit einer zusätzlich versendeten Sammelrechnung ist weiterhin zulässig. Diese gehören ebenfalls in die EBPP-Betrachtung. Das Spektrum der verfügbaren Lösungen am Markt ist breit gefächert. Bei kleinen Datenmengen können die Signaturen über eine Internetanwendung manuell geprüft werden. Im Massendatenaustausch dagegen hängt es davon ab, ob die Geschäftspartner eine eigene Signaturinfrastruktur aufbauen oder mit einer ASP-/SaaS-Plattform eines Dienstleisters arbeiten wollen.