Geschäftsprozessoptimierung durch elektronische Rechnungsverarbeitung -<br />E-Interview mit Peter Körner (Adobe Systems GmbH)

Experten Interview Virtual Roundtable: Geschäftsprozessoptimierung durch elektronische Rechnungsverarbeitung Titel des Interviews: Geschäftsprozessoptimierung durch elektronische Rechnungsverarbeitung Name: Peter Körner Funktion/Bereich: Senior Business Development Manager New Technologies Organisation: Adobe Systems GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, europäische Unternehmen erstellen jedes Jahr mehr als 18 Milliarden Rech- nungen. Die meisten davon erreichen ihre Empfänger in Papierform auf dem Postweg. Sind die Rechnungen angekommen, werden sie mit großem manuel- lem Aufwand in den IT-Systemen erfasst. Eine Vereinfachung des ganzen Prozesses stellt die elektronische Rechnungs- verarbeitung dar. Electronic Bill Presentment & Payment (EBPP) – so lautet der internationale Begriff für elektronische Rechnungsverarbeitung. Gerade, weil jedes Unternehmen Rechnungen erstellt und erhält, ist dieses Thema für alle Marktteilnehmer so spannend, nicht zuletzt wegen der Kosten, die bei der Posteingangsbearbeitung gesenkt werden können. Um aber allen rechtlichen Ansprüchen zu genügen, müssen die elektronischen Rechnungsdokumente offiziell anerkannt und rechtssicher gültig sein. Hier spie- len elektronische Signaturen im EBPP-Prozess eine entscheidende Rolle. Wei- tere Fragen der Technik und Organisation sind zu klären, um den EBPP-Erfolg sicherzustellen. Auch die ökonomische Sinnhaftigkeit muss vorab abschätzbar sein, um eine Anwendung in der Breite sicherzustellen. Potenziellen Anwender fehlen z.T. noch die notwendigen Informationen zu diesen Fragestellungen. So freut es uns, dass in diesem Virtual Roundtable wir Ihnen gemeinsam mit dem Who-is-who der Branche die wichtigsten Fragen im EBPP-Umfeld diskutie- ren können. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Experten Interview Sehr geehrter Herr Peter Körner, Frage 1: Etablierung der elektronischen Rechnung Immer mehr Unternehmen und Organisationen erkennen mittlerweile, wie wich- tig es ist, Geschäftsdaten schnell, kostengünstig und präzise auszutauschen, um intelligente Rationalisierungsmaßnahmen einleiten zu können. Zugleich ist das Markt-Potenzial für EBPP aber sicherlich noch nicht ausgeschöpft. Was würden Sie sagen, war die Geburtsstunde der elektronischen Rechnungen (in Theorie und/oder Praxis)? Wie akzeptiert ist diese Form der Rechnungsstel- lung heute? Wo bestehen heute noch Hindernisse für eine noch breitere An- wendung? Was sind umgekehrt Treiber in Richtung einer höheren Verbreitung? Antwort: Die Elektronische Rechnung muss aus gesetzlicher Sicht einer Reihe von for- malen Anforderungen genügen, um Missbrauch vorzubeugen. Das Problem wurde technisch gelöst, resultierte aber in nahezu unbrauchbarer Handhabung von mehreren Dateien pro Rechnung und in großer Unsicherheit beim Rech- nungsempfänger. Viele Nutzer kennen solche zwar gesetzlich korrekten, aber für den Alltagseinsatz umständlichen Rechnungen aus eigener Erfahrung. Die Akzeptanz solcher Minimallösungen ist trotz aller Bemühungen und Anreize nur gering. Das bloße Ersetzen des Papiers durch die elektronische Rech- nungsstellung ist zwar ein erster Schritt, für den Kunden ergibt sich jedoch da- durch kein nachvollziehbarer Nutzen. Oft ist das Gegenteil der Fall durch erhöh- ten Aufwand in der Verwaltung der Dateien und die komplizierte Handhabung. Dazu kommen noch die rechtlichen Unsicherheiten und Bedenken. Bisherige Ansätze leiden unter technischen und besonders unter Akzeptanzproblemen, da ein Mehrwert auf der Empfängerseite nicht gegeben ist. Die Intelligente Elektronische Rechnung erlaubt weit mehr Spielraum. Ver- schiedenste Anreize zum Wechsel auf die Online Rechnung sind kombinierbar, und der Kundennutzen ist real gegeben. Das einfache Konzept in einer Stan- dard Adobe Reader Umgebung garantiert höchste Akzeptanz. Vertriebs- und Marketingstrategien werden direkt im Konzept abgebildet und führen zum Erfolg in vielen Bereichen, abseits von einer reinen Kosteneinsparung durch Verzicht auf Papier. www.competence-site.de Seite 2 Experten Interview Das von Adobe verfolgte Ziel ist die „Intelligente Elektronische Rechnung“. Technische und gesetzliche Hürden haben die Umsetzung bisher erschwert, doch das ist mit Adobe basierten Lösungen nicht mehr der Fall, inzwischen auch unabhängig zertifiziert und testiert für beliebige Adobe PDF-Dokumente – der kostenlose Adobe Reader auf Empfängerseite genügt. Diese Lösungen können jetzt die Lücke zum Kunden schließen, auf Basis offener Standards, verbindlich, sicher und geprüft. Frage 2: Anwendungs-Szenarien für EBPP EBPP ganzheitlich verstanden ist ein umfassendes Thema mit einer Vielzahl von Schnittstellen bzw. Verbindungen zu anderen Themen und Systemen. Wie sieht Ihrer Meinung nach ein optimaler Prozess der elektronischen Rech- nungsverarbeitung aus und welche Vorteile können Anwender daraus ziehen? Können Sie beispielhaft ein Anwendungs-Szenario und die dabei relevanten Fragestellungen skizzieren? Wie verläuft die Realisierung von EBPP-Projekten? Antwort: Rechnungen entstehen je nach Kundenbeziehungen (B2C, B2B) einmalig, in regelmäßigen Abständen (z. B. monatlich) oder auch mehrfach pro Kunde. Je nach Marktsegment fallen zusätzlich z. B. Einzelverbindungsübersichten oder Verbrauchs und Nutzungsstatistiken an. Im Umfeld der Telekommunikations- branche handelt es sich hierbei um schützenswerte Daten aus Sicht des Daten- schutzes. Eine Verschlüsselung beim Versand der Daten über das Internet ist gefordert. Die Rechnung soll bequem per Mail versandt werden können, damit sie offline beim Kunden vorliegt. Eine Abholung der Dateien vom Portal soll al- ternativ möglich sein. Um die Akzeptanz beim Nutzer zu garantieren, ist die Verwendung vom Standardformat PDF gewünscht, ebenso die Nutzung des Adobe Readers. Diese grundsätzlichen Anforderungen lassen sich jetzt be- quem um die Möglichkeiten der Intelligenten Elektronischen Rechnung erwei- tern. In der Praxis sollten also alle Informationen, also Rechnung, Signatur, Rech- nungsdaten im XML-Format und alle sonstigen Informationen innerhalb einer einzigen Datei, vorzugsweise PDF, enthalten sein. Der gesamte Kontext der www.competence-site.de Seite 3 Experten Interview Rechnung bleibt damit einfach in der Datei erhalten, auf Dauer. Ein Export der Daten zur automatischen Weiterverarbeitung kann dann auf viele Weisen, im einfachsten Fall durch Druck auf einen Export-Knopf innerhalb der signierten Rechnung abgebildet werden. Bei Fragen zur Rechnung genügt statt eines An- rufes im Call Center wieder ein einfacher Klick auf einen Fragen-Knopf in der Rechnung, der dann ein Formular öffnet, dass natürlich ebenfalls Teil der Rechnung ist. Und natürlich spart man sich die Eingabe der Kundenstammda- ten, denn die sind selbstverständlich vorbefüllt.So muss eine vernünftige Rech- nung aussehen. Und das schafft dem Rechnungsversender einen echten Merhwert und nicht Mehrarbeit. Frage 3: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung bei EBPP Am Anfang eines EBPP-Projekt sollte eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ste- hen. Hier besteht bei potenziellen Anwender oft noch Unsicherheit über die In- vestitionen, die laufenden Kosten und die ökonomischen Nutzen-Potenziale. Können Sie allgemein oder beispielhaft für das skizzierte Szenario die wirt- schaftlichen Effekte von EBPP skizzieren? Für wen rechnet sich EBPP? Antwort: Rentabilitätsrechnungen, die mehrere Unternehmensbereiche umfassen, lassen sich nur mit hohem Aufwand realisieren. Intelligente Rechnungen haben neben der reinen Kostensenkung auf viele weitere Bereiche positive Auswirkungen und können z.B. in Vertriebs- und Marketingstrategien eingesetzt werden. Den- noch können einige Aussagen zur Rentabilität gemacht werden. Selbst, wenn viele „weiche Faktoren“ wie z.B. Kundenzufriedenheit, Kundenmehrwert durch Datenexport oder Tarifattraktivität durch Kopplung mit Intelligenter Rechnung unberücksichtigt bleiben. Unterm Strich sind die Einsparungen bei flächende- ckenden Lösungen immens: Wir für ein Szenario in der Telekommunikations- branche rund 40 Millionen Euro ermittelt! www.competence-site.de Seite 4 Experten Interview Frage 4: Rahmenbedingungenm: Signatur, Compliance, Standards, ... Eng verbunden mit dem Thema EBPP sind auch die Themen Elektronische Signatur und Compliance. Weitere wichtige Rahmenbedingungen für EBPP sind Standards der Rechnungslegung und gesetzliche Regelungen. Können Sie den Status Quo bei der Elektronischer Signatur und die Wechsel- wirkung zwischen beiden Themen skizzieren? Was versteht man dabei unter einer sicheren Signaturerstelleinheit? Welche Rolle spielen Trust-Center? Wel- che weiteren Standards sind – neben dem PDF-Format – relevant? Welche Compliance-Richtlinien müssen beachtet werden? Welche Anforderungen kommen durch das neue Umsatzsteuergesetz auf alle Beteiligten zu? Antwort: Elektronische Rechnungen, die zum Vorsteuerabzug herangezogen werden sollen, müssen einer Reihe von Anforderungen genügen: §14 Abs. 3 UStG, GOBS, GDPdU und weitere. Sie müssen u.a. mit einer Qualifizierten Elektroni- schen Signatur nach Deutschem Signaturgesetz versehen sein. Der Empfänger muss diese Signatur vor der Verarbeitung der Rechnung auf seine Gültigkeit verifizieren und das Prüfprotokoll zusammen mit der Rechnung archivieren.