W.C. Heraeus setzt für die Bearbeitung der Eingangsrechnungen ReadSoft Lösung DOCUMENTS for Invoices

Auszug unserer Kunden - Informationen ANWENDERBERICHT: AUTOMATISIERTER RECHNUNGSPROZESS „Automatisierte Unterstützung für die Buchhaltung bei W.C. Heraeus“ Elektronischer Rechnungsbearbeitungsprozess bei Heraeus verarbeitet jährlich 50.000 Rechnungen Mit Rechnungen sparen – das klingt beim ersten Hinhören widersprüchlich und ist doch ein Ziel, das heute bereits in vielen Industriebetrieben verfolgt wird. Genauer gesagt geht es darum, die Kosten für den Prozess der Rechnungsbearbeitung zu reduzieren. Die Prüfung und Freigabe einer Eingangsrechnung durch den zuständigen Sachbearbeiter, das Erfassen der Belege, die anschließende Verbuchung – all dies sind Bearbeitungsschritte, die man heute elektronisch lösen und weitgehend automatisieren kann. „Ganz ohne den Buchhalter geht es aber noch lange nicht“, schränkt Matthias Püschel ein, der bei der W.C. Heraeus GmbH & Co. KG als Leiter Rechnungswesen ein solches Projekt initiiert hat. „In der Theorie wäre es sicherlich möglich, dass Rechnungen von unseren Lieferanten elektronisch erstellt und über Datenleitungen direkt in unser SAP-System eingespeist werden, so dass die Buchung automatisch ausgelöst wird. In der Praxis scheitert dies aber natürlich zum einen an den technischen Gegebenheiten, die nicht in jedem Unternehmen gleich sind. Zum anderen stimmen auch nicht zwangsläufig alle Angaben zu Mengen und Preise bei Bestellung und Wareneingang überein.“ Bei Heraeus wurden daher verschiedene Optionen geprüft, wie sich die Effizienz in der Rechnungsbearbeitung steigern ließe. Ziel war und ist es, dem Unternehmen bei aller technischen Unterstützung nicht die Flexibilität zu nehmen. Das Papier ist in der Buchhaltung des Hanauer Metallveredelungsbetriebes noch lange nicht weg zu denken. In Zusammenarbeit mit einigen Lieferanten praktiziert Heraeus ein E- Commerce System, bei den meist (kleineren) Lieferanten scheiterte es jedoch, gemessen an dem hohen technischen Aufwand, dieses Verfahren einzuführen. Generell steht Heraeus aber vor der Herausforderung, jährlich rund 50.000 Eingangsrechnungen manuell im SAP-System zu erfassen und anschließend zu buchen. Da dies bislang ein sehr zeitintensiver, manueller Vorgang war, wollte man diesen Prozess mit einer modernen Rechnungserfassungslösung optimieren. Ausgewählt wurde die Software INVOICES der Neu-Isenburger ReadSoft GmbH, die jetzt bereits seit März 2003 im Einsatz ist. Die Software analysiert die gescannten Papierbelege und liest dort die relevanten Rechnungsinformationen aus. INVOICES arbeitet Hand in Hand als integrierte Lösung mit dem Invoice Cockpit in SAP R/3. Mit dieser Software werden die ausgelesenen Rechnungsdaten nicht nur direkt in das SAP-R/3-System transferiert. Das Cockpit bietet mit zusätzlicher Intelligenz eine Vielzahl von Optimierungs- und Automatisierungspotenziale, um den Aufwand für die Buchung und die Klärung der Prozesse eleganter, schlanker und automatischer zu gestalten. Im Cockpit findet der Buchhalter seine gewohnte SAP-Oberfläche vor, von der aus er alle Informationen, die er zur Prüfung einer Rechnung benötigt, aufrufen kann: Die gescannte Originalrechnung, die von INVOICES bereits an das angeschlossene IXOS-Archiv übertragen wurde, die Daten aus dem Lieferantenstamm sowie auch alle Daten aus dem Bestellwesen. Völlig automatisiert übernimmt die Software auch den Abgleich der Rechnungsdaten mit Preis- und Mengenangaben aus dem SAP-System. Sind die Rechnungsdokumente konsistent, können sie dann automatisch verbucht werden, was bei Heraeus mit INVOICES klar steigende Tendenz aufweist. Die Aufwendung rund um den Lieferanten und die Rechnungsabwicklung werden transparent und können eliminiert werden. READSOFT - Document Automation Powering Your Business Efficiency! Auszug unserer Kunden - Informationen Verknüpfung von verschiedenen Technologien Rechnungsbelege gehören zu den sogenannten „unstrukturierten“ Dokumenten. Sie sind stets nach dem individuellen Layout des Lieferanten aufgebaut, so dass die Software die auszulesenden Daten nicht immer automatisch an den selben Stellen im Dokument findet. Daher kommen bei der Softwarelösung INVOICES unterschiedliche Technologien zum Einsatz. Zum einen nutzt sie eine Freiform-Erkennung für alle Rechnungen, die dem System bisher nicht bekannt sind. Diese Software stützt sich auf künstliche Intelligenz, logische Verknüpfungen und Wahrscheinlichkeiten. Eine weitere Technologie ist die Vendor Specific Automation (VSA), eine lieferantenbezogene Technologie mit Vollautomatisierungspotenzial. Die dritte Säule von INVOICES bildet eine selbstlernende Wissensbasis, die mit jeder weiteren Rechnung eines Lieferanten die Erkennungsraten der Software ständig optimiert und die eventuellen Korrekturen des Sachbearbeiters berücksichtigt. VSA operiert im Verbund mit den anderen Technologien. Die vier Kreditorenbuchhalter, die mit Invoices arbeiten, klären nun nur noch die Rechnungen, deren Inhalt inkonsistent sind, da alle korrekten Rechungen automatisch gebucht werden. Die Zusammenlegung von Datentypist und Buchhalter wird hier wieder aufgelöst. Der Buchhalter ist nun wieder Buchhalter, der von einer deutlichen Zeitersparnis und Qualitätsverbesserung profitiert. Produktivstart nach sechs Wochen „Ein Vorteil ist vor allem auch, dass die bisherigen SAP-typischen Transaktionen durch den Einsatz des Cockpits beibehalten werden konnten. Dadurch lässt sich das ganze System einfach bedienen, und die Akzeptanz der Erfassungslösung war in unserem Team von Anfang an sehr hoch“, ergänzt Matthias Püschel. Die Einführung von INVOICES und dem Cockpit dauerte rund 6 Wochen, dann konnte schon produktiv gearbeitet werden. Der Return of Investment (ROI) wird sich nach Einschätzung von Heraeus spätestens nach anderthalb Jahren einstellen. Der Prozess der Rechnungsverarbeitung soll bei Heraeus nicht allein durch den Einsatz der Software kontinuierlich verbessert werden. Unter anderem über den regelmäßigen Kontakt der Sachbearbeiter zu Einkäufern und Lieferanten will man erreichen, dass die Quote der durchgebuchten Rechnungen weiter steigt. Derzeitige wird auch die Einführung eines ergänzenden ReadSoft-Workflows, mit dem die gescannten Eingangsrechnungen dann digital zu den zuständigen Sachbearbeitern zur Prüfung und Freigabe geschickt werden sollen umgesetzt. Bislang erfolgt dieser Prozess noch papierbasiert mit den Originalrechnungen. Der elektronische Workflow soll auch hier Zeitersparnis mit sich bringen. Nicht zuletzt hat die Buchhaltung dann auch einen genauen Überblick per Mausklick, bei welchen Rechnungen die Freigabe noch aussteht und wer hierfür zuständig ist. Über Heraeus: Die W. C. Heraeus GmbH & Co. KG mit Sitz in Hanau verarbeitet mit weltweit mehr als 2.700 Mitarbeitern Edelmetalle wie Gold, Silber, Platin und andere Sonderwerkstoffe primär zu industriellen Produkten. Die Gesellschaften in Europa, Nordamerika, Asien und Afrika umfassen Fertigungsstätten für alle Stufen der Edelmetallgewinnung und -verarbeitung. Zudem verfügt W. C. Heraeus über eine in Jahrzehnten erworbene Kompetenz im industriellen Edelmetallhandel und nimmt in diesem Markt international eine herausragende Position ein. Als weltweit tätiges Familienunternehmen ist der Edelmetall- und Technologiekonzern Heraeus, ebenfalls mit Sitz in Hanau, in den Bereichen Edelmetalle, Dentalwerkstoffe, Sensoren, Quarzglas und Speziallichtquellen tätig. Mit einem Umsatz von 6,4 Milliarden Euro und weltweit 9.000 Mitarbeitern in über 100 Tochter- und Beteilungsunternehmen gehört Heraeus seit mehr als 150 Jahren zu den weltweit führenden Unternehmen in den Bereichen Edelmetalle und Werkstofftechnik. READSOFT - Document Automation Powering Your Business Efficiency!