2Charta-Sozial heißt eine neue DMS-Anwendung für Sozialämter der LORENZ Orga-Systeme GmbH. Durch die Verbindung des eigenen Dokumentenmanagementsystems 2Charta-DMS mit der Fachanwendung Comp.ASS von Prosozial können Beschäftigte der Bereiche Arbeit, Soziales und Gesundheit ihre Fallakten durchgehend digital bearbeiten.
Nicht nur in so genannten Optionskommunen, die Leistungsgewährung und Fallmanagement unter einem Dach vereinen, führen getrennte Aktenstände einzelner Bereiche oft zu umständlichen Verwaltungsabläufen. Mit 2Charta-Sozial lässt sich hier eine einheitliche Akte für alle Abteilungen im Bereich Arbeit, Soziales und Gesundheit einrichten. 2Charta-Sozial lässt sich in Struktur und Aufbau flexibel an die Arbeitsabläufe und Mitarbeitergruppen der Sozialämter anpassen – empfehlenswert insbesondere für große Behörden mit über 100 Beschäftigten, in denen die Arbeits- und Funktionsteilung ein prägnantes Merkmal ist.
Die Stammdaten des Leistungsempfängers pflegt der Sachbearbeiter wie bisher in Comp.ASS. Der Sachbearbeiter kann jederzeit auf Knopfdruck eine neue Akte in 2Charta-Sozial anlegen, ebenso wird automatisiert eine Akte angelegt, sobald aus dem Fachverfahren ein Dokument, etwa ein Bescheid, erzeugt wird. Die Eingangspost wird dabei entweder in der Poststelle gescannt und über das 2Charta-Posteingangsmodul in einzelne Postkörbe verteilt. Oder der Sachbearbeiter scannt die Dokumente direkt an seinem Arbeitsplatz in die entsprechende Akte im Archiv. Auch Outlook-Mail-Dokumente und deren Anhänge können verarbeitet werden.
Die oberste Ebene der Aktenstruktur ergibt sich in der Regel aus der Bedarfsgemeinschaft, unterhalb dessen lassen sich verschiedene Teilakten anlegen, etwa für Unterhaltsverfahren, Gerichtverfahren oder Weiterbildungsmaßnahmen. Sie dienen dem Backoffice-Mitarbeiter aus der Leistungssachbearbeitung als Arbeitsgrundlage und stehen allen anderen zugriffsberechtigten Mitarbeitern als Informationsbasis bzw. Dokumentenpool zur Verfügung.
Als neuer Anwender wird das Landratsamt Schmalkalden-Meiningen die kombinierte Lösung aus Comp.ASS und 2Charta-Sozial 2012 in ihrem Kommunalen Jobcenter des Fachbereiches Arbeit, Soziales und Gesundheit einsetzen. Die rd. 110 Mitarbeiter/innen des Jobcenters können dadurch Akten der Arbeitssuchenden durchgehend digital bearbeiten. Grundinformationen über die jeweilige Bedarfsgemeinschaft recherchiert der Mitarbeiter direkt in Comp.ASS, per Knopfdruck kann der Anwender komfortabel die elektronische Akte aufrufen und dort die vorhandenen Dokumente zur Bearbeitung nutzen. Die Indexdaten des DMS dienen der Identifikation der Akte und Nebenakten sowie dem effizienten und schnellen Auffinden von gesuchten Dokumenten. Das Landratsamt Schmalkalden-Meiningen setzt die Software 2Charta-DMS von Lorenz Orga bereits seit 2009 im Straßenverkehrsamt sowie Führerscheinwesen mit Schnittstellen zu den dortigen Verfahren KFZ OK.Vorfahrt sowie Führerschein OK.EFA ein.
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