Legal Matter & Litigation Management: Optimal ausgestattet – im Alltag und für den Ernstfall

power your business GRC solutions Governance, Risk & Compliance www.scalaris.com Legal Matter & Litigation Management: Optimal ausgestattet - für Alltägliches und Unvorhergesehenes Beim Management von Rechtsfällen (Legal Matters) und Rechtsstreitigkeiten (Litigation) fallen naturgemäß sehr große Mengen an Dokumenten und Informationen an. In der Regel sind diese Inhalte in einer Vielzahl von Papierarchiven, digitalen Repositories und isolierten, lokalen Anwen- dungen gespeichert. Keines dieser Tools enthält jedoch alle erforderlichen Funktionen für ein ganz- heitliches Management (beschaffen, aufbereiten, bereitstellen, verwalten, weiterleiten, ablegen etc.) dieser Vielzahl von Dokumenten. Das führt dazu, dass die Mitarbeiter in Rechts- und Compliance-Abteilungen einen unter- schiedlichen Wissensstand haben und dadurch vielfach nicht über die Ergebnisse ähnlich gelagerter Fälle informiert sind. Dies erschwert eine serviceorientierte und kostengünstige Bearbeitung geschäftskritischer Rechtsangelegenheiten. Zudem ist meistens bereits die Infor- mationsbeschaffung für die Bearbeitung einer bestimmten Matter sehr aufwändig. Steht ein unerwarteter Rechtsstreit (Litigation) an, sind die zuständigen Mitarbeiter oft Tage, Wochen oder sogar Monate damit beschäftigt, unterschiedliche Datenquellen nach den geforderten Informationen zu durchsuchen. Das ist nicht nur äußerst kostspielig. Auch das Risiko, wichtige Fakten zu übersehen ist dabei nicht unerheblich. Vor diesem Hintergrund setzen immer mehr Unternehmen auf integrierte Lösungen, die das alltägliche Matter Management ebenso umfassend unterstützen, wie die doku- mentenbasierten Prozesse vor, während und nach Rechtsstreitigkeiten. Wer alle Fakten kennt, hat auch im Ernstfall die besten Karten … Die Legal & Compliance Management (LCM) Lösung Elektronische Matterakte von Scalaris ist dafür prädestiniert. Rechts- und Compliance-Abteilungen können damit bei der Bearbeitung ihrer Fälle einheitlich, zeit- und ortsunabhängig auf alle erforderlichen Informationen zugrei- fen und die geforderten Beweise im Bedarfsfall jederzeit lückenlos vorlegen. Die gemeinsame Nutzung, Bearbeitung und Verwaltung der gespeicherten Informationen über deren gesamten Lebenszyklus unterstützt sowohl die Compliance als auch die Koopera- tion interner und externer Instanzen (z. B. Rechtsanwälte). Mit der Elektronischen Die integrierten Komponenten ermöglichen Ihnen beispielsweise: Matterakte realisieren » eine zentrale, Matter-orientierte Dokumentenablage. Sie ein vollständiges, fall- » ein effizientes Management von Dokumenten- und Matterhierarchien. orientiert strukturierbares Lifecycle Management » das Tracking von Dokumenten- und Matter-Lebenszyklen. Ihrer elektronischen und » die Verwaltung von wichtigen Referenzinformationen, die in physischen Archiven ab- papiergebundenen gelegt sind. Dokumente. » ein globales File-Sharing. » elektronische Workflows ohne Medienbrüche bei der Bearbeitung beliebiger Rechts- geschäfte. Intelligent Document Processing IDP I 1 I power your business GRC solutions Governance, Risk & Compliance www.scalaris.com » eine faktenbasierte Litigation-Strategie. » eine nachvollziehbare und gerichtlich verwertbare Dokumentation von Beweismaterial vor, während und nach Rechtsstreitigkeiten. » eine eng verzahnte und teamorientierte Zusammenarbeit aller involvierten Stellen. » eine einfache Einbindung externer Rechtsberater. » eine Synchronisierung der integrierten Sicherheitsstandards mit Ihren bestehenden Datenschutz- und/oder Rechteverwaltungskonzepten. » ein produktives Legal Matter und Litigation Management bei markant geringeren Kosten. Das Funktionsspektrum ist auf die spezifischen Bedürfnisse rund um das Management akten- und dokumentenbasierter Prozesse in Rechts- und Compliance-Abteilungen ausgerichtet: Praktisch für die tägliche Arbeit …  Die Dokumentenablage erfolgt mittels einfachem «Drag & Drop». Das gilt auch für E-Mails und deren Anhänge, die als Einheit oder getrennt abgelegt werden können. Scalaris bietet dafür eine intelligente Desktop Client-Komponente an, welche die Ver- waltung, die gemeinsame Nutzung und das Retrieval von E-Mail-Inhalten erheblich ver- einfacht und verbessert. Häufige Benutzer, für die Effizienz und Bedienungskomfort an höchster Stelle stehen, profitieren von der vollständigen Integration mit Microsoft Out- look.  Die integrierte Off-line-Funktionalität ermöglicht Laptop-Benutzern, Dokumente lokal zu bearbeiten und anschließend wieder mit dem Server zu synchronisieren.  Komfortable Suchoptionen garantieren ein rasches Auffinden von Informationen auf Matter- und Dokumentenebene. Die gefundenen Treffer werden als übersichtlich sor- tierte Trefferlisten angezeigt. Automatische Querverweise auf inhaltsverwandte Doku- mente machen relevante Zusammenhänge auf Anhieb ersichtlich.  Die rollenbasierte Rechteverwaltung und die präzise definierbaren Zugangskontrollen bis auf Dokumentenebene garantieren maximale Datensicherheit im Einklang mit den geltenden Datenschutz- und Archivierungsregularien.  Die terminierbare Löschung von Dokumenten stellt sicher, dass gesetzliche Aufbewah- rungsfristen korrekt eingehalten werden. Entscheidende Hilfen für den Ernstfall …  Das Check-out (ändern) und Check-in (aktualisierte Version) von Dokumenten unterstützt konsistente Versionskontrollen und gewährleistet die für die Compliance unverzichtbare Nachvollziehbarkeit aller Dokumenten-basierten Prozesse. Die vollständige Versions- historie für jedes Dokument kann von berechtigten Mitarbeitern jederzeit angezeigt und eingesehen werden.  Die «Audit Trail»-Funktion protokolliert alle durchgeführten Aktionen auf Matter-, Sub- Matter- und Dokumentenebene. Zugleich ermöglicht sie die Analyse von Revisionsein- trägen im Audit-Bereich durch entsprechend autorisierte Benutzer. Auf diese Weise kann die vollständige Kontrolle durchgeführter Aktionen, die Einhaltung gesetzlicher Rege- lungen und der Schutz des Systems vor Missbrauch gleichermaßen optimal sichergestellt werden. Intelligent Document Processing IDP I 2 I power your business GRC solutions Governance, Risk & Compliance www.scalaris.com  Der transparente Überblick über alle gespeicherten Inhalte und die schnelle und vollstän- dige Bereitstellung aller verlangten Fakten bei einem Rechtsstreit senken die Kosten. Das- selbe gilt auch für die Zusammenstellung und Bearbeitung von Dokumentationen für behördliche und/oder juristische Überprüfungen aller Art. Wenn Sie sich im Detail über die Elektronische Matter- akte von Scalaris informieren möchten, können Sie die entsprechende Informationsbroschüre im Download- bereich unserer Website www.scalaris.com jederzeit anfordern. Intelligent Document Processing IDP I 3 I