Multifunktionsgeräte - Von der Büroausstattung zum Prozessmanager

Von: Pia Heine (TNCS GmbH & Co. KG) Multifunktionsgeräte – Von der Büroausstattung zum Prozessmanager Multifunktionsgeräte drucken, kopieren und scannen – schnell, effizient und mit hoher Qualität. Damit sind die technologischen Möglichkeiten dieser Al- leskönner jedoch bei Weitem noch nicht ausgereizt. Im Trend liegen Geräte, die intelligente Funktionen wahrnehmen. Sie möchten am Display des Kopie- rers den gleichen Bedienkomfort wie am eigenen PC genießen? Das ist keine Zukunftsvision. Eine neue Dimension des Workflowmanagements setzt dies durch die Anbindungen verschiedenster Softwareapplikation an Multifunkti- onsgeräte bereits heute um. Kein Unternehmen kommt heute mehr ohne Kopiergerät aus. Genauso ist für die alltägliche Korrespondenz ein Drucker unverzichtbar. Schließlich hat auch der Scanner in den meisten Unternehmen Einzug gehalten: Meist zur digitalen Doku- mentenarchivierung, spätestens aber mit der gesetzlichen Verordnung zur elektro- nischen Bereitstellung buchhalterischer Daten. Als Reaktion auf die wachsenden Anforderungen entwickelten die Hersteller die bekannten Multifunktionsgeräte. Diese Alleskönner vereinigen Scan-, Druck- und Kopierfunktion in einer Maschi- ne. Dem Endverbraucher sind Multifunktionsgeräte meist in kleinerer Ausführung be- kannt – denn auch in Privathaushalten hat man heutzutage neben einem Drucker auch gerne die Kopier- und Scanfunktionen zur Hand. Für professionelle Anwen- dungen in Büro und Betrieb kommen Geräte mit Vollausstattung und zahlreichen Zusatzfunktionen zum Einsatz. Im Zuge der Funktionsintegration haben viele Hersteller einen neuen, zukunfts- weisenden Trend im Bereich der Multifunktionsgeräte ausgemacht: Das Manage- ment des Scanprozesses über die Maschine hinaus. Anwenderbefragungen haben ergeben, dass die Unternehmen diesen Mehrwert an einem Gerät besonders schät- zen. So werden Lösungen für folgende Fragestellungen gesucht: Wie komfortabel lässt sich nach dem Scannen ein Ablageort wählen? Wie einfach und sicher ist die Verwaltung von Zugriffsrechten? Wie kann ich mein Dokumentenmanagement- System integrieren? Die Zukunft bestimmen Lösungen anstelle von bloßer Technik. Die Software wird zunehmend mit den Kopier-, Scan- und Druckgeräten eine Einheit bilden. Neben grundsätzlichen Vereinfachungen – wie beispielsweise der Rechtevergabe oder der Scanzielwahl – liegt der Fokus insbesondere auf dem Bereich Dokumenten- management. Seit der gesetzlichen Verpflichtung zur elektronischen Archivierung sind viele Unternehmen auf der Suche nach unkomplizierten und bedienerfreund- lichen Systemlösungen, die ihnen dabei helfen, die Effizienz im Unternehmen zu steigern und Ressourcen zu schonen. Diesem Ziel haben sich nahezu alle Anbieter verschrieben, jedoch beschreiten sie dabei unterschiedliche Lösungswege. Konica Minolta verfügt beispielsweise über eine einfache, eigene Lösung zur Datenverwaltung und arbeitet parallel mit dem Bochumer Hersteller windream zusammen. windream ist seit langem auf dem Ge- biet des Dokumentenmanagements anerkannt und bietet hier gleichfalls ein Work- flowmodul an. Gemeinsame Messeauftritte und Vermarktung zeugen von den Möglichkeiten der Synthese aus Dokumentenmanagement und Multifunktionsge- rät. Xerox hingegen setzt auf die Eigenentwicklung verschiedenster Produkte. Hier bietet sich dem Kunden eine breite Palette herstellereigener Software – auch im Bereich der Workflow- und Prozessverwaltung. Währendessen geht Sharp Electronics einen neuen Weg. Das Unternehmen bietet mit seiner offenen Systemarchitektur (OSA) Softwarefirmen die Möglichkeit, Multifunktionsgeräte aller Arten zu integrieren. So existieren zum einen Schnitt- stellen zu verschiedenen Dokumentenmanagement-Systemen (z.B. ELO und X- business-solutions). Zum anderen wird eine Lösung angeboten, die unabhängig vom Backend funktioniert. Die Software Drivve | Image ist ein Produkt des deut- schen Softwareentwicklers TNCS und bietet vielfältige Möglichkeiten, das Multi- funktionsgerät in den Arbeitablauf zu integrieren. Verschiedene Dokumentenmanagement-Systeme können über die Software Driv- ve | Image bidirektional an das Multifunktionsgerät angebunden werden, wodurch auch hoch entwickelte Workflowsysteme eingeschlossen sind. Wichtige Themen sind hier die elektronische Rechnungsbearbeitung und das Umlaufmanagement bei abteilungsübergreifenden Prozessen. Die serverseitige Software bietet dazu ein vielseitiges Rechtevergabesystem an, wofür TNCS in diesem Jahr bereits mit einem Innovationspreis im Bereich der Informationstechnologie ausgezeichnet wurde. Zusätzlich läuft im Hintergrund eine vielschichtige Bildoptimierung. Wei- tere Module ermöglichen Barcodeerkennung, die Anbindung serverseitiger E- Mail und Fax Programme sowie den Abruf von Daten aus Kontakt- und Doku- mentenmanagement auf dem Display des Multifunktionsgerätes. Ob Eigenentwicklungen, der Zusammenschluss mit Herstellern bekannter Ba- ckends oder eine offene Systemarchitektur der richtige Weg ist, bleibt abzuwar- ten. Festhalten lässt sich allerdings, dass sich ein Trend weg von der reinen Bü- roaustattung mit Maschinen, hin zum Management ganzer Arbeitsprozesse durch das Zusammenspiel von Maschine und passender Software abzeichnet. Die Büro- branche entwickelt sich zur Informations- und Kommunikationsbranche.