Personalakte outsourcen! – Sicherheitsgewinn und Kostenreduktion?

Fachartikel SaaS Personalakte outsourcen! – Sicherheitsgewinn und Kostenreduktion? SaaS-Modelle schaffen Freiräume in der HR-Abteilung Wie können Personalmanager neue Kapazitäten für strategische Führungsaufgaben schaffen, für die im Tagesgeschäft oft zu wenig Zeit bleibt? Wie ist ein standortunabhängiger und zeitgleicher Zugriff auf die Personaldokumente möglich? Wie ist es möglich, Kosten für das Dokumenten-Handling in der Personalabteilung ohne erhöhte administrative Aufwände im IT-Bereich zu reduzieren? Und wie können diese Anforderungen unter Einhaltung hoher Datenschutz- und Compliance-Anforderungen im Tagesgeschäft sicher umgesetzt werden? Vor diesen Fragen steht manch ein Personalentscheider, der sich mit der Optimierung der Personalarbeit in der HR-Abteilung und der damit verbundenen Einführung einer Digitalen Personalakte beschäftigt. Elementar ist hierbei für den Personalverantwortlichen vor allem, dass die Mitarbeiter sich weiterhin auf das Kerngeschäft der täglichen Arbeit konzentrieren. Vor diesem Hintergrund wächst aktuell das Interesse nach der Nutzung von Services und Software in einem Mietpreismodell (SaaS = Software as a Service). Denn in diesem Modell lassen Unternehmen die Digitale Personalakte nicht im eigenen IT Bereich, sondern in einem Rechenzentrum eines IT- Dienstleisters betreiben. Der Dienstleister übernimmt die Aufgaben Innerhalb des SaaS-Konzepts wird die digitale Personalakte auf einem zentralen Serversystem in einem Rechenzentrum betrieben. Der Anwender muss sich weder um die Installation der benötigten Technik noch um die erforderliche Software kümmern. Die Verwaltung der Daten und Dokumente erfolgt in Datenbank- und Archivsystemen, die den höchsten Ansprüchen an den Datenschutz und die revisionssichere Langzeitspeicherung der Dokumente genügen. Das Modell ermöglicht dem Personalmitarbeiter einen standortunabhängigen und schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen, wie Lebensläufe, Zeugnisse, Entgeltnachweise, Verträge usw. Funktionale Unterschiede zu einer Inhouse-Lösung existieren nicht. Die Zugriffsrechte sind genau geregelt und eine entsprechende Verschlüsselung gewährleistet die sichere Übertragung der Daten (wie z.B. der Stammdaten aus dem HCM-System) und Dokumente. Seite 1 von 4 Fachartikel SaaS Auch die Pflege, die Aktualisierung der Software sowie die Anpassung an gesetzliche Änderungen erfolgt direkt über den Dienstleister und fordert keinerlei Kapazitäten beim Anwender. Kurze Implementierungszeiten, überschaubare Kosten SaaS-Lösungen können innerhalb nur weniger Tage bereitgestellt werden. Laut der Softwareanbieter fällt aufgrund des hohen Standardfunktionsumfangs des Systems kein Installationsaufwand an. Auch die Initialkosten für die Bereitstellung der digitalen Akten fallen im Vergleich zur Inhouse-Lösung gering aus. Denn die Implementierungskosten sind überschaubar und die monatlichen Nutzungskosten abhängig von der jeweiligen Anzahl der Personalakten. Zu bedenken gilt jedoch, dass die monatlichen Nutzungskosten im Vergleich zu einem eigenen System, bei dem nach der Implementierung lediglich die Wartungs- und Upgrade-Aufwände zu Buche schlagen, während der gesamten Laufzeit anfallen. Das Modell verspricht neben der Entlastung der Personalabteilungen mehr Freiräume für die IT im Haus. Denn weder eine Investition in die IT-Infrastruktur noch in das unternehmensinterne IT- Know-how ist erforderlich. Manch ein SaaS-Anbieter offeriert dem User die Benutzerbetreuung, die Administration und das Backup in einem Gesamtpaket. Erfahrungsgemäß erzielt die Nutzung der digitalen Personalakte auf Basis des SaaS-Modells laut Anbieter Kosteneinsparpotentiale von mehr als 30 Prozent im Bereich des Aktenhandling. Der Einsatz einer digitalen Personalakte verspricht außerdem spürbare Optimierungen bei den Abläufen im Personalwesen. Denn die Technologie bildet die Grundlage für die Digitalisierung kompletter HR-Business-Prozesse. Der Scan-Prozess Parallel zu der Implementierung der Software im Rechenzentrum erfolgt das Scannen der vorhandenen Bestandsakten. Scan-Dienstleister bereiten die Bestandsakten auf Basis definierter Aktenstrukturen auf und scannen das komplette Beleggut unter Beachtung der entsprechenden Datenschutzrichtlinien ein. Seite 2 von 4 Fachartikel SaaS Die Erfahrung zeigt, dass mit heutigen Scantechniken in Verbindung mit etablierten Verarbeitungsprozessen täglich mehrere hundert Personalakten verarbeitet werden können. Das Einspielen der digitalisierten Dokumente erfolgt direkt in die digitale Personalakte des Kunden auf dem Server des Rechenzentrums. Die Datensicherheit verlangt dem Scandienstleister ab, dass sowohl die Verarbeitung als auch die Übergabe der Dokumente in das Rechenzentrum lückenlos dokumentiert werden. Dieser Vorgang stellt sicher, dass keine Informationen und kein Dokument im Verarbeitungsprozess verloren gehen. Datenschutz und -sicherheit Die Kernfrage im Zusammenhang mit der Nutzung der digitalen Personalakte in einem SaaS- Modell liegt auf der Hand: „Wie sicher sind die hochsensiblen HR-Daten und Dokumente, wenn diese in einem externen Rechenzentrum verwaltet werden?“ Rechenzentren versprechen bezüglich des Themas Zugriffs- und Datensicherheit auf sensible Informationen die höchsten Sicherheitsstandards. Das ist insofern nachvollziehbar, als dass der kleinste Fauxpas in diesem sensiblen Bereich zu gravierenden Folgen für den jeweiligen Betreiber führen kann. In der Praxis wird die Sicherheit der Daten über eine reglementierte Autorisation und Identifikation der User gewährleistet. Die penible Regelung der Zugriffsrechte erfolgt über ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept. Die sichere Übertragung der Daten und Dokumente werden über entsprechende Verschlüsselungen sichergestellt. Dabei regelt ein Berechtigungskonzept lückenlos, dass der Anwender lediglich auf die Dokumente Zugriff hat, die dieser für sein Tätigkeitsfeld benötigt. Generell verfügen Rechenzentren über strenge Sicherheitsvorkehrungen und -zertifizierungen, die gewährleisten, dass die archivierten Daten und Dokumente, über eine gesicherte Verbindung zum User gelangen. Diese sichere Verbindung soll Dritte daran hindern, auf die vertraulichen HR-Informationen zuzugreifen. Darüber hinaus verpflichtet sich der Dienstleister alle Regelungen des BDSG einzuhalten, so dass auch rechtlich die Sicherheit für den Auftraggeber, der gemäß § 11 BDSG verantwortlich für die Einhaltung des BDSG bleibt, gewährleistet ist. Autor: Lisa Widmann, aconso AG Seite 3 von 4 Fachartikel SaaS Pressekontakt aconso AG Lisa Widmann | Bavariaring 26 | 80336 München | Tel +49-89-516186-211 | Tel +49-89-516186-29 E-Mail: widmann@aconso.com | www.aconso.com Seite 4 von 4