Public E-Procurement ‑ heute und zukünftig

Public E-Procurement – heute und zukünftig von Christian Konhäuser, CEO, Healy Hudson „Wie hoch sind die Einsparungspotentiale?“ – Mit dieser Frage werden wir bei Healy Hudson am häufigsten konfrontiert. Anfangs bezog sich die Frage auf die Einführung von elektronischer Beschaffung im privatwirtschaftlichen Sektor, heute geht es fast immer um ähnliche Initiativen im öffentlichen Bereich. Die Frage ist absolut berechtigt. Trotzdem wird Sie in der Privatwirtschaft mittlerweile kaum noch diskutiert, da die Erfolgspotentiale aufgrund mittlerweile vieler erfolgreich verlaufener Projekte allgemein bekannt sind und mit entsprechenden Zahlen belegt werden konnten. Im öffentlichen Bereich ist die Entwicklung sehr ähnlich, jedoch um einige Jahre nachgelagert. So wie die Konzerne anfangs die Vorreiterrolle eingenommen haben, haben sich bisher nur die Länder und großen Städte in Deutschland dem Thema Public E-Procurement gewidmet. Wir bemerken jedoch verstärkt, dass sich Verbünde von Städten und Kommunen für das Thema interessieren und gemeinsame Plattformen anfragen. Das ist eine sehr positive Entwicklung. Je mehr Projekte dieser Art umgesetzt werden, desto vielfältigere Best- in-Class-Beispiele bilden sich heraus und desto transparenter werden die tatsächlich erzielten Einsparungen. Konkrete und allgemein gültige Zahlen können hier schwer aufgeführt werden, da Beschaffungsprojekte dieser Größenordnung sehr individuell sind. Sicher ist aber, dass wir bis zu 70% Zeitkostenersparnisse und 8 – 10% Materialkostenersparnisse erzielen können und auch schon erzielt haben. Als bestes Beispiel kann hier der Freistaat Bayern genannt werden, der mit unserer Lösung sogar den Innovationspreis 2006 des Bundeswirtschaftsministeriums gewonnen hat. Bei der öffentlichen Beschaffung liegt der Fokus nicht primär auf der Reduzierung der Personalkosten, sondern mehr auf der Erhöhung der Transparenz der Beschaffungsprozesse, z.B. einer Vergabe, sowie auf der Vergrößerung des Anbieterwettbewerbs und einer damit einhergehenden Reduktion der freihändigen Vergaben. Ich bin davon überzeugt, dass wir in den nächsten 4-6 Jahren eine höhere Abdeckung durch E- Procurement bei der öffentlichen Hand erleben werden als in der Privatwirtschaft, da der Nutzen und die Einsparungen hier noch wesentlich höher sein können. Was genau aber bedeutet die Umstellung von herkömmlicher auf elektronische Beschaffung im öffentlichen Bereich? Es reicht sicherlich nicht aus, eine neue Software einzuführen und dann darauf zu warten, dass sich jetzt alles zum Besseren wandelt. Dem öffentlichen Sektor wird es jedoch doppelt schwer gemacht: Zusätzlich zu der notwendigen Neustrukturierung der Beschaffungsstellen und dem Umdenken bei Beschaffungsstrategien kommen noch gesetzliche und verwaltungsrechtliche Aspekte hinzu. Trotzdem haben auch hier schon innovationsfreudige Länder und Städte „den Stier bei den Hörnern gepackt“ und die Möglichkeiten des jetzigen Vergaberechts intelligent umgesetzt. Welche Möglichkeiten gibt es dafür heute am Markt? Dazu müssen wir erst einmal unterscheiden zwischen Beschaffungs- und Vergabesystemen. Im Bereich der Beschaffungssysteme unterscheidet man in reine katalogbasierende Beschaffungslösungen und Beschaffungslösungen für Bagatellausschreibungen im Bereich der freihändigen Vergabe. Vergabesysteme bilden den förmlichen Vergabeprozess ab. Die dabei vielfach eingesetzte Technologie auf Basis des Internets sorgt dafür, dass die Anzahl der gültigen Bieterangebote stark erhöht wird. Überraschungen, wie bei den klassischen Verfahren, bei denen am Tag der Angebotsöffnung festgestellt wird, dass ein Bieter aufgrund formaler Fehler ausgeschlossen werden muss, sind dadurch ausgeschlossen. Solche Konzepte finden sogar bei Industriekunden großen Anklang, was zeigt, wie gut sich unterschiedliche Zielgruppen gegenseitig befruchten können. Die Standardisierung des Vergabe- und Beschaffungsprozesses per Gesetz hat den Vorteil, dass die Entwicklung elektronischer Systeme zwar aufwändiger, jedoch der Wildwuchs an unterschiedlichen und heterogenen Systemen stark reduziert werden kann. Die Auswahl der geeigneten Softwareprodukte wird dadurch wesentlich vereinfacht. In Zukunft werden Beschaffungs- und Vergabesysteme immer enger zusammenwachsen. Langfristig werden sich auch nur die Systeme behaupten können, die alle Facetten vergaberechtskonform abbilden können. Eine andere Herausforderung liegt darin, das Vergaberechts-Know-how soweit in die Systeme zu integrieren, dass diese auch von Mitarbeitern ohne Vergaberechtskenntnisse bedient werden können. Dieser Fachbeitrag wurde im Jahrbuch eGovernment & Verwaltungsmodernisierung 2006/2007, das von Wegweiser herausgegeben wird, veröffentlicht.