"Purchase to Pay" - Verzahnung von Einkauf und Rechnungsverarbeitung

Basware Backgrounder „Purchase to Pay“ Verzahnung von Einkauf und Rechnungsverarbeitung Zusammenfassung: Viele Unternehmen sparen im Einkauf durch die konsequente Automatisierung der Prozesse bereits viel Zeit und Geld. Der nächste Schritt ist nun, mit der elektronischen Verarbeitung der Eingangsrechnungen einen durchgängigen Beschaffungsprozess von der Bestellung bis zur Bezahlung zu schaffen. Text: Obwohl die meisten Unternehmen die Digitalisierung und Automatisierung ihrer Beschaffungsprozesse in den letzten Jahren stark vorangetrieben haben, gibt es hier einen Bereich, in dem die Arbeit mit Papier nach wie vor die Regel ist: die Verarbeitung der eingehenden Rechungen. Immer noch werden die Rechnungen zeitaufwändig per Hand sortiert, kontrolliert, genehmigt und weiterverarbeitet – auch dann, wenn die Unternehmen für alle anderen Abläufe im Einkauf bereits avancierte E-Procurement-Systeme einsetzen. Damit entsteht eine Lücke innerhalb des Beschaffungssystems, die einen durchgängigen, effizienten Einkaufsprozess von der Bestellung bis zur Bezahlung unmöglich macht. Das manuelle Verarbeiten der Rechnungen bremst das gesamte System aus – wie ein veralteter Arbeitsspeicher einen Hochleistungscomputer. Schließen lässt sich diese Lücke in den Finanzprozessen mit Software für die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdokumenten – etwa mit der Lösung „Enterprise Purchase to Pay“ von BasWare, einem Anbieter von 08.09.2006, 15:19:55 Uhr Seite 1 von 4 Anwendungen für die Automatisierung von Finanzprozessen. Lösungen wie diese dienen als schlanke, schnell und einfach zu implementierende Ergänzung der operativen Systeme. Sie sorgen für einen schnelleren „Return“ der Investitionen in die Beschaffungs-, Finanz- oder ERP-Systeme, da sie den Rechnungsumlauf beschleunigen, Verzugszinsen für verspätete Zahlungen sparen und sicherstellen, dass die Skontomöglichkeiten optimal ausgeschöpft werden. Zugleich ermöglichen sie den Einkaufsmanagern eine bessere Kontrolle: Die Mitarbeiter können den Bearbeitungsstand von Rechnungen genau verfolgen – beginnend beim Bedarf über die Zahlung bis hin zur dauerhaften, gesetzeskonformen Archivierung. Zudem bekommt das Unternehmen einen exakten Überblick über seine Verbindlichkeiten – eine wichtige Voraussetzung für die Liquiditätsplanung. Diese Lösungen für die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdokumenten bieten zumeist zertifizierte Schnittstellen, so dass die nahtlose Verknüpfung mit den Systemen für Einkauf und Finanzbuchhaltung garantiert ist. Die Unabhängigkeit vom Funktionskern dieser Systeme erlaubt es, jederzeit Änderungen im Beschaffungsprozess vorzunehmen. Dadurch sind die Lösungsanbieter meist schneller in der Lage, ihre Anwendungen an veränderte Aufgaben anzupassen – Stichwort Sox oder IFRS/IAS. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Lösungen sich auch dann integrieren lassen, wenn ein Unternehmen mehrere verschiedene operative Anwendungen einsetzt. ((Zwiti)) Verknüpfung von Bestellung und Rechnung Ausgangspunkt für ein kombiniertes Beschaffungs- und Rechnungsmanagement ist die kataloggestützte Bestellung: Die Produktkataloge befinden sich in einem webbasierten 08.09.2006, 15:19:55 Uhr Seite 2 von 4 System, in dem die Nutzer ihre gewünschten Artikel online aussuchen. Die Lieferfirmen selbst können Kataloginhalte verändern und aktualisieren, wobei die Käuferorganisation die Kontrolle über die Inhalte – wie Produkt- und technische Beschreibungen sowie spezielle Lieferfristen und - bedingungen – behält. Für die externe und interne Kontrolle werden im Katalogsystem auch Informationen und Verträge mit den vereinbarten Konditionen hinterlegt. So lässt sich überprüfen, ob die ausgehandelten Verträge und Modalitäten von allen Lieferanten und internen Abteilungen angewendet und eingehalten werden. Bei einer zentralen Bestell- und Eingangsrechnungsbearbeitung ist jedes Stadium des Prozesses dokumentiert. Die Anwender können jederzeit über bestimmte Suchkriterien wie Buchungskreis, Lieferant, Belegart, Zeitraum, Start- und Enddatum den aktuellen Status des Bestellvorgangs abrufen. Die eingegangene Rechnung zu einer Bestellung wird dann gescannt und dabei zugleich direkt in das Workflow-System übertragen: Eine Optical-Character-Recognition(OCR)- Funktion erkennt die relevanten Daten wie Bestell- und Rechnungsnummer, Kostenstelle oder Ansprechpartner, verbindet sie mit den Kreditorenstammdaten aus dem Buchhaltungssystem, gleicht sie mit den Bestelldaten ab und bereitet die Rechnung zur Zahlung vor. Durch die Automatisierung dieser Schritte wird verhindert, dass sich – wie bei der manuellen Dateneingabe – Fehler einschleichen. Da das System die Rechnung automatisch mit dem ursprünglichen Bestellauftrag verknüpft, identifiziert es sofort die davon abweichenden Rechnungen. Nur diese muss der Einkaufsmanager einzeln prüfen. Dazu bekommt der Mitarbeiter via E-Mail einen Link zur Rechnungsdatei auf 08.09.2006, 15:19:55 Uhr Seite 3 von 4 seinen PC oder Laptop geschickt, so dass er sie unabhängig von seinem Aufenthaltsort bearbeiten kann. Hat er grünes Licht gegeben, geht die Rechnung zur Abschlusskontrolle an die Kreditorenbuchhaltung und wird von dort in das Buchhaltungssystem übertragen. Die korrekten Rechnungen kontiert die Lösung sofort und übergibt sie an die Buchhaltung. Zu jeder Zeit verfolgt das System automatisch den Bearbeitungsstatus jeder Bestellung und Rechnung, überwacht Zeitlimits und verschickt gegebenenfalls Erinnerungsmails. Nach Abschluss des gesamten Prozesses wird die Rechnung mit allen Anlagen und Kommentaren revisionssicher archiviert. Auch periodisch wiederkehrende, kontraktbasierte Eingangsrechnungen lassen sich mit einem solchen System deutlich effizienter bearbeiten. Alle regelmäßig eingehenden Rechnungen werden direkt bei Eingang automatisch kontiert und mit den vorliegenden Verträgen und Zahlungsvorlagen abgeglichen. Auch in diesem Fall müssen nur abweichende Rechnungen individuell geprüft und genehmigt werden. Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an: Dr. Haffa & Partner Public Relations GmbH Burgauerstraße 117 D-81929 München Tel.: 089 - 99 31 91-0 Fax: 089 - 99 31 91-99 E-Mail: basware@haffapartner.de 08.09.2006, 15:19:55 Uhr Seite 4 von 4