Rechtliche Rahmenbedingungen der elektronischen Rechnung

Rechtliche Rahmenbedingungen der elektronischen Rechnung Detlef H¨ hnlein1 und Ulrike Korte2 u 1 secunet Security Networks AG, Sudetenstraße 16, 96247 Michelau, detlef.huehnlein@secunet.com 2 Bundesamt f¨ r Sicherheit in der Informationstechnik, u Godesberger Allee 185 - 189, 53175 Bonn, ulrike.korte@bsi.bund.de Abstract: Die elektronische Rechnungsstellung verspricht immense Einsparungen und entwickelt sich deshalb zunehmend zu einem besonders attraktiven Einsatzgebiet der ¨ qualifizierten elektronischen Signatur. Leider sind bei der elektronischen Ubermittlung und Aufbewahrung von Rechnungen eine Vielzahl verschiedener Vorschriften zu be- achten, die eine ordnungsm¨ ßige Behandlung elektronischer Rechnungen zu einer her- a ¨ ausfordernden Aufgabe machen. Dieser Beitrag liefert einen umfassenden Uberblick ¨ ¨ uber die rechtlichen Rahmenbedingungen der elektronischen Ubermittlung und Auf- bewahrung von Rechnungen in Deutschland. 1 Einleitung Die elektronische Abwicklung von Gesch¨ ftsprozessen in Wirtschaft und Verwaltung ver- a spricht immense Einsparungspotenziale. Beispielsweise bescheinigt eine Studie im Auf- trag der EU-Kommission [PWC99] der elektronischen Rechnungsstellung ein Einspa- rungspotenzial von mehr als 70%. Aktuelle Studien prognostizieren eine Reduktion der Kosten pro ausgehender Rechnung von 16 auf 2 Euro [SKG+04]; bei eingehenden Rech- nungen ist eine Einsparung von 4,80 Euro pro Rechnungsposten und damit durchschnitt- ¨ lich etwa 30 Euro pro Rechnung zu erwarten. Leider sind bei der elektronischen Ubermitt- lung und Aufbewahrung von Rechnungen eine Vielzahl verschiedener Vorschriften – u.a. [UStG, UStDV, UStR, SigG, SigV, AO, HGB, GoBS, GDPdU] sowie diverse Schreiben des Bundesfinanzministeriums – zu beachten, die eine ordnungsm¨ ßige Behandlung elek- a tronischer Rechnungen zu einer herausfordernden Aufgabe machen. Da bei der Missach- tung dieser Vorschriften unter Umst¨ nden erhebliche Konsequenzen drohen und m¨ glicher- a o weise sogar der Vorsteuerabzug f¨ r empfangene Rechnungen gef¨ hrdet sein k¨ nnte, ver- u a o zichten bislang viele Unternehmen darauf das große Rationalisierungspotenzial der elek- tronischen Rechnung auszusch¨ pfen. o ¨ ¨ Um hier etwas Klarheit zu schaffen, soll dieser Beitrag einen Uberblick uber die rechtli- ¨ chen Rahmenbedingungen der elektronischen Ubermittlung und Aufbewahrung von Rech- nungen liefern. Wie in Abbildung 1 angedeutet, sind hier die Europ¨ ischen Rahmenbedin- a gungen und vor allem die deutsche Umsetzung dieser Vorgaben zu ber¨ cksichtigen. u Abbildung 1: Formale Anforderungen f¨ r Rechnungen u In Abschnitt 2 wird n¨ her auf die europ¨ ische Richtlinie [2001/115/EG] eingegangen, a a ¨ durch die der rechtliche Rahmen f¨ r die elektronische Ubermittlung von Rechnungen in u den Mitgliedstaaten der Europ¨ ischen Union definiert ist. In Abschnitt 3 werden die in § 14 a [UStG] definierten Anforderungen an Rechnungen n¨ her erl¨ utert. Abschnitt 4 behandelt a a die Rahmenbedingungen f¨ r die Aufbewahrung und die Pr¨ fbarkeit elektronischer Rech- u u nungen. Schließlich werden in Abschnitt 5 einige weitere Aspekte der Rechnungsstellung beleuchtet. 2 Europ¨ ische Rechnungsrichtlinie a Den Europ¨ ischen Rahmen f¨ r die elektronische Abrechnung bildet die Richtlinie [2001/115/EG], a u die gem¨ ß Artikel 5 bis zum 01.01.2004 in nationales Recht umgesetzt werden musste. a ¨ Diese Richtlinie sieht in Artikel 2 eine Anderung des Artikels 22 der Richtlinie [77/388/EWG] vor, die u. a. die elektronische Abrechnung adressiert. Im ge¨ nderten Artikel 22 Absatz 3 a c) wird festgelegt, dass Rechnungen auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des ” a ¨ Empf¨ ngers auf elektronischem Weg ubermittelt werden“ k¨ nnen. o ¨ Elektronisch ubermittelte Rechnungen werden von den Mitgliedstaaten unter der Vor- ” aussetzung akzeptiert, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gew¨ hrleistet werden a – entweder durch eine fortgeschrittene elektronische Signatur im Sinne des Artikels 2 Nummer 2 der Richtlinie [1999/93/EG] des Europ¨ ischen Parlaments und des Rates a ¨ vom 13. Dezember 1999 uber gemeinschaftliche Rahmenbedingungen f¨ r elektro- u nische Signaturen; die Mitgliedstaaten k¨ nnen allerdings verlangen, dass die fortge- o schrittene elektronische Signatur auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und von einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt wird (Artikel 2 Nummern 6 und 10 der genannten Richtlinie); – oder durch elektronischen Datenaustausch (EDI) gem¨ ß Artikel 2 der Empfehlung a ¨ [94/820/EG] der Kommission vom 19.Oktober 1994 uber die rechtlichen Aspekte ¨ des elektronischen Datenaustauschs, wenn in der Vereinbarung uber diesen Daten- austausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gew¨ hrleisten; die Mitgliedstaaten k¨ nnen aller- a o dings unter von ihnen festzulegenden Bedingungen verlangen, dass zus¨ tzlich ein a zusammenfassendes Dokument in Papierform erforderlich ist.“ F¨ r die Definition der detaillierten Anforderungen an elektronische Rechnungen l¨ ßt die u a Richtlinie [2001/115/EG] den Mitgliedstaaten also betr¨ chtlichen Gestaltungsspielraum. a So existieren Umsetzungen dieser Richtlinie (vgl. [CEN-eIFG]), bei denen elektronische Rechnungen, wie in Finnland, nur durch entsprechend gesicherte EDI-Verfahren und des- halb m¨ glicherweise g¨ nzlich ohne Signaturen realisiert werden k¨ nnen. Auf der anderen o a o Seite existieren EU-Mitgliedstaaten, wie beispielsweise Deutschland, Slowenien oder die Slowakei, die den Einsatz von qualifizierten elektronischen Signaturen vorschreiben. Viele Mitgliedstaaten w¨ hlten einen Weg, der zwischen diesen beiden Extrempositionen lag und a f¨ r die elektronische Rechnungsstellung den Einsatz von fortgeschrittenen elektronischen u Signaturen, teilweise mit weiteren Auflagen, verlangt. Beispielsweise muss f¨ r die elek- u ¨ tronische Rechnung in Osterreich [OeV583/03] eine fortgeschritte elektronische Signatur eingesetzt werden, die auf einem Zertifikat beruht, das von einem Zertifizierungsdiens- ¨ teanbieter gem¨ ß dem osterreichischen Signaturgesetz [OeSigG] ausgestellt wurde. Vor a diesem Hintergrund erscheint es fraglich, ob die Richtlinie [2001/115/EG] ihr Ziel der Harmonisierung der mehrwertsteuerlichen Anforderungen an die Rechnungstellung wirk- lich erreicht hat. Grunds¨ tzlich sind bei der Ausstellung von Rechnungen die Anforderungen des Staates zu a ber¨ cksichtigen, in denen der Aussteller ans¨ ssig ist. Um nicht zwischen den spezifischen u a Regelungen der einzelnen EU-Mitgliedstaaten unterscheiden zu m¨ ssen, empfiehlt sich u der Einsatz von qualifizierten elektronischen Signaturen.