SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH erzielt mit der Einführung von ReadSoft DOCUMENTS for Invoices schnellere, wirtschaftlichere Bearbeitung der Rechnungen

SUCCESS STORY SUCCESS STORY INVOICE PROCESSING SEGMENT ENERGY COMPANY SWU STADTWERKE Ulm/Neu-Ulm GmbH COUNTRY GERMANY “200 Mitarbeiter auf das System eingeschworen” Die SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH hat Die Software wurde schon im November 2004 mit der Einführung von ReadSoft DOCUMENTS installiert, ging allerdings erst im Juni 2005 for Invoices eine schnellere, wirtschaftlichere produktiv: “Wir hatten keinen Zeitdruck”, Bearbeitung der Rechnungen sowie mehr erläutert Projektleiter Oliver Huttenlauch. Transparenz in den Abläufen erreicht. “In der Zwischenzeit wurden verschiedene Anpassungen an den Workflow vorgenommen Rund 60.000 Rechnungen gehen jährlich bei und 200 Mitarbeiter auf das neue System dem Energie- und Verkehrsdienstleister ein, die geschult und eingeschworen.” Viel wesentlicher bisher in Papierform zu verarbeiten waren. Die waren allerdings die internen organisatorischen Buchhaltung der SWU hatte die Belege stets zur Veränderungen. Ein wesentlicher Schritt war Prüfung an die zuständigen Mitarbeiter weiter dabei die Umstellung von der vorherigen geleitet. Teilweise gingen Rechnungen aber “späten Archivierung” auf eine neue “frühe auch direkt in den Abteilungen ein. Dadurch Archivierung”. Dies bedeutete, dass nun die ließ sich in der Vergangenheit nur mühsam Belege sofort nach Rechnungseingang gescannt nachvollziehen, wo sich Rechnungen aktuell und archiviert werden. befanden, und die aktuellen Verbindlichkeiten waren erst nach der Verbuchung im SAP-System dokumentiert. Immer wieder kamen Mahnungen, zu denen die entsprechenden Rechnungen im Unternehmen gesucht werden mussten. Auch im Hinblick auf Basel II war die SWU bestrebt, die Aktualität der Buchhaltung zu verbessern. Vor diesem Hintergrund hatte das Projekt bei den SWU strategische Bedeutung und eine hohe Priorität. ReadSoft DOCUMENTS for Invoices war eine von vier interessanten Softwarelösungen, die sich das Projektteam auch anhand von Durch diese Veränderung in den internen Referenzinstallationen anschaute. Nach Prüfung Abläufen ist zum einen gewährleistet, dass aller Angebote und Preise fiel die Entscheidung die Buchhaltung einen Überblick über die zugunsten des Komplettpaketes, welches ausstehenden Rechnungen hat, zum anderen ReadSoft zusammen mit seinem für die SAP- bildet dies natürlich auch die Grundlage Integration zuständigen Partner Ebydos AG für die neu eingesetzte Software. Neu im geschnürt hatte. Die Gesamtlösung, neben Prozess der Rechnungsverarbeitung ist auch ReadSoft DOCUMENTS for Invoices noch aus eine Aufgabenverschiebung vom Einkauf den SAP-Add-ons Ebydos Invoice Cockpit und zur Buchhaltung. So werden nun von den Ebydos Web Cycle bestehend, hatte vor allem Buchhaltern zu den Rechnungen gehörige wegen des Komforts in der Sachbearbeitung in Unterlagen Aufträge und Lieferscheine SAP überzeugt. zusammengefügt. Auch das Verschicken von Rechnungen ist heute bei der Buchhaltung angesiedelt. www.readsoft.de SUCCESS STORY SUCCESS STORY INVOICE PROCESSING SEGMENT ENERGY COMPANY SWU STADTWERKE Ulm/Neu-Ulm GmbH COUNTRY GERMANY Für eine möglichst hohe Erkennungsquote Ziel: In Kürze sollen Rechnungen auch völlig der Dokumente wurden Profile für die automatisiert das System durchlaufen, so dass die Hauptlieferanten angelegt, damit diese Rechnungssummen maschinell gezahlt werden. nahtlos das System passieren. Aus den Rechnungen werden wesentliche Daten automatisiert extrahiert wie Umsatzsteuer-ID, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Beträge, Bestellnummer und natürlich der Lieferant. Für eine Übersicht über den Status jeder Rechnung kommt das Ebydos Invoice Cockpit zum Einsatz, welches in der bekannten SAP- Oberfläche bedient wird und damit höchsten Anwenderkomfort bietet. Die Prüf- und Freigabevorgänge werden mit dem Ebydos Web Cycle gesteuert. Für die hohe Akzeptanz unter den Anwendern hatte im Vorfeld ein professionelles Projektmanagement gesorgt. Neben der EDV-Abteilung waren noch Kollegen aus Rechnungsprüfung, Einkauf, Betriebsrat und Controlling im Projektteam vertreten. Die Mitarbeiter aus der Buchhaltung, aber auch aus den anderen betroffenen Abteilungen wie Poststelle und Einkauf wurden frühzeitig eingebunden. Lob gibt es von der SWU speziell für die Zusammenarbeit zwischen ReadSoft und Ebydos: “Man merkt, dass die Lösungen Über die SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm aufeinander abgestimmt sind. Wir würden uns GmbH: auch aus heutiger Sicht noch mal für dieses System entscheiden”, betont Oliver Huttenlauch. Mit der Liberalisierung des Energiemarktes Schon heute profitiert der Energiedienstleister wurden die Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH von beschleunigten Prozessen und damit in eine Holdingstruktur überführt. Mit mehr als verbunden auch mit einer optimierten 200.000 Kunden zählt die SWU zu den führenden Ausnutzung der Skonti. Energiedienstleistern Baden-Württembergs. Neben den traditionellen energie- und In Kürze soll das bisherige produktive System verkehrsnahen Tätigkeitsfeldern bietet die SWU noch erweitert werden. Baurechnungen heute auch attraktive Dienstleistungen in den beispielsweise werden dann ebenfalls in Bereichen Telekommunikation, IT-Management den automatisierten Prozess integriert. Auch und Consulting. Der Konzern erreichte 2004 Netznutzungsrechnungen sollen eingebunden einen Umsatz von 254 Millionen Euro und werden. Dies bedeutet einen großen Schritt für erwirtschaftete einen Bilanzgewinn von 5,1 die Stadtwerke, handelt es sich hierbei doch Millionen Euro. um weitere 100.000 Rechnungen jährlich, die 25.000 Mitarbeiter. Weitere Informationen unter völlig anders ausgelesen werden müssen als www.is.siemens.de die “normalen Belege”. Geplant ist, die Daten früh mit dem SAP-System abzugleichen. Nicht zuletzt haben die Stadtwerke ein hohes www.readsoft.de