Steht der Mensch künftig wieder mehr im Mittelpunkt der Personalarbeit?

Fachartikel Steht der Mensch künftig wieder mehr im Mittelpunkt der Personalarbeit? Visionäre Personalarbeit und mögliche Entwicklungen im Bereich der HR- Software Bei der Recherche nach Themengebieten, die aktuell die Personalmanager und Personalmitarbeiter bewegen, tauchen immer wieder dieselben Schlagworte auf: Der Fachkräftemangel, der demographische Wandel, die Gleichberechtigung, die Globalisierung, die Barrierefreiheit und das Thema Talent Management im Zusammenhang mit Social Media Portalen. In allen aufgeführten Bereichen steht im Zentrum des Geschehens der Mensch. Die Praxis zeigt jedoch, dass heutzutage im Alltag des Personalwesens aufgrund des hohen administrativen Aufwands der Mensch eher in den Hintergrund rückt. Wie wird sich die Personalarbeit in den kommenden Jahren entwickeln und welche Rolle nehmen dabei die Arbeitnehmer, die Talente im Unternehmen, die Innovationsträger ein? Und welchen Einfluss spielen dabei die Innovationen im HR-Software-Segment? Mögliche Entwicklungen und Trends werden innerhalb dieses Artikels transparent gemacht und ein Impuls zur Diskussion gegeben. Personalarbeit gestern und heute – Web 2.0 Lange Zeit beschäftigte sich das HR-Environment vor allem mit klassischen Belangen, wie beispielsweise der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Zeitwirtschaft, Personaldatenverfahren. Doch mit der Ära des Web 2.0 haben sich die beherrschenden Sujets im Personalumfeld gewandelt. Heute treten in den Fokus der Personalteams verstärkt Unternehmens- und Mitarbeiterportale, Talent-Management-Systeme, Social Media Portale (XING, Facebook, LinkedIn, Twitter,…), digitale Personalakten sowie Dokumentenmanagementsysteme – auf den Punkt gebracht: Die Personalarbeit wird digitalisiert. Mit Hilfe der aufgeführten Applikationen streben HR-Professionals einen Weg an, bei dem der Mensch wieder in das Rampenlicht der täglichen Aufgaben gelangt und die Administration nur noch einen geringen Arbeitsanteil einnimmt. Im Rahmen dessen gewinnt die qualifizierte Personalentwicklung, -betreuung, -weiterbildung und -bindung zurecht wieder mehr an Bedeutung. Denn viele der manuell getätigten administrativen Aufgaben können heute mit Hilfe zahlreicher Softwaretechnologien vollautomatisiert umgesetzt werden. Fachartikel Die Welt der Portale Auf dem HR-Softwaremarkt finden sich Unternehmens- und Mitarbeiterportale, die den zentralen Zugriff auf alle essentiellen Informationen und Anwendungen eines Unternehmens möglich machen und dadurch das Management optimieren. Innerhalb der Portale können Führungskräfte und Mitarbeiter Daten austauschen, Informationen verarbeiten und miteinander kommunizieren – und all das standortunabhängig und zu jeder Zeit. So umfasst mitunter das SAP-Portal neben SAP ERP HCM, Reportingtools, eine digitale Personalakte sowie Dokumentenerzeugungsmodule. Auch ESS (Employee Self Services) und MSS (Manager Self Services) sind integriert. Wobei alle Mitarbeiter im ESS Daten zur eigenen Person anlegen, sich anzeigen lassen und ändern können, so z. B. Urlaubsanträge. MSS unterstützen hingegen Führungskräfte und Entscheidungsträger bei der Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Pflege, Analyse, Verbreitung und Anzeige von Informationen und Daten. So kann der Personalmanager ad hoc Kennzahlen zu seinen Mitarbeitern ermitteln. Und zwar aus den Daten und Informationen, die im SAP ERP HCM, der digitalen Personalakte und den Dokumenten innerhalb der digitalen Personalakte vorliegen. Ein umfänglicher Informationspool für das Management. Die Arbeitszeitgestaltung wird flexibler und das Personal entlastet. Die Zugriffe werden durch ein ausgefeiltes Rollen- und Berechtigungskonzept penibel geregelt, so dass die Daten vor unberechtigten Zugriffen geschützt sind. Für Personalsachbearbeiter und -manager eröffnen sich neue Möglichkeiten, die gewonnene Energie in die Individuen des Unternehmens zu stecken und sich auf die Mitarbeiterbindung zu konzentrieren. Digitale Personalakte über das iPad einsehen und bearbeiten; Quelle: aconso AG Fachartikel Talente finden und fördern Von besonderer Bedeutung ist die Förderung und Bindung von Talenten für ein Unternehmen – egal welchen Alters, welchen Geschlechts oder welcher Herkunft. So verlangen es die Gesetze. Denn die Talente sind der Garant für neue Innovationen und damit für eine prosperierende Entwicklung sowie Expansion eines Betriebes. Nicht nur die externe Suche nach neuen Genies ist dabei von Brisanz. Auch die interne Identifizierung von qualifizierten Mitarbeitern hat einen besonders hohen Stellenwert in den Personalabteilungen, auch international. So ebnen Talent-Management-Systeme den Weg für einen tiefen, strukturierten, zentralen Zugang auf alle im System enthaltenen Mitarbeiterdaten. Heute bieten die auf dem Markt vorhandenen Applikationen Tools zur Rekrutierung und Beschaffung neuen Personals, zur Mitarbeiterplanung, für das E-Learning (Weiterbildung) sowie das Nachfolgemanagement. Die Führungskraft und der HR-Sachbearbeiter erhalten bei der Besetzung von Schlüsselpositionen über das Talent-Management-System unverzüglich und transparent Analysen darüber, welcher Mitarbeiter für die entsprechende Position geeignet ist. Die Effizienz der Personalbesetzungsprozesse erhöht sich dadurch und der Prozess wird standardisiert. Doch was verlangt das HR-Management in der Zukunft von Talent-Management-Systemen? Die direkte Schnittstelle vom Talent-Management-System zu Social Media Portalen? So dass nicht mehr nur die im Unternehmen vorhandenen Informationen ausgewertet werden können, sondern darüber hinaus frei zugängliche Daten aus dem World Wide Web? Portabler HR-Workplace; Quelle: aconso AG Fachartikel Automatisierung statt Administration In manch einer Personalabteilung gehört der Anblick von endlosen Aktenschränken, sich stapelnden Dokumenten und überquellenden Postfächern auch heute noch zum Arbeitsalltag. Dabei bietet der Markt zahlreiche innovative Produkte, die eine Optimierung der Qualität der Personalarbeit ermöglichen. So z. B. die digitale Personalakte. Früher als reine Verwaltungsakte deklariert kristallisiert sich immer mehr heraus, dass diese prozessunterstützende Software einen wahren Schatz an Informationen birgt, die für die Personalmanager von entscheidender Bedeutung bei der Suche nach qualifizierten Fachkräften sind. Auch Module, die den kompletten Dokumentenprozess abbilden, versprechen die Schaffung neuer Freiräume für den HR-Sachbearbeiter. Bisher unkalkulierbare Prozessrisiken in Personalabteilungen, die beispielsweise durch Fauxpas bei der klassischen Dokumenterstellung oder dem Zusammenkopieren von Textbausteinen in Word entstanden sind, werden durch diese Anwendungen vermieden. Der Umgang im Vergleich zu papiergebundenen Dokumenten wird qualitativ verbessert und dadurch Zeit gespart, was wiederum zu Kostenersparnissen führt. HR-Workplace to go Was bringt also die Zukunft der Personalarbeit? Und wird der Mensch in Zukunft wieder mehr im Mittelpunkt der Personalarbeit stehen? Denkbar wäre die Zentralisierung aller Anwendungen und Informationen in einem einzigen Portal. Dieses umfasst dann neben den klassischen Tools, wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Zeitwirtschaft und dem Personaldatenverfahren (wie SAP ERP HCM, Loga, PeopleSoft,…), die Digitale Personalakte, Dokumentenmanagementsysteme, Talent- Management-Anwendungen mit der direkten Schnittstelle zu Social Media Portalen, E-Learning- Tools, Employee Self Services und Manager Self Services, Reportingmodule sowie Wissensmanagementlösungen (wie Wikis, über die Podcasts, Virale Spots etc. eingestellt werden können). Somit arbeitet der HR-Professional von einem einzigen, zentralen HR-Workplace aus. Und das mobil. Denn Innovationen, wie das iPad, eröffnen die Möglichkeit, überall auf das Portal zuzugreifen. Je nach Rolle und Berechtigung, gelangt der User an die benötigten Informationen bzw. in die entsprechende Anwendung mit nur einem Klick – dem portablen HR-Workplace. Und das in allen Sprachen. Auch eine automatische Übersetzung aller archivierten Dokumente ist darüber hinaus denkbar, so dass es keine Barrieren mehr zwischen Ländergrenzen gibt. Fachartikel Aufgrund der Optimierung und Vereinfachung der administrativen Prozessabläufe mit Hilfe der Kombination mehrerer HR-Technologien in einem Portal gelangt man in der Zukunft möglicherweise an den Punkt, dass die Personalmanager und Sachbearbeiter sich wieder überwiegend auf die Rekrutierung, Bindung und Weiterbildung der Mitarbeiter konzentrieren können. Und der Mensch damit wieder Dreh- und Angelpunkt im Personalumfeld wird! Autoren: Lisa Widmann, Konstantin Schäfer Marketing Managerin Fachgebietsleiter HRM aconso AG itelligence AG Fachartikel Glossar Begriff Definition Applikation Anwendungssoftware, die für den Anwender nützliche Funktionen ausführt (Beispiel: die digitale Personalakte). Digitale Personalakte Dient der digitalen Verwaltung von Dokumenten aus der Personalakte. Die speziell für Personalabteilungen entwickelte Software (Dokumentenmanagementsystem) ersetzt durch die digitale Archivierung die klassische Papierakte. Der Einsatz dieser Technologie verspricht die Schaffung neuer Kapazitäten für strategische Führungs- aufgaben bei den Personalmanagern, um Entwicklungen im Unternehmen aktiv besser mit zu gestalten.