UBS realisiert mit der Elektronischen Personalakte von Scalaris effiziente und eng verzahnte HR Services

UBS realisiert mit der Elektronischen Personal- akte von Scalaris effiziente und eng verzahnte HR Services PROJEKTREFERENZ Elektronisches Personaldossier (EPD) bei UBS Inhaltsübersicht Einführung und Projektziele 3 Projektumsetzung 3 Praktische Erfahrungen von UBS 4 Leistungsmerkmale und Hauptnutzen der Elektronischen Personalakte 7 I2I INTELLIGENT I DOCUMENT I PROCESSING (IDP) Projektreferenz Document Management Solutions (DMS) UBS bewirtschaftet die Personaldossiers ihrer rund 27‘000 MitarbeiterInnen in der Schweiz mit Human Resources Management (HRM) Lösung «Elektronische Personalakte» von Scalaris. Die implementierte Lösung erfüllt die gesetzlichen Bestimmungen hinsichtlich Datenschutz und Aufbewahrungsfristen. Gleich- zeitig ermöglicht sie den Benutzern auch, sämtliche Personaldokumente unab- hängig von Zeit und Ort schnell, einfach und sicher online einzusehen. Einführung und Projektziele Im Rahmen des Projektes «Future HR» implementierte UBS eine Lösung von Scalaris. Diese umfasst die Konvertierung der papierbasierten Personaldossiers aller UBS Mitar- beiter in der Schweiz sowie deren Ablage und Verwaltung als elektronische Personal- akten. Mit der Online-Verfügbarkeit der gesamten Personaldossiers strebte die weltweit erfolgreiche Grossbank eine weitere Steigerung der Qualität und Effizienz in der Per- sonaladministration, Personalführung und Personalbetreuung an. Gleichzeitig sollte damit die konsequente Umsetzung der gesetzlichen Vorschriften im Einklang mit den Vorschriften bezüglich Aufbewahrungsfristen und Zugriffsschutz sichergestellt wer- den. Dies bedingte eine Lösungsarchitektur, die auf hohe Sicherheit ausgerichtet ist und durch präzise definierbare Zugriffsbeschränkungen (Berechtigungssystem) den Schutz vertraulicher Personaldaten und Akteneinlagen garantiert. Wichtig für UBS war zudem, dass sich die webbasierte Applikation in die bestehende Infrastruktur der Per- sonaladministration und Archivumgebung integriert. Das Angebot von Scalaris erfüllte die Anforderungen der UBS vollumfänglich und gewann damit den Projektzuschlag. Projektumsetzung: Together we made it! Die Einführung der Lösung verlief in sämtlichen Phasen erfolgreich. Dazu trugen ne- ben der effizienten Projektplanung auch die eng verzahnte, fach- und bereichsüber- greifende Zusammenarbeit sowie die reibungslose Kommunikation zwischen allen beteiligten Fach-, Geschäfts- und Personenkreisen massgeblich bei. Dadurch konnte dieses wichtige Projekt nicht nur termingerecht, sondern auch im vorgegebenen Kos- ten- und Qualitätsrahmen erwartungsgemäß umgesetzt werden. Anfang September 2006 erreichte das Elektronische Personaldossier bei UBS den vollen Einführungsgrad. Das bedeutet: Die Lösung wird von den rund 300 Human Resources MitarbeiterInnen seit bald einem Jahr täglich genutzt. Die Flexibilität, Personaldossiers temporär «freizugeben», erlaubt UBS überdies, den verschiedenen Fachstellen und den MitarbeiterInnen, für einen be- stimmten Zeitraum Einsicht in bestimmte Persondossiers zu gewähren. Dabei kann die Dauer temporärer Freigaben und die Einsichtnahme auf die Dokumente exakt vorge- geben werden. I3I Elektronisches Personaldossier (EPD) bei UBS «Entscheidend ist, dass heute keine Personaldossiers mehr hin und her geschickt werden müssen. Dies bringt UBS erhebliche Zeitvorteile.» Peter Minder Praktische Erfahrungen von UBS Peter Minder, Human Resources, Shared Services Schweiz, UBS Global Wealth Management & Business Banking, nahm im Rahmen eines persönlichen Gespräches mit Scalaris Stellung zu den praktischen Erfahrungen der Anwender mit dem Elektronischen Personaldossier (EPD. Herr Minder, hat UBS die mit der Einführung von EPD verbundenen Ziele er- reicht? Im Fokus dieses Projektes stand primär die Unterstützung effizienter Shared Services Dienstleistungen durch unsere HR Fachstellen. Hierbei spielt die schnelle Verfügbar- keit benötigter Personaldokumente unabhängig vom Arbeitsplatz des Mitarbeiters eine zentrale Rolle. Die Lösung erfüllt die damit verbundenen Anforderungen vollum- fänglich. Die Lösung von Scalaris gewährt den hierzu erforderlichen Zugriff webbasiert – und dies nicht nur äußerst schnell, sondern auch auf dem gewünschten Sicherheits- niveau. Ein physischer Dokumententransfer, der früher nicht selten zu Verzögerungen bei der Fallbearbeitung geführt hat, findet heute nicht mehr statt. Zudem ermöglicht der Online-Zugriff heute problemlos mehreren Mitarbeitern, gleichzeitig mit demsel- ben Dossier oder Dokument zu arbeiten. Haben Sie bereits Feedbacks von den Anwendern erhalten, die Aufschluss darü- ber geben, wie die Lösung bei den Anwendern ankommt? Bis heute herrscht «Stille im Walde». Das ist für mich ein gutes Zeichen und bedeutet: es läuft alles reibungslos. Aus meiner Sicht ist der geräuschlose Übergang von papierbasierten zu elektronischen Personaldossiers auch darauf zurück zu führen, dass die Ablageorganisation frei defi- nierbar ist. Dadurch konnten wir die bisherigen – physischen – Ablagestrukturen beim Konfigurieren der Lösung abbilden und erweitern. Die Einführung von EPD bedeutete somit für die Anwender keine große Umstellung. Dadurch war auch die Akzeptanz des Systems von Anfang an sehr hoch. I4I INTELLIGENT I DOCUMENT I PROCESSING (IDP) Projektreferenz Document Management Solutions (DMS) Dank den selbst erklärenden und benutzerfreundlichen Funktionen war auch keine spezifische Schulung erforderlich. Auf der Grundlage des von Scalaris erstellten Benut- zerhandbuches haben wir eine Kurzanleitung erstellt, mit der sich die HR-Mitarbeiter im Selbststudium die erforderlichen Kenntnisse aneignen konnten. Dieses Vorgehen hat sich bewährt. In der Regel sind mit der Einführung neuer Lösungen stets (hohe) Erwartungen hinsichtlich Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen verbunden. Welche Bedeutung haben diese Faktoren beim EPD? Wie bereits erwähnt, standen Einsparungen grundsätzlich bei diesem Projekt nicht im Vordergrund. Gleichwohl ist natürlich durch den geringeren manuellen Aufwand bei der Bewirtschaftung der Personaldossiers und die Einsparung von Archivräumen ein gewisser Kosteneffekt erzielbar. Entscheidend ist, dass heute keine Personaldossiers hin und her geschickt werden müssen. Dies bringt UBS erhebliche Zeitvorteile. Ein weiteres Plus der Lösung ist die automatische Terminkontrolle bei der Dokumentenlöschung (Kassation). Hierzu wer- den die gesetzlich bzw. betrieblich vorgegebenen Löschfristen für jedes einzelne Dokument anhand des jeweiligen Dokumententyps bereits bei der Erfassung vorge- geben. Das erspart uns erheblichen manuellen Routineaufwand. Früher mussten die Personaldossiers jährlich durchgesehen, die zu löschenden Dokumente identifiziert und vernichtet werden. Entsprechend hat sich die Investition für UBS auch aus Kosten- und aus Nutzensicht eindeutig gelohnt. Wie beurteilen Sie die qualitativen Aspekte der Lösung? Die integrierten Zugriffsmöglichkeiten auf die Personaldossiers haben gesamthaft be- trachtet einen positiven Effekt auf die Qualität der Personalarbeit, da sie eine gut ver- netzte Zusammenarbeit zwischen der HR Abteilung, den Fachstellen und Mitarbeitern unterstützen. Falsch abgelegte Dokumente sind zwar nach wie vor nicht ausgeschlossen. Die intelli- genten Suchmethoden, die das Auffinden von Dokumenten nach präzisen Suchkriteri- en erleichtern, beschleunigen jedoch in solchen Fällen die Fehlerbereinigung. Was sind aus Ihrer Sicht die drei wichtigsten Vorzüge von elektronischen Perso- naldossiers? Ausgehend vom Bestimmungszweck der eingeführten Lösung stehen aus Anwender- sicht die drei folgenden Merkmale zuoberst auf dem Nutzen-Podest: I. Deren mühelose und benutzerfreundliche Bedienung. II. Die zuverlässige Auffindbarkeit abgelegter Personaldokumente sowie der sichere und unmittelbare Zugriff für Alle, entsprechend ihrer Rolle und Berechtigung. III. Die automatisierte Löschung von Dokumenten, die eine weisungskon- forme Verwaltung der Personaldossiers sicherstellt. I5I Elektronisches Personaldossier (EPD) bei UBS Welche Anregungen und/oder Wünsche haben Sie im Hinblick auf die weitere Zusammenarbeit mit Scalaris? Change Requests haben wir lediglich bezüglich folgender Punkte: » HR-Mitarbeitern soll zukünftig das Mutieren der Dokumente in ihrem Personal- dossier nicht mehr gestattet werden. » Die Audit-Funktion soll ausgebaut werden, um Veränderungen von Systemkon- figurationen beim Aktenplan ebenfalls zu protokollieren. Scalaris hat unsere Anforderungen umgehend in die Roadmap aufgenommen und arbeitet bereits an einem Folge-Release, das auch diese Punkte abdecken wird. Die schnelle Reaktion und das kulante Entgegenkommen bei der Anpassung der genann- ten Funktionen sind bei uns sehr positiv angekommen. In diesem Zusammenhang möchte ich erwähnen, dass Scalaris Anforderungen von unserer Seite generell prompt und kompetent umsetzt. Welche Punkte möchten Sie bezüglich der bisherigen Erfahrungen mit Scalaris speziell hervorheben? UBS war der erste Kunde, der die «Elektronische Personalakte» von Scalaris einsetzt. Dieser Umstand barg für uns zwar ein gewisses Risiko.