eBilling-Szenarien in Theorie und Praxis

eBilling-Szenarien in Theorie und Praxis Detlef H¨ hnlein1 und Ulrike Korte2 u 1 secunet Security Networks AG, Sudetenstraße 16, 96247 Michelau, detlef.huehnlein@secunet.com 2 Bundesamt f¨ r Sicherheit in der Informationstechnik, u Godesberger Allee 185 - 189, 53175 Bonn, ulrike.korte@bsi.bund.de Abstract: Dieser Beitrag stellt ein Rahmenwerk f¨ r die Taxonomie von Abrechnungs- u szenarien vor, das sich im Wesentlichen aus § 14 [UStG] ableitet und zur Klassifizie- rung von eBilling-Szenarien herangezogen werden kann. Aus den theoretisch denk- baren Szenarien werden die f¨ r die Praxis besonders wichtigen herausgegriffen und u n¨ her beleuchtet. Außerdem erfolgt eine Betrachtung von wirtschaftlichen Aspekten a ¨ und praktischen Beispielen f¨ r die elektronische Ubermittlung von Rechnungen. u 1 Einleitung ¨ Bei der Ubermittlung von Rechnungen gem¨ ß § 14 [UStG] sieht der Gesetzgeber ver- a schiedene Optionen vor, die zu unterschiedlichen Abrechnungsszenarien f¨ hren. Neben u ¨ papiergebundenen Rechnungen ist auch die elektronische Ubermittlung erlaubt, sofern die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts mindestens durch eine quali- fizierte elektronische Signatur sicher gestellt ist. Hierbei kann f¨ r jede Lieferung oder u Leistung eine separate Rechnung gestellt werden oder mit periodischen Sammelabrech- nungen gearbeitet werden. Außerdem ist es m¨ glich, dass nicht der leistende Unterneh- o mer eine Rechnung erstellt, sondern der Leistungsempf¨ nger mittels Gutschrift abrechnet. a Des weiteren k¨ nnen die Abrechnungsdokumente von Dritten im Namen und f¨ r Rech- o u ¨ nung der urspr¨ nglichen Aussteller erzeugt und ubermittelt werden. Schließlich kann bei u ¨ der elektronischen Ubermittlung von Rechnungen danach unterschieden werden, ob die Rechnungsdaten in strukturierter Form, z.B. als XML- oder EDIFACT-Daten, oder aber ¨ als Bilddaten, z.B. im PDF- oder TIFF-Format, ubermittelt werden. ¨ ¨ Nach einem kurzen Uberblick uber die f¨ r unsere Betrachtungen wesentlichen rechtlichen u Rahmenbedingungen in Abschnitt 2, liefert dieser Beitrag in Abschnitt 3 eine Taxonomie zul¨ ssiger Abrechnungsszenarien, beleuchtet in Abschnitt 4 einige wirtschaftliche Aspek- a ¨ te und berichtet in Abschnitt 5 uber erste praktische Erfahrungen bei der elektronischen ¨ Ubermittlung von Rechnungen. 2 Zusammenfassung der rechtliche Rahmenbedingungen In diesem Abschnitt sind die f¨ r unsere Betrachtungen wesentlichen rechtlichen Rahmen- u bedingungen der elektronischen Rechnung in Deutschland zusammengetragen – eine um- fassende Darstellung findet sich in [HuKo06a]. ¨ 1. Papier oder elektronische Ubermittlung Gem¨ ß § 14 Abs. 1 Satz 2 [UStG] kann eine Rechnung auf Papier oder auf elek- a tronischem Weg ubermittelt werden. Nach § 14 Abs. 3 [UStG] ist bei der elektro- ¨ ¨ nischen Ubermittlung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts mindestens1 mit einer qualifizierten elektronische Signatur gem¨ ß § 2 Nr. 3 [SigG] a zu gew¨ hrleisten. a 2. Einzel- oder Sammelrechnung ¨ Wie in [BMF04, Rz. 21] klargestellt, muss nicht uber jede Lieferung oder Leis- tung einzeln abgerechnet werden. Es gen¨ gt vielmehr eine periodische (t¨ gliche, u a w¨ chentliche, monatliche etc.) Sammelrechnung (vgl. § 31 Abs. 1 [UStDV]). In o diesem Fall m¨ ssen die Daten in einem besonders gesicherten EDI-Verfahren (vgl. u Art. 2 [94/820/EG]) und die Sammelrechnung auf Papier oder elektronisch mit min- ¨ destens einer qualifizierten elektronischen Signatur ubermittelt werden. 3. Rechnung oder Gutschrift Bei der Abrechnung muss nicht zwingend der leistende Unternehmer eine Rechnung erstellen, sondern es ist gem¨ ß § 14 Abs. 2 Satz 3 [UStG] auch m¨ glich, dass der a o Leistungsempf¨ nger mittels Gutschriften abrechnet. a 4. Abrechnung selbst oder durch Dritte Außerdem kann die Erstellung und Signatur von Rechnungen sowie die Signatur- pr¨ fung gem¨ ß § 14 Abs. 2 Satz 5 [UStG] an Dritte delegiert werden. Hierf¨ r wer- u a u den vom Ersteller des Abrechnungsdokuments (Rechnung oder Gutschrift) eine oder mehrere nat¨ rliche Personen beim Dritten bevollm¨ chtigt, die Abrechnungsdoku- u a mente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen (vgl. § 167 ff. [BGB] und [BMF04, Rz. 28]). 3 Taxonomie zul¨ ssiger Abrechnungsszenarien a Neben den in Abschnitt 2 aus den rechtlichen Rahmenbedingungen abgeleiteten Merkma- ¨ len kann bei der elektronischen Ubermittlung außerdem2 danach unterschieden werden, 1 Dar¨ berhinaus k¨ nnen auch qualifizierte elektronische Signaturen mit Anbieterakkreditierung gem¨ ß § 15 u o a [SigG] eingesetzt werden. 2 Bei einer in Papierform ubermittelten Rechnung handelt es sich in diesem Sinne immer um unstruktierierte ¨ Daten, die nicht ohne weiteres automatisiert weiterverarbeitet werden k¨ nnen. o ob die Rechnungsdaten in strukturierter Form, z.B. als XML- oder EDIFACT-Daten, oder ¨ aber als Bilddaten, z.B. im PDF- oder TIFF-Format, ubermittelt werden. Diese Unterschei- ¨ dung ist in der Praxis wichtig, da strukturiert ubermittelte Daten automatisiert, und deshalb meist kosteng¨ nstiger, weiter verarbeitet werden k¨ nnen. u o Somit erh¨ lt man durch die Kombination dieser unabh¨ ngigen Merkmale insgesamt 24 (= a a 3 · 2 · 2 · 2) verschiedene Abrechnungsszenarien. Von diesen generell m¨ glichen Szenarien o werden im Folgenden die in der Praxis besonders wichtigen Klassen n¨ her beleuchtet: a • Papiergebundene Rechnung (vgl. Abschnitt 3.1) • Elektronisch ubermittelte Rechnung mit strukturiertem Datenformat (vgl. ¨ Abschnitt 3.2) • Elektronisch ubermittelte Rechnung mit Bilddatenformat (vgl. Abschnitt 3.3) ¨ • Elektronisch ubermittelte Rechnung mit strukturiertem Datenformat und papierge- ¨ bundener Sammelrechnung (vgl. Abschnitt 3.4) • Abrechnung mittels Gutschrift (vgl. Abschnitt 3.5) • Abrechnung uber Konsolidator (vgl. Abschnitt 3.6) ¨ 3.1 Papiergebundene Rechnung Bei der Rechnungsstellung ist der Ursprung der Rechnungsdaten typischerweise ein Enter- prise-Ressource-Planning (ERP) - System. Nach dem Ausdrucken der Rechnung und der ¨ Ubermittlung der Rechnung auf dem Postweg muss der Empf¨ nger der Rechnung die a Rechnungsdaten wieder erfassen und in sein ERP-System einspeisen. Auf Grund der Aufbewahrungspflichten (vgl. [HuKo06a, Abschnitt 4]) muss der Rech- nungssteller eine Kopie der Rechnung aufbewahren. Gem¨ ß [GDPdU, Abschnitt III 1.] a m¨ ssen origin¨ r digitale Unterlagen auf maschinell verwertbaren Datentr¨ gern archiviert u a a werden. Deshalb bietet es sich an, dass der Rechnungssteller das Doppel der Rechnung nicht in Papierform, sondern auch elektronisch archiviert. Der Empf¨ nger der Rechnung a erfasst die Rechnungsdaten manuell und archiviert die Eingangsrechnung in Papierform ¨ oder er uberf¨ hrt die Papierrechnung unter Einsatz von spezialisierten Systemen zur Post- u eingangsbearbeitung in mehr oder weniger manueller Art und Weise in eine elektroni- sche Form.