eMail-Management ‑ mehr als nur Archivierung

August 2006 eMail-Management – mehr als nur Archivierung Die eMail-Kommunikation hat unserem Büroalltag eine ganz neue Qualität gegeben. Mit dem sekundenschnellen Versand von Dokumenten und Informationen können mühelos Entfernungen überbrückt werden. Die Unternehmensstrukturen hinken dieser Entwicklung aber oft noch hinterher. eMail-Management für Lotus Domino und MS Exchange integriert die eMail-Kommunikation in die Geschäftsprozesse und entlastet die Mail-Server. Schnell haben wir uns daran gewöhnt, dass per eMail Entscheidungen zwischen den unterschiedlichsten Empfängern zügig herbeigeführt werden können, da alle relevanten Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Was sich weniger schnell angepasst hat, ist die aktuelle Organisation in den Unternehmen und die effektive Einbindung in die Geschäftsprozesse. Obwohl die eMail-Flut in den letzten Jahren rasant gestiegen und ein Ende noch nicht abzusehen ist, hinkt die fachliche und technische Organisation des eMail-Verkehrs oftmals noch hinterher. Erst langsam wird den Verantwortlichen klar, dass die Vorteile der digitalen Kommunikation nicht optimal ausgeschöpft werden können, wenn eMails losgelöst von den Unternehmensprozessen ein Eigenleben führen. Das zeigt sich z.B. in der Existenz von separaten eMail-Archiven statt einem unternehmensweit genutzten Informationsspeicher, einem sogenannten Content Repository für alle Anwendungssysteme. Wollen Unternehmen von der schnellen Kommunikation mit Kunden und Interessenten profitieren, dürfen eMails nicht mehr als eigenständige Objekte betrachtet werden, sondern sie gehören zu dem entsprechenden Sachzusammenhang, sei es in einer Kunden- oder in einer Projektakte. Erst wenn die eMail als gleichwertiger Posteingang behandelt und mit den Geschäftsprozessen im Unternehmen sinnvoll verbunden wird, kann das elektronische Kommunikationsmedium helfen, Zeit und Geld einzusparen. August 2006 75 Prozent des Know-hows in eMail-Datenbanken „vergraben“ Die Realität sieht vielfach noch anders aus: Heute liegen – so wird geschätzt - immer noch bis zu 75 Prozent des Know-hows von Unternehmen und Organisationen in eMail-Datenbanken „vergraben“. Diese Abkopplung von den regulären Geschäftsprozessen gilt es zu verhindern. Eine intelligente Software-Lösung für eMail-Management wie z.B. das DOXiS eMail Center des ECM-Spezialisten SER Solutions sorgt für eine ganzheitliche Erfassung, Verwaltung, Verteilung, Sicherung und Aufbewahrung von eMails im Kontext der Geschäftsprozesse. Damit sind die unternehmensrelevanten Daten schnell auffindbar und können direkt der richtigen Akte oder dem betreffenden Kunden zugeordnet werden. Intelligentes eMail-Management – mehr als nur Archivierung Damit eMails und ihre geschäftsrelevanten Inhalte nahtlos in die Geschäftsprozesse des Unternehmens einfließen können, werden mit einer modernen eMail-Management-Lösung alle eMails kategorisiert, weitergeleitet oder direkt weiterbearbeitet. Egal ob es sich dabei um eMails an einen persönlichen Empfänger handelt, eine Nachricht aus einem Webformular oder um eMails an eine Sammeladresse. Dafür werden je nach Unternehmensanforderung eindeutige eMail-Klassen gebildet und die eingehende eMail dem passenden Empfänger zugeführt. Die inhaltliche Erschließung des Textes mittels Intelligent Context Control (ICC) generiert dann entweder einen neuen Geschäftprozess oder ordnet die neue eMail einer bestehenden Kundenakte oder einem internen Vorgang automatisch zu. Im Nutzerprofil der eMail-Manager-Lösung können die wichtigsten Parameter für die eMail-Verwaltung bereits voreingestellt werden, so dass die meisten Schritte automatisch im Hintergrund ausgeführt werden. Möglich ist z.B. eine automatische Archivierung, x Tage nach dem Erstelldatum oder auch nach dem letzten Änderungsdatum. Außerdem können Bedingungen für das Teillöschen von eMails (nur den Anhang enfernen oder auch den eMail-Body) definiert werden. Dadurch kann die Ursprungsgröße der Mail um bis zu 90% reduziert werden. eMails mit teilgelöschten Inhalten können einfach wiederhergestellt und aus dem Archiv heraus wieder im eMail-Client angezeigt werden. August 2006 Lotus-Notes-Anwender profitieren bei einer derartigen eMail-Management- Lösung von der Möglichkeit, eMails oder andere Domino-Dokumente mit einem Notebook auch offline zu nutzen. Dazu werden die gewünschten eMails aus dem Archiv übernommen. Änderungen, die im Verlauf der Offline Nutzung entstehen, werden nach Wiederverfügbarkeit des Firmennetzes ergänzt und repliziert. Für mehr Mobilität der Mitarbeiter sorgt auch der iNotes Web Access bzw. Outlook Web Access, der über die gleiche Funktionalität für das eMail-Management verfügt wie der eMail- Client und von jedem Internet-Zugang - mit den üblichen Sicherungen für einen Remote-Zugriff versteht sich - erreicht werden kann. Compliance inklusive Nicht erst im Zuge der Skandale in den USA ist das Bewusstsein gewachsen, dass eMails mehr sind als nur ein Transportmittel für flüchtige Nachrichten. Durch die Einbindung der digitalen Signatur werden eMails zu rechtskräftigen Dokumenten; viele wichtige Informationen werden heute schon ausschließlich per eMail ausgetauscht. Damit sind die vielfältigen Compliance-Anforderungen oftmals die treibende Kraft für die Überlegungen im Unternehmen, eine Lösung zur eMail-Archivierung einzuführen. Denn viele Geschäftsprozesse können ohne den Rückgriff auf eMails nicht oder nur lückenhaft nachvollzogen werden. Unverzichtbar zur Erfüllung der Compliance-Anforderungen ist das sichere Langzeitarchivieren, noch bevor die eMail den Empfänger erreicht hat. Durch eine Journaling-Funktion wird gewährleistet, dass jede eMail revisionssicher gespeichert wird, bevor der Empfänger Änderungen oder Löschungen vornehmen kann. Die Unterstützung eines virtuellen Medienkonzepts im Rahmen eines ganzheitlichen Enterprise Content Managements senkt außerdem die Hardware-Kosten bei der Langzeit- Archivierung von eMails, da sie nach einem definierten Zeitraum entsprechend ihrem Lebenszyklus (Information Lifecycle Management) z.B. von schnellen Festplattensystemen auf kostengünstigere Speichermedien automatisiert verlagert werden können. August 2006 Vorteile für das Unternehmen • Höhere Kundenzufriedenheit durch gesteigerte Qualität in der Sachbearbeitung • Sicherung sensibler Unternehmensdaten durch zentral steuerbare und AO-konforme Langzeitarchive • Jederzeitige Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen durch Nachrichtenaufzeichnung • Sicherstellung der Einhaltung von gesetzlichen Regularien • Schnelles Eskalationsmanagement • Korrekte und einheitliche Ablage innerhalb des Unternehmens • Ausgeklügeltes Rechtesystem schützt vor unberechtigtem Zugriff auf eMails und Dokumente • Kostengünstiges Speichermanagement • Senkung des Investitionsbedarfs durch Wegfall von Erweiterungen der Server-Infrastruktur • Personalentlastungen im administrativen Bereich • Single-Instance-Archivierung