Die Digitale Akte ‑ Dokumentenbearbeitung leicht gemacht!

Gesellschaft für Projektmanagement und Informations- systeme mbH Die Digitale Akte – Dokumentenbearbeitung leicht gemacht! Trend zur Digitalisierung Das Digitalisieren ist in Mode. Man kann in fast jedem Copy-Shop seine Zeugnisse scannen lassen oder Bücher zum Digitalisieren geben. Viele senden digitale Photos über das Internet an einen Ausdruck-Service. In Deutschland haben sich in den letzten 10 Jahren zahlreiche Firmen auf Scanndienstleistungen spezialisiert. Es gibt die elektronische Stromummeldung, die ELSTER-Abrechnung für die Steuer und die Zugangskontrolle am Terminal. Warum ist das Papier so unwichtig geworden, wo spielt die Digitalisierung bereits an anderen Stellen in Unternehmen eine Rolle und welche Vorteile bietet die Digitale Akte im Unternehmen? Beispiel: Manuelle versus digitale Zugangskontrolle Der Kontakt zwischen meiner Unternehmensausweis-Karte und dem Terminal dauert 12,5 ms. In weniger als 25 ms wissen das zentrale Buchungssystem, die Sicherheitsdienste und das Personalsystem, dass ich mit meiner Arbeit beginnen werde, noch bevor ich leibhaftig am Arbeitsplatz eintreffe. Mitarbeiter lassen sich so jederzeit an jeder Stelle im Unternehmen orten. Im bisherigen Zeitalter der Stempelkarte konnte ein Gang zum Kiosk hingegen erhebliche Auswirkungen haben - warum? Die Suche nach dem Mitarbeiter verursacht im Unternehmen entgangene Lohnleistung von einigen Euro. Im digitalen Zeitalter könnte der Mitarbeiter am Terminal die Option „Kioskbesuch“ auswählen und schon ist er auch außerhalb des Firmengeländes schneller auffindbar. Heutige Anforderungen an Akten Es gibt Akten, die im Geschäftsumfeld eine besondere Rolle spielen, weil sie sehr wichtig, geheim, schützenswert oder auch schnell auffindbar oder optimal zugeordnet werden sollen. Dazu zählen vor allem aber Projekt-, Kunden- oder Personalakten mit allem was dazugehört. Zudem gibt es Vorgänge, die archiviert werden müssen, weil das Gesetz es fordert, wie zum Beispiel E-Mails mit geschäftsrelevantem Inhalt. Auch die Stasi-Akten zählen im Zweifel dazu, die einen zu erhaltenden kulturhistorischen Wert darstellen und in Papierform zu aufwändig in der Aufbewahrung sind. Vorteile der digitalen Akte Es gibt Vorgänge, die digital wesentlich einfacher zu organisieren sind. Es geht schneller, eine Akte einmal mit allen Daten abzulegen, als diese Akte in den Umlauf zu geben oder jedem eine Kopie zu geben. Es ist einfacher, diese Akte elektronisch zu signieren oder zu verschlüsseln, damit nur berechtigte Personen darauf zugreifen können. Ich spare damit Speicherplatz, Bandbreite und Zeit, denn eine Akte im Aktenschrank belegt in LEITZ-Schmalform etwa 32*22*3 cm. Auf der Festplatte wiegt sie knapp 0,01 µg und ist nicht größer als 0,002 mm² - Tendenz abnehmend. Um die Seiten zu durchsuchen, muss ich mindestens 5 Minuten angestrengt quer lesen, digitalisiert geht das in weniger als 1 Sekunde – wenn man alles Fon 030/217 509 16 Geschäftsführer: Bankverbindung: Handelsregister Steuer-Nr. 29/442/00616 Fax 030/217 509 17 Thomas Kolkmeyer Dresdner Bank Berlin Berlin-Charlottenburg Ust-IdNr. DE136769327 mail@prisma-edv.de Dipl. Ing. Volker Brendel Bankleitzahl 100 800 00 B 17 888 www.prisma-edv.de Konto 036 0378 700 Gesellschaft für Projektmanagement und Informations- systeme mbH kategorisiert und indiziert hat, sogar noch schneller. Zudem werden Geschäftsprozesse mit digitalen Akten wesentlich effizienter abgebildet, denn Informationen zu einzelnen Vorgängen können digital zwischen den Kollegen sehr viel einfacher ausgetauscht werden. Kostenersparnis durch Einsatz digitaler Akten Warum wird die digitale Akte noch nicht flächendeckend eingesetzt? Trotz der erwiesenen Einsparmöglichkeiten „Platzbedarf“ und „benötigter Suchaufwand“ ist sie angeblich zu teuer. Kurzfristig betrachtet fallen zunächst Kosten an, u.a. für das Erfassen der Post, die Klassifizierung und Ablage in passenden Ablagesystemen. Aber spätestens bei der Bearbeitung und Weiterleitung der Dokumente, Recherche in und Veröffentlichung von Unterlagen amortisiert sich die digitale Akte – es gibt definitiv keine günstigere Alternative. Kontakt: Prisma GmbH Herr Volker Brendel volker_brendel@prisma-edv.de Februar 2007 Fon 030/217 509 16 Geschäftsführer: Bankverbindung: Handelsregister Steuer-Nr. 29/442/00616 Fax 030/217 509 17 Thomas Kolkmeyer Dresdner Bank Berlin Berlin-Charlottenburg Ust-IdNr. DE136769327 mail@prisma-edv.de Dipl. Ing. Volker Brendel Bankleitzahl 100 800 00 B 17 888 www.prisma-edv.de Konto 036 0378 700