„Warum eigentlich eine Digitale Personalakte einführen?“ – diese Frage stellen sich zahlreiche Personalverantwortliche, die vor der Aufgabe stehen, Prozesse in der Personalabteilung zu optimieren und zu vereinfachen. Die Marktstudie „Digitale Personalakte – Trends und Potentiale“ von Prof. Michael Amberg aus dem Jahr 2009 der Universität Erlangen-Nürnberg hat sich intensiv mit der Beantwortung dieser Frage beschäftigt. Welche Kriterien sind ausschlaggebend bei der Entscheidungsfindung für oder gegen das System, welchen Mehrwert bringt die Digitale Personalakte und welche Erfahrungen werden nach der Einführung der Applikation gemacht.
Zu den Entscheidungskriterien gehören der Wunsch nach effizienteren Abläufen, ein standortunabhängiger Zugriff sowie eine qualitative Verbesserung der Personalarbeit. Diese Aspekte decken sich mit den Erfahrungen, die die Personalsachbearbeiter und -leiter nach der Einführung tagtäglich mit der neuen Technologie machen. Dazu gehören unter anderem folgende Mehrwerte:
- eine verbesserte Zugriffskontrolle
- eine effizientere Aktenverwaltung
- eine steigende Zufriedenheit in der Personalabteilung
- eine schnellere Verfügbarkeit der HR-Dokumente
- sowie vereinfachte Arbeitsabläufe
Die Digitale Personalakte überzeugt
So berichten zahlreiche Unternehmen, die bereits die Akte eingeführt haben, von positiven Veränderungen bei der täglichen Arbeit. „Die Suche nach der Nadel im Heuhaufen gehört in unseren Personalabteilungen ein für alle Mal der Vergangenheit an. Lange Transportwege sind ebenfalls passé. Dank der Einführung der Digitalen Personalakte laufen die Prozesse in den HR-Abteilungen wie geschmiert. Mühelos finden unsere Personalsachbearbeiter die benötigten Informationen. Webbasiert gelangen die dauerhaft verfügbaren Daten und Dokumente mit nur einem Mausklick direkt auf dem Bildschirm des HR-Professionals.“, so Matthias Mroß, Leiter kaufmännische Anwendungen und Prozesse der L. Kostal GmbH & Co. KG.
Innerhalb kürzester Zeit kann heutzutage das Projekt Digitale Personalakte umgesetzt werden – und das schnell und einfach, unter Berücksichtigung aller relevanten Aspekte. Dazu gehören neben der Konzepterstellung, die Betrachtung und Berücksichtigung aller rechtlichen Aspekte, die Implementierung, das Scannen der Alt- und Bestandsakten sowie die Inbetriebnahme der Software.
Trends setzen und leben
Im Hinblick auf den Softwareeinsatz gelten Personalabteilungen als Trendsetter im Unternehmen – kaum eine andere Abteilung setzt so auf neue Technologien, wie das HR-Umfeld. Auch im Bereich des Einsatzes mobiler Endgeräte laufen HR-Professionals voran. So z. B. mit der mobilen Personalakte – die App im App-Store herunterladen, die Stammdaten und Dokumente über einen Synchronisationsbutton mit der Digitalen Personalakte auf dem Server synchronisieren und los geht es!
Neben den bekannten Funktionen der Digitalen Personalakte am PC bietet die mobile Personalakte darüber hinaus Module, wie ein Assessment Center-Tool. Mit Hilfe dieser Funktion ist es möglich bei einer großen Anzahl von Bewerberdaten innerhalb nur weniger Minuten Auswertungen durchzuführen.
Die positiven Effekte, die durch die Einführung einer Digitalen Personalakte entstehen, lassen nur noch eine Frage zu: „Wann führen wir die Digitale Personalakte ein?“.
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