Die Personalakte

Mit der Personalakte begleiten Sie Ihre Mitarbeiter von der Bewerbung bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses. In dieser sollten Sie alle notwendigen Unterlagen gemäß den rechtlichen und betrieblichen Anforderungen ablegen. Das Seminar vermittelt Ihnen einen kompakten und praxisnahen Überblick über das ordnungsgemäße Führen der Personalakten — egal ob digital oder händisch. So haben Sie die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter jederzeit im Griff und können schnell auf alle relevanten Daten zugreifen.

Inhalte
Grundlagen der Personalverwaltung
Die Aufgaben der Personalabteilung bei der Mitarbeiterverwaltung.
Sinn und Nutzen einer Personalakte: Grundlage für Personalverwaltung und Personalführung.
Arbeitsrechtliche Aspekte.
Anlage und Pflege einer Personalakte
Aufbau und Struktur.
Notwendige Inhalte.
Das Personalstammblatt.
Persönliche und dienstliche Aspekte im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis.
Einsatz von Software.
Schnittstellen zu anderen Systemen, z. B. zu Abrechnungssystemen.
Vertraulichkeit der Personalakte
Rechtliche Grundlagen des Datenschutzes und der Personaldaten.
Fürsorgepflicht des Arbeitgebers.
Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers.
Umgang mit persönlichen Gesundheitsdaten.
Beurteilungen von Beschäftigten.
Schnittstelle zur Personalentwicklung.
Aufbewahrungsfristen
Was ist bei welchen Themen und Dokumenten in der Praxis zu beachten?
Einsichts- und Berichtigungsanspruch
Rechtliche Grundlagen.
Anliegen und Ansprüche der betrieblichen Mitbestimmung und der Beschäftigtenvertretung.
Händische oder digitale Personalakte
Relevante Entscheidungskriterien.
Auswahl des zu Ihren Bedürfnissen passenden Software-Anbieters.
IT-Berechtigungssysteme für den Zugriff.
Welche Veränderungen bringt die digitale Personalakte für die tägliche Personalverwaltung?
Was ist bei der Umstellung auf eine digitale Personalakte zu beachten?
Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
Die Personalprozesse AGG-konform verwalten.


Ihr Nutzen
- Sie erhalten einen praxisnahen Überblick über eine zeitgemäß und funktional gestaltete Personalakte.
- Sie schaffen mit einer korrekt geführten Personalakte die Basis für eine effektive Personalarbeit.
- Sie sind rechtlich in der Personalverwaltung auf dem aktuellen Stand und ersparen sich Mehrfacharbeiten.
- Sie gewinnen Klarheit über die Vor- und Nachteile einer digitalen Personalakte und der zukünftigen Ausrichtung Ihrer Personalverwaltung.
- Zusätzlich überprüfen Sie Ihre Personalverwaltungsprozesse und erhalten Tipps, diese im Tagesgeschäft effizienter zu gestalten.
Ein ausführliches Skript mit Checklisten, Formularen, Mustervorlagen und Beispielen unterstützt den direkten Transfer in Ihre Praxis.

Zielgruppe Fach- und Führungskräfte aus dem Personalbereich bzw. mit Personalaufgaben, Assistenzen der Geschäftsführung und Verwaltungsmitarbeiter, die sich einen fundierten und kompakten Überblick über das korrekte und sinnvolle Gestalten der Personalakte verschaffen wollen. Personalverantwortliche, Datenschutzbeauftragte und IT-Beschäftigte, die Projekte zur Einführung einer digitalen Personalakte begleiten müssen.
Dozenten: Heike Höf-Bausenwein