Die digitale Personalakte in der Entgeltabrechnung

Die moderne Personalarbeit hat den Wert einer systematischen Daten- und Dokumentenverwaltung längst erkannt, um alltägliche Arbeitsprozesse zu optimieren und zu beschleunigen. Der Trend zur integrierten HR-Software schließt auch die Entgeltabrechnung in den Prozess der digitalen Personalakte ein. — In diesem Seminar erfahren Sie, wie Sie diese speziell in der Entgeltabrechnung zur Archivierung aller relevanten Daten optimal einsetzen.

Inhalte
Einleitung und Vorstellung
Was bedeutet eine digitale Personalakte?
Konzept der digitalen Personalakte.
Effizienz und Sparpotenzial durch die Einführung.
Projektplanung und organisatorische Maßnahmen
Projekt definieren.
Pflichtenheft zur Einführung.
Berücksichtigung von Betriebsvereinbarungen.
Projektteam mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten.
Technische Umsetzung im Projekt
Erstellung der Ist-Analyse.
Auswahl der passenden Software und des Dienstleistungsunternehmens.
Bestandsaufnahme der Personalakten aktiver und passiver Arbeitnehmer.
Konzept der Altaktenübernahme.
Festlegung der Struktur der Dokumentenarten für die digitale Personalakte.
Aufbereitung der Altakten.
Erstellung Zeitplan und Ressourcenplanung für das Einscannen.
Softwareimplementierung und Schulung des Projektteams.
Datenarchiv und Vernetzung zu bestehender Software
Erstellung eines Berechtigungskonzeptes.
Einbindung der Software für die Entgeltabrechnung.
Festlegung der Datenbankstruktur.
Prüfung der Verknüpfungen zun Bescheinigungswesen.
Praxisbeispiel zur Einführung einer digitalen Personalakte
Präsentation Ablauf der Einführung.
Darstellung der täglichen Arbeit mit dem Archiv.
Mögliche Probleme in der Einführung und im Tagesgeschäft.
Ausblick und zukünftige erweiterte Nutzungsmöglichkeiten.


Ihr Nutzen
In diesem Seminar bekommen Sie konkrete Informationen, um
- Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren,
- den Umgang mit Personaldaten flexibler und effizienter zu gestalten,
- die Grundlagen für ein Projekt zur Einführung der digitalen Personalakte einzusetzen und
- HR-Software in den Prozess der digitalen Personalakte optimal einzubinden.

Zielgruppe Leiter und Mitarbeiter aus der Entgeltabrechnung und dem Personalbüro mit Verantwortung für die effiziente Gestaltung der Entgeltabrechnung.
Dozenten: Jörg Sohn