Digitale Personalakte: Wichtige Basis

FACHTEIL | Digitale Personalakte Wichtige Basis Trotz der Vorteile, die die meisten Personalabteilungen in der digitalen Personalakte sehen, scheuen sie sich noch, diese einzuführen. Wer jedoch die grundlegenden Phasen und Aufgaben des Umstellungsprojekts kennt, dem fällt der Umstieg leicht. ie Personalaktenführung zählt ver- hen, die eine Ablagesystematik unterstüt- gegangen, also alle Dokumente, die im D mutlich nicht zu den wichtigsten und zen und das Wiederfinden von Dokumen- Zusammenhang mit dem Arbeitsverhält- interessantesten Arbeiten einer Personal- ten über Suchbegriffe ermöglichen. nis eines Mitarbeiters stehen)? abteilung. Trotzdem muss auch diese Arbeit ● Woher stammen die Personaldokumente? erledigt werden. Im Rahmen der Entgelt- Wissen, was aktuell wie funktioniert ● Wer archiviert heute (alle Sachbearbei- abrechnung und Personaladministration Der Bedarf an solchen technischen Lösun- ter oder eine zentrale Stelle)? fallen normalerweise zahlreiche Papierbe- gen ist von den Personalern immer wieder ● Welche Formate existieren bei digitalen lege an, die bis zu zehn Jahre archiviert wer- artikuliert worden, die als Ergänzungsbau- Personaldaten (Word, Excel, PDF und ande- den müssen. Von verschiedenen Seiten steine zu den etablierten HR-Softwaresys- re)? werden Akteneinsichten, Auskünfte, Bele- temen seit mehreren Jahren käuflich sind. ● Wie viele Dokumente (nach Dokumen- ge, Bescheinigungen, Kopien und mehr Die meisten deutschen Unternehmen set- tenarten) umfasst das Archiv? angefordert. Meistens lösen diese Anfra- zen stattdessen immer noch auf die Papier- ● Wie ist die Struktur/Einteilung der gen umfangreiche Such- und Verwaltungs- ablage. Eine aktuelle Studie der Forschungs- Personalakte? vorgänge aus. Als technische Lösung bie- gruppe PERSIT der Hochschule Nieder- ● Welche Stellen benötigen Zugriff auf tet sich hier eine digitale Personalakte an. rhein zeigt, dass derzeit erst 30 Prozent der Personalakten? Die in Papierform vorliegenden Dokumen- Unternehmen eine digitale Personalakte nut- ● Welche Unterschiede bei der Personal- te werden eingescannt, anschließend als zen, während bei 70 Prozent weiterhin die aktenführung gibt es zwischen Niederlas- digitales Dokument archiviert und per herkömmliche Aktenführung dominiert. sungen/Werken et cetera? Workflow weitergeleitet. Jedem berechtig- Nachfolgend beschreiben wir die wichtigs- Im Rahmen der Analyse erarbeitet die ten Nutzer kann hierdurch die Aktenein- ten Schritte zur Einführung der digitalen Projektgruppe ein Mengengerüst, wel- sicht schnell und problemlos von seinem Personalakte. ches auf einem Fragebogen oder auf Schät- PC-Arbeitsplatz aus ermöglicht werden. Zu Projektbeginn steht der Wille zur Ver- zungen basiert (siehe Abbildung 1). Inte- Auch die bereits digital vorliegenden Doku- änderung. In den meisten Fällen bildet sich ressant ist auch die Untersuchung der mente wie Lohnkonto, Personalstatistiken eine Projektgruppe, die neben Vertretern Informationsflüsse, insbesondere im Ver- und -daten sollen oder müssen längerfris- der Personalabteilung und des IT-Bereichs gleich mehrerer Standorte (siehe Abbil- tig im Unternehmen verfügbar sein, auch auch ein Mitglied aus dem Betriebsrat und dung 2). Wichtig für die spätere Wirt- sie sind Teil der digitalen Personalakte. den Datenschutzbeauftragten umfassen schaftlichkeitsrechnung ist auch die Generell versteht man unter elektronischer sollte. Im Mittelpunkt einer ersten Analy- Ermittlung von Zeitaufwänden und Kos- Archivierung die Aufbewahrung und Spei- se stehen unterschiedliche W-Fragen: ten der Papieraktenführung. Hierzu eig- cherung von Dokumenten auf digitalen ● Welche Dokumentenarten umfasst die net sich die Zeitmessung vor Ort sowie Datenträgern. Für die Dokumentenverwal- bisherige Personalakte (hierbei wird vom die Erhebung von Schätzwerten per Fra- tung müssen Funktionen zur Verfügung ste- materiellen Begriff der Personalakte aus- gebogen. Interessante Fragen sind hier- 08 | 2008 www.personalwirtschaft.de 59 FACHTEIL Digitale Personalakte bei erstens der Zeitaufwand für: Aufwandschätzung für die Umstellung Abbildung 1 ● Anlegen einer Papierakte, Ablegen neu- er Belege, Mitarbeiter-Anschreiben, jähr- liche Aktenvernichtungsmaßnahmen, Prü- Aufwand einmalig Aufwand laufend p.a. fung doppelter Unterlagen, Heraussuchen Übernahme Altbestand Personalakten 137 000 Blatt alter Belege und zweitens die Kosten für: Übernahme Altbestand Microfiche 1100 Fiches ● Archivräume, feuerfeste Schränke, Ord- Zuwachs Personalakten (Neueinstellungen) 12 000 Blatt ner, Fotokopien, für den Transport/Ver- Zuwachs eingehende Post 17 000 Blatt sand von Papierakten, für Suchen, War- Zugriffe auf SAP-HR-Datenbank 145 000 mal ten, Verzögerungen, Ausdrucken und Akten- vernichtung. Erfahrungsgemäß entstehen bei sorgfälti- Der Weg der Daten ins System Abbildung 2 ger Analyse wertvolle und zumeist auch neue, ungeahnte Hinweise auf Schwachstel- len und dringenden Handlungsbedarf. Welche Informationsflüsse haben wir jährlich? Pers.abt. Standort A Pers.abt. Standort B Posteingang von außen (Briefe) 1000 1200 Klare Anforderungen stellen Posteingang intern (Hauspost) 1400 1800 Auf Basis der Analyse wird anschließend Postausgang (Verträge Neueinstellungen, 800 1100 Umgruppierungen etc.) das Konzept für die digitale Personalakte E-Mails (mit Attachment) 3000 3500 erstellt. Hierbei sind einerseits die fachli- Anzahl versandte Personalakten an Filialen 300 650 chen Wünsche, andererseits die informa- tionstechnischen Anforderungen festzule- gen. Eine wichtige Entscheidung aus per- sonalwirtschaftlicher Sicht ist die Festle- gung der Struktur der zukünftigen kumente nach Einführung der digitalen zess kann optimiert werden, weil Liege- und Personalakte (Registerstruktur, siehe Abbil- Personalakte verwahrt werden müssen. Wegezeiten entfallen. Bei der späten Archi- dung 3 als Beispiel). Für die Praxis wird empfohlen, zumindest vierung bleiben die Prozesse zunächst In vielen Fällen lehnt sich die neue Struk- die besonders wichtigen Dokumente (wie unverändert, das Papier durchläuft wei- tur an die bisherige Papierakte an, allein Arbeitsverträge) in Papierform aufzube- terhin das Unternehmen. Erst zum Bear- schon um einen Wiedererkennungswert wahren. Diese und andere rechtliche Fra- beitungsende wird das Dokument gescannt. für die Anwender zu erreichen. Empfehlens- gen können nur in Zusammenarbeit mit Die frühe Archivierung ist mit höheren wert ist auch, nicht zu viele Unterstruktu- Betriebsrat, Datenschutzbeauftragtem und Anfangsinvestitionen verbunden, denn es ren festzulegen, weil zukünftig die Benut- Rechtsabteilung geklärt werden. werden auch Dokumente gescannt, die zer neue Dokumente nach diesen Struktu- eigentlich nicht langfristig im Unterneh- ren ablegen und finden müssen. Umgang mit dem Datenbestand men aufzubewahren sind (zum Beispiel In der Konzeptphase muss das Projekt- Da zukünftig elektronisch auf die Perso- eingehende Bewerbungen). team entscheiden, ob zukünftig alle nalakte zugegriffen wird, ist ein Berechti- Im technischen Konzept legen die IT-Spe- gescannten Papierdokumente vernichtet gungskonzept mit genauen Zugriffsrech- zialisten die Systemvoraussetzungen fest. werden oder nicht. Ein elektronisches Doku- ten zu erarbeiten.