E-Interview zum Thema "Digitale Akte: Richtlinien, Datenschutz und Entwicklungsmöglichkeiten" mit Oswald Freisberg, SER Solutions Deutschland GmbH

Virtual Roundtable – Digitale Akte: Richtlinien, Datenschutz und Entwicklungsmöglichkeiten Name: Oswald Freisberg Funktion: Geschäftsführender Gesellschafter Organisation: SER Solutions Deutschland GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, Papierberge waren gestern – mit der digitalen Akte sind im Unternehmen alle Daten auf einen Klick verfügbar. Egal ob in Krankenhäusern, in der Fertigungsindustrie, oder im Personalbereich – die digitale Akte erobert die Unternehmenswelt. Kein Wunder: Die Zeitersparnis, die mit der Digitalisierung einhergeht, ist nur ein nennenswerter Vorteil des technischen Fortschritts. Der Aufwand für die Archivierung und auch der Zeitumfang für die Suche nach benötigten Daten verringern sich wesentlich im Gegensatz zu den Zeiten von „dicken Ordnern und verstaubten Archiven“. Zudem können mehrere Personen gleichzeitig und standortunabhängig auf die Daten zugreifen. Doch was ist zum Aufwand, der zur Pflege der Daten nötig ist, zu sagen? Wer ist dafür zuständig und wie lassen sich die alten Akten optimal ins System integ- rieren? Wie verhält es sich insgesamt mit dem Datenschutz und der Rechtssi- cherheit? Diese und weitere Fragen werden im Rahmen dieses Virtuellen Roundtables von erfahrenen Experten umfassend erörtert. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrter Herr Freisberg, Frageblock 1: Von der Papierakte zur digitalen Akte Viele Unternehmen scheuen den Schritt zur Digitalisierung aufgrund des Auf- wands, die Papierberge erst einmal abzubauen. Was sind einzelne wichtige Schritte, Papierakten in digitale Akten umzuwan- deln? Wie können Betriebe in diesem Prozess unterstützt werden? Welche Dienstleister gibt es und welche Aufgaben übernehmen diese? Besteht alterna- tiv für Unternehmen die Möglichkeit, sich Hard- sowie Software selbst anzu- schaffen? Mit welchem Aufwand (finanziell, personell, zeitlich) muss ein Unter- nehmen rechnen? Oder können digitale Akten u.U. in bestehende ECM- Systeme integriert werden? Antwort: Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie ein Unternehmen den Umstieg auf elektronische Akten gestalten kann. Ist die Rückgriffhäufigkeit auf ältere Akten generell eher gering, startet das Unternehmen, in- dem es zunächst nur neu anzulegende Akten elektronisch erstellt. Der große Altbestand bleibt auf Papier erhalten. Erfordert die Arbeit der Sachbearbeiter einen häufigen Zugriff auch auf ältere Akten, empfiehlt sich bei Einführung eines elektronischen Aktenmanagements die gleichzeitige Mig- ration der papierhaften Altakten in elektronische Akten. Ob dies inhouse erledigt oder ein Dienstleister engagiert wird, hängt von den eigenen Personalkapazitä- ten und von der Aktenmenge ab. Entscheidend für eine schnelle Migration der Altdokumente ist auf jeden Fall der Einsatz einer intelligenten Erfassungssoftware, mit der die Indexierung der digi- talisierten Dokumente automatisiert werden kann, so dass eine automatische Zuordnung der Dokumente zur jeweiligen Akte möglich ist. Den größten Nutzen bringen elektronische Akten, wenn sie in ein ECM-System eingebunden sind. Die reine Umwandlung von Papier- in elektronische Akten verringert zwar den Platzbedarf für Papierakten und macht den Gang ins Archiv überflüssig. Eine wirkliche Verbesserung der Prozesse und damit einer Effizienzsteigerung in der Verwaltung lässt sich jedoch erst dann erzielen, wenn den Mitarbeitern die eAk- ten bei ihren Arbeitsprozessen zur Verfügung stehen. www.competence-site.de Seite 2 Frageblock 2: Formen der digitalen Akte Verschiedene Branchen haben die digitale Akte bereits für sich entdeckt und setzen diese erfolgreich ein. Am weitesten verbreitet scheint die Personalakte zu sein, aber auch andere Wirtschaftszweige setzen zunehmend auf diese Form der Archivierung von Informationen (Patientenakte, Kundenakte, Versi- cherungsakte, etc.). Welche weiteren Formen von digitalen Akten sind zu nennen? Welchen Nutzen und welche Vorteile bringt die digitale Akte Ihren Kunden? Für welche Unter- nehmensgrößen macht der Einsatz digitaler Akten am meisten Sinn; gibt es besondere Anforderungen, die ein Unternehmen für den Einsatz erfüllen muss? Antwort: Elektronische Akten lassen sich vielfältig einsetzen: SER hat auf Basis seiner branchenunabhängigen Records Management- Technologie schon die unterschiedlichsten Aktenlösungen implementiert, z.B. Personalakten, Kundenakten, Lieferantenakten, Versicherungsakten, Projektakten, aber auch so spezielle wie Schiffsakten, Messeakten, Hausanschlussakten oder Elektronische Patienten- akten (EPA). Unternehmen, die sich für unser Records Management entschei- den, erwerben ein Solution Package für ihren konkreten Anwendungsfall, z.B. die Personalakte. Es beruht auf einer bewährten Standard-Technologie, die kontinuierlich weiterentwickelt wird. Auf dieser Systemplattform können dann schnell und unproblematisch weitere Anwendungen in anderen Abteilungen eingeführt werden, z.B. Kundenakten im Vertrieb und Vertragsakten in der Rechtsabteilung. Denn nicht die Lösung soll Anforderungen an das Unterneh- men stellen, sondern das Unternehmen definiert die Bedingungen für die Konfi- guration der Lösung. So profitieren Unternehmen von der elektronischen Akte als InformationsCockpit, das alle Informationen zu einem Objekt (Kunde, Liefe- rant, Immobilie, Mitarbeiter, Partner, Projekt usw.) zusammenführt - egal ob es sich um aktuelle Umsätze aus dem ERP System, alle relevanten Dokumente oder laufende Vorgänge im Unternehmen handelt. www.competence-site.de Seite 3 Frageblock 3: Datenschutz Gerade in Bezug auf Compliance-Richtlinien kann der Einsatz digitaler Akten eine besondere Herausforderung für die anwendenden Unternehmen darstel- len. Wie wird der Datenschutz in und im Umgang mit einer digitalen Akte gewähr- leistet? Wer kann auf die Daten zugreifen und wann kann man die Papierakten nach der Digitalisierung vernichten? Welche rechtlichen Vorschriften bzw. Standards muss ein Unternehmen im Umgang mit digitalen Akten beachten? Antwort: Umgekehrt wird ein Schuh draus! Um die steigenden Anforderungen der verschiedensten nationalen und internationalen Compliance-Richtlinien wie SOX, Basel II, GoBS, GDPdU, KonTraG etc. überhaupt noch erfüllen zu können, brauchen Unternehmen digitale Akten. Denken Sie z.B. nur an den wichtigen Bereich der Vertragsverwaltung. Um einen vollständigen Überblick über alle im Unterneh- men abgeschlossenen Verträge und ihre Historie samt Schriftverkehr zu erhal- ten, braucht man zwingend ein elektronisches Vertragsmanagement auf der Basis von Vertragsakten. Denn die originalen Papierdokumente sind meist über das Unternehmen verstreut. Einen standortunabhängigen Zugriff gibt es nicht. Für den Datenschutz bei eAkten sorgt eine ausgefeilte Rechteverwaltung. Da- mit lässt sich exakt definieren, wer Einsicht in welche Akten, Vorgänge und Do- kumente nehmen darf und wer nicht. Berechtigungen sollten bezogen auf die unterschiedlichen Aktentypen und ihre Aktenmodelle definiert und den jeweils generierten Akten „mitgegeben“ werden können. Darüber hinaus sollten sich auch Ordner bzw. Register mit Berechtigungen versehen lassen. Auf dieser Grundlage kann dann auch explizit festgelegt werden, welche Rollen (=Gruppen) und damit User z.B. Lese-, Schreib- oder Änderungsrechte erhal- ten. Eine weitere wichtige Compliance-Anforderung ans Aktenmanagement ist die Überwachung von Aufbewahrungsfristen und die Löschung von Akten (Re- tention Management). Sie können im Aktenmodell hinterlegt bzw. durch die Po- sition der Akte im Ablageplan definiert werden. www.competence-site.de Seite 4 Frageblock 4: Schnittstellen in der digitalen Akte Sobald alle relevanten Akten digitalisiert wurden, müssen sich diese im laufen- den Prozess etablieren bzw. sollten einen spürbaren Nutzen bringen. Welche Möglichkeiten für Schnittstellen hat eine digitale Akte? Welche Vorteile hat die Anbindung an das Abrechnungssystem oder Archiv eines Unterneh- mens? Welche Features sind hier für Unternehmen besonders vorteilhaft? Antwort: Eine isolierte Aktenlösung bringt nur einen geringen Nutzen für das Unternehmen. Erst wenn die elektronischen Akten in ein unternehmensweites Informationsmanagement eingebettet sind, lassen sich Verbesserungen für die Prozesse erzielen. Die erste Integrationsebene ist daher die so genannte ECM-Kette, wie sie integrierte ECM-Suiten wie DOXiS4 bieten. Hierbei fügt sich das Records Ma- nagement nahtlos in DMS-, eArchiv- und Workflow-Funktionalitäten ein. Damit ist sichergestellt, dass die Akteninhalte mit DMS-Funktionen bearbeitet, mit Workflow Management unternehmensweit in Vorgängen verfügbar und im Ar- chiv sicher abgelegt sind. Besonders wichtig ist hierbei die Integration der e- Mail-Kommunikation in die eAkten und damit auch in die Geschäftsprozesse. Eine automatisierte Zuordnung der eMails zur passenden Akte wird über den Geschäftskontext gesteuert. SER hat dies über DOXiS4 Intelligent Context Control realisiert. So führen die eMails kein „Eigenleben“ und die weitere Bear- beitung kann effizient, thematisch exakt und zeitnah erfolgen. Die zweite Integrationsebene sind die verschiedensten Fachanwendungen im Unternehmen.