E-Interview zum Thema "Digitale Akte: Richtlinien, Datenschutz und Entwicklungsmöglichkeiten" mit Thomas Eggert, TDS HR Services & Solutions

Virtual Roundtable – Digitale Akte: Richtlinien, Datenschutz und Entwicklungsmöglichkeiten Name: Thomas Eggert Funktion: Geschäftsführer Organisation: TDS HR Services & Solutions Liebe Leserinnen und liebe Leser, Papierberge waren gestern – mit der digitalen Akte sind im Unternehmen alle Daten auf einen Klick verfügbar. Egal ob in Krankenhäusern, in der Fertigungsindustrie oder im Personalbereich – die digitale Akte erobert die Unternehmenswelt. Kein Wunder: Die Zeitersparnis, die mit der Digitalisierung einhergeht, ist nur ein nennenswerter Vorteil des technischen Fortschritts. Der Aufwand für die Archivierung und auch der Zeitumfang für die Suche nach benötigten Daten verringern sich wesentlich im Gegensatz zu den Zeiten von „dicken Ordnern und verstaubten Archiven“. Zudem können mehrere Personen gleichzeitig und standortunabhängig auf die Daten zugreifen. Doch was ist zum Aufwand, der zur Pflege der Daten nötig ist, zu sagen? Wer ist dafür zuständig und wie lassen sich die alten Akten optimal ins System integ- rieren? Wie verhält es sich mit dem Datenschutz und der Rechtssicherheit? Diese und weitere Fragen werden im Rahmen dieses Virtuellen Roundtables von erfahrenen Experten umfassend erörtert. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrter Herr Eggert, Frageblock 1: Von der Papierakte zur digitalen Akte Viele Unternehmen scheuen den Schritt zur Digitalisierung aufgrund des Auf- wands, die Papierberge erst einmal abzubauen. Was sind einzelne wichtige Schritte, Papierakten in digitale Akten umzuwan- deln? Wie können Betriebe in diesem Prozess unterstützt werden? Welche Dienstleister gibt es und welche Aufgaben übernehmen diese? Besteht alterna- tiv für Unternehmen die Möglichkeit, sich Hard- sowie Software selbst anzu- schaffen? Mit welchem Aufwand (finanziell, personell, zeitlich) muss ein Unter- nehmen rechnen? Oder können digitale Akten u.U. in bestehende ECM-Sys- teme integriert werden? Antwort: Beim Umstieg auf die „digitale Personalakte“ müssen Unternehmen zunächst entscheiden, ob sie die vorhandenen Akten vollständig oder nur teilweise digitalisieren wollen. Gleichzeitig sollte geprüft werden, inwieweit die Akten „bereinigt“ werden müssen, also ob nicht mehr benötigte Inhalte vernichtet werden können. Der nächste Schritt ist die Konzep- tion einer Register- und Berechtigungsstruktur für die digitalen Akten. Hier stel- len sich zum Beispiel folgende Fragen: Wie soll die neue Akte aussehen? Wer darf darauf zugreifen? Bevor die Akten dann eingescannt werden, sollten die Projektverantwortlichen klären, in welche Kategorien die Daten eingeteilt und wie sie verschlagwortet werden. Besonders wichtig ist es, eindeutige Zuord- nungskriterien zu entwickeln. Hier eignet sich die Personalnummer, um einen reibungslosen Datenaustausch zwischen den verschiedenen Systemen zu ge- währleisten, also zum Beispiel zwischen der Archivierungs- und der Personal- software. Nach Abschluss der Digitalisierung fällt die Entscheidung, was mit den Papierakten geschehen soll. Hier liegt es in der Verantwortung der Unternehmen, über eine mögliche Ver- nichtung der Akten zu entscheiden. Im letzten Schritt gilt es, einen Prozess zu entwickeln, wie mit neuen Einträgen umzugehen ist, also wer neue Personalak- ten einscannt und wie diese in das System eingepflegt werden. www.competence-site.de Seite 2 Dabei können wir unsere Kunden mit Best Practices unterstützen, die auf der Erfahrung aus zahlreichen Projekten basieren. Bei der Umstellung auf die „digitale Personalakte“ bieten wir von TDS dem Kunden einen Rundum-Service: Er reicht vom Scannen der Akten über die Imp- lementierung eines neuen Systems inklusive aller nötigen Schnittstellen bis hin zur Aufbewahrung der Papierakten. Eine Übernahme bestehender Akten ist dabei in der Regel problemlos möglich. www.competence-site.de Seite 3 Frageblock 2: Formen der digitalen Akte Verschiedene Branchen haben die digitale Akte bereits für sich entdeckt und setzen diese erfolgreich ein. Am weitesten verbreitet scheint die Personalakte zu sein, aber auch andere Wirtschaftszweige setzen zunehmend auf diese Form der Archivierung von Informationen (Patientenakte, Kundenakte, Versi- cherungsakte, etc.). Welche weiteren Formen von digitalen Akten sind zu nennen? Welchen Nutzen und welche Vorteile bringt die digitale Akte Ihren Kunden? Für welche Unter- nehmensgrößen macht der Einsatz digitaler Akten am meisten Sinn, bzw. gibt es besondere Anforderungen, die ein Unternehmen für den Einsatz erfüllen muss? Antwort: Der Schwerpunkt von TDS liegt auf der digitalen Personalakte. Allerdings bedienen wir auch bestimmte Branchen - zum Beispiel die Finanzindustrie - mit Lösungen für die digitale Akte. So haben wir für die Team-Bank ein Projekt zur digitalen Kreditakte realisiert. Die digitale Personalakte bietet dem Kunden viele Vorteile: Zunächst einmal werden die zuständigen Mitarbeiter von einer Reihe lästiger Administrations- aufgaben entlastet. Gleichzeitig verbessert sich die Qualität der Personalarbeit, da die Verantwortlichen schnell und standortunabhängig auf die Akten zugreifen können. Daher eignet sich die digitale Akte besonders für solche Unternehmen, die dezentral organisiert sind. Die elektronische Personalakte ist außerdem we- sentlich flexibler als die papierne. Möchte etwa ein Mitarbeiter oder eine Füh- rungskraft in eine bestimmte Akte Einsicht nehmen, kann der Zugriff darauf in- dividuell und zeitgesteuert freigegeben werden. Und schließlich reduziert das Unternehmen mit der digitalen Personalakte seine Lager- und Registraturkosten deutlich. Ab wann sich der Einsatz der digitalen Personalakte lohnt, hängt vom Einzelfall ab. Grundsätzlich gilt: Je größer ein Unternehmen, umso höher das Einsparpotenzial. Ab einer Mitarbeiterzahl von etwa 200 ist die Einführung eines solchen Systems lohnenswert. Wenn man bedenkt, dass bei der Arbeit mit Do- kumenten 50 bis 80 Prozent der Zeit auf das Suchen entfallen, wird deutlich, dass Unternehmen ihre Kosten mit der digitalen Akte deutlich reduzieren kön- nen. www.competence-site.de Seite 4 Frageblock 3: Datenschutz Gerade in Bezug auf Compliance-Richtlinien kann der Einsatz digitaler Akten eine besondere Herausforderung für die anwendenden Unternehmen darstel- len. Wie wird der Datenschutz in und im Umgang mit einer digitalen Akte gewähr- leistet? Wer kann auf die Daten zugreifen und wann kann man die Papierakten nach der Digitalisierung vernichten? Welche rechtlichen Vorschriften bzw. Standards muss ein Unternehmen im Umgang mit digitalen Akten beachten? Antwort: Die Frage des Datenschutzes kann gar nicht hoch genug eingestuft werden. Denn die Integrität der Dokumente muss unbedingt gewährleistet sein. Entscheidende Aspekte dabei sind eine definierte Berechtigungsstruktur, die dafür sorgt, dass nur befugte Personen auf die Daten zugreifen können. Zusätzlichen Schutz bietet außerdem die Ver- schlüsselung der Dateien. Darüber hinaus sollten Unternehmen bei der Aus- wahl des Dienstleisters darauf achten, dass dieser ein zertifiziertes und leis- tungsfähiges Rechenzentrum betreibt. TDS bietet ihren Kunden durch moderne Technologien ein Maximum an Sicherheit und Hochverfügbarkeit. Damit eine digitale Personalakte allen rechtlichen Anforderungen gerecht wird, müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein: Eine ordnungsgemäße Archivierung ist beispielsweise durch sicheres Scannen, sichere Ablage, sichere Wiedergabe und eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation gegeben. Die Archivie- rung entsprechend den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit bedeutet auch Beweissicherheit der Personaldokumente. Auch die Gerichte erkennen bei arbeitsrechtlichen Prozessen mittlerweile in der Regel digitale Personalakten an. Voraussetzung dafür ist jedoch das korrekte Führen dieser Akte – wie bei der klassischen Papierakte auch. www.competence-site.de Seite 5 Frageblock 4: Schnittstellen in der digitalen Akte Sobald alle relevanten Akten digitalisiert wurden, müssen sich diese im laufen- den Prozess etablieren bzw. sollten einen spürbaren Nutzen bringen. Welche Möglichkeiten für Schnittstellen hat eine digitale Akte? Welche Vorteile hat die Anbindung an das Abrechnungssystem oder Archiv eines Unterneh- mens? Welche Features sind hier für Unternehmen besonders vorteilhaft? Antwort: Auch in der Frage der Schnittstellen hat die digitale Personalakte- Software von TDS eine Antwort. Der TDS-Lösung liegt ein klassi- sches Drei-Schichten-Modell zu Grunde: In der untersten Ebene ist das revisionssichere Archiv, in der mittleren die digitale Personalakte, darüber die Personalsoftware. Entscheidend ist, dass der Datenaustausch zwi- schen diesen drei Schichten reibungslos verläuft. Dies garantieren die von uns zur Verfügung gestellten Schnittstellen. Für eine eindeutige Zuordnung der Ak- ten sorgt dabei in der Regel die Personalnummer. Die von TDS eingesetzte Software für die digitale Akte arbeitet mit allen gängigen Personalsystem- und Archivierungs-Programmen wie zum Beispiel von FileNet zusammen. Daneben können Standard SAP- und MS Office-Anwendungen problemlos integriert wer- den. Für die Administration muss nicht einmal eine spezielle Software installiert werden, denn die digitale Personalakte kann ganz einfach über den Browser verwaltet und benutzt werden.