Elektronische Personalakte

Elektronische Personalakte LÖSUNGSBESCHREIBUNG HRM Lösung Elektronische Personalakte Inhaltsübersicht Die Herausforderung 3 Ihre Ziele 3 Unsere Lösung 3 Die Leistungs-Highlights 4 Kurzbeschreibung der Kernfunktionen 4 Struktur und Funktionalität der Benutzeroberfläche 7 Optionale Funktionen 8 Der Wertbeitrag der Elektronischen Personalakte 10 Ihr Hauptnutzen auf einen Blick 10 Konversion papiergebundener HR-Dokumente und Personalakten 11 Nutzung der Elektronischen Personalakte «On Demand» 11 I2I INTELLIGENT I DOCUMENT I PROCESSING (IDP) Scalaris Document Management Solutions (DMS) Die Herausforderung Viele Unternehmen verwalten ihre Personal- informationen immer noch auf traditionelle Weise. Das bedeutet: für jeden aktiven und ausgeschiedenen Mitarbeiter existiert eine mehr oder weniger umfangreiche Papierakte, die so lange aufbewahrt wird, wie es der Ge- setzgeber verlangt. Die Erfassung, Ablage und Verwaltung papiergeführter Personalakten ist nicht nur manuell aufwändig. Auch der damit verbundene Zeit- und Personalbedarf ist erheb- lich - umso mehr, je größer die Mitarbeiterzahl. Überdies bietet diese Praxis nicht nur mit Blick auf den erforderlichen Platzbedarf, sondern auch hinsichtlich der Zugriffs- möglichkeiten entscheidende Nachteile, die eine eng verzahnte Zusammenarbeit von Linien-Managern und HR-Abteilungen beeinträchtigen. Denn... » der Zugriff auf die Personalakten ist ortsgebunden. » ein gleichzeitiger Mehrfachzugriff auf relevante Dokumente in Personalakten ist nur nach zusätzlichem Kopieraufwand möglich. » wichtige Originaldokumente können beschädigt werden oder verloren gehen. Ihre Ziele » Zentrale Speicherung der gesamten Personaldokumente » Schneller, zuverlässiger und standardisierter Online-Zugriff für alle autorisierten Benutzer » HR-Archiv, das die rechtlichen Anforderungen bezüglich Datenschutz, Aufbewah- rungsfristen und Zugriffsrechte erfüllt » Zuverlässige Automatisierung der damit verbundenen Prozesse im Einklang mit den betrieblichen Abläufen Unsere Lösung Die Elektronische Personalakte bietet die erforderliche Flexibilität für eine vollumfäng- liche Integration in HR-Systemumgebungen und verfügt über entsprechende Schnitt- stellen. Die Lösung unterstützt die Personaladministration, die Personalführung und die Personalbetreuung gleichermaßen. Dies ermöglicht der HR-Abteilung, sowohl den komplexen gesetzlichen Vorschriften als auch den steigenden Sicherheits- und Leis- tungsanforderungen gerecht zu werden. I3I HRM Lösung Elektronische Personalakte Die Leistungs-Highlights » Einlesen eingescannter oder elektronischer Dokumente via XML-Schnittstelle » Revisons- und fälschungssichere Archivierung der HR-Dokumente in kunden- spezifisch strukturierten Personalakten » Einheitliche Gesamtsicht auf alle vorhandenen Personaldaten » Mit dem bestehenden HR-System synchronisiertes Berechtigungssystem » Online-Zugriff und -Einsicht in Personalakten mit benutzerfreundlichen Such-, Preview-und Browsing-Funktionen » Index- und Volltextsuchen über das gesamte Personalarchiv, in einzelnen Akten oder Dokumenten eines bestimmten Typs (z.B. Zeugnisse) » Terminierbare Löschung von Dokumenten oder Akten nach Ablauf der vorge- schriebenen Aufbewahrungsfrist » Anbindung von DMS, Archiv- und Workflowsystemen über entsprechende Schnitt- stellen Dies führt zu einer Erhöhung der Qualität in der Personalarbeit und ermöglicht gleich- zeitig eine Reduzierung der Prozess- und Raumkosten. Ein weiterer Pluspunkt der Elektronischen Personalakte ist die Archivorganisation auf Basis einer vom Kunden selbst festgelegten Aktenstruktur. Dies erleichert und be- schleunigt die Bearbeitung und Verwaltung von Personalakten und bringt dadurch er- hebliche Zeit- und Kostenvorteile. Die gesamte Architektur der Lösung ist auf hohe Sicherheit ausgerichtet. Neben den gesetzlichen Archivierungspflichten und -anforderungen bietet das Sicherheits-Kon- zept auch die notwendigen Recovery- und Datensicherungs-Prozesse. Die bedarfsge- recht definierbare Rechteverwaltung (Berechtigungssystem) garantiert eine zuverläs- sige Absicherung der gespeicherten Daten und Akten gegen jeglichen unberechtigten Zugriff. Erfolgte Zugriffe und Bearbeitungsschritte sind zudem auf Akten- und Do- kumentenebene registriert und von berechtigten Personen jederzeit einsehbar und nachvollziehbar. Die Elektronische Personalakte basiert auf einem prozessorientierten Content Ma- nagement. Dies ermöglicht die Integration eines Workflows für zukünftige Erweite- rungen und Anforderungen der Prozessbearbeitung in der gesamten Personaladmi- nistration. Kurzbeschreibung der Kernfunktionen Suchmöglichkeiten Die Elektronische Personalakte bietet folgende Suchmöglichkeiten an: » Standard-Suche nach Personalakten über deren Index-Werte, wie z.B. Personal- nummer, Name, Vorname, etc. » Suche von Dokumenten innerhalb einer Personalakte oder eines Registers ge- mäss der kundenspezifischen Indizes oder nach dem Dokumenteninhalt (Volltext) » Suche über Datum nach vorgegebenen Perioden: - letzte 1 bis n Monate oder 1 bis n Jahre (definierte Filterfunktion) - innerhalb eines Zeitraumes von (Datum 1) - bis (Datum 2) I4I INTELLIGENT I DOCUMENT I PROCESSING (IDP) Scalaris Document Management Solutions (DMS) Suchmaske Geöffnete Akte mit Dokumentenansicht I5I HRM Lösung Elektronische Personalakte Visualisierung Die Anzeige der elektronischen Personalakten ist in mehrere Bereiche unterteilt: » Baumstruktur: gesamter Aktenbaum oder Register der aktiven Personalakte » Mitarbeiterinfo mit Foto (in Vorbereitung) » Suchbereich für Index- und Volltextsuche » Trefferliste mit Status » Image-Viewer zur Anzeige des selektierten Dokuments » Kleinbild-Preview der Dokumente als Thumbnails für ein schnelles und bequemes Blättern innerhalb von Personalakten Selektierte Dokumente können im PDF-Format und im JPG-Format angezeigt, flexibel gezoomt, rotiert, ausgedruckt oder via Email versandt werden. Zugriffsschutz Der Informationszugriff wird durch die Autorisierungs-Kontrolle auf Akten-, Register- und/oder Dokumentenebene geregelt. Die Authentifizierung kann innerhalb der Elektronischen Personal- akte oder über die Integration mit dem bestehenden HR-System er- folgen. Temporärer Zugriff auf eine Personalakte Die Freigabe von Personalakten für den temporären Zugriff auf spezifische Personalin- formation ist mit der Elektronischen Personalakte problemlos möglich. Soll einem Mitarbeiter, Personen in beratenden Funktionen, Vorgesetzten, etc. ein temporärer Zugang zu einer Personalakte gewährt werden, kann diese - für einen ein- maligen Zugriff oder für einen bestimmten Zeitraum - durch einen entsprechend au- torisierten HR-Mitarbeiter freigegeben werden. Bei der temporären Freigabe von Personalakten können ferner explizit einzelne Regis- ter oder Dokumente freigegeben resp. gesperrt werden. Auch hier kann der autorisier- te HR-Mitarbeiter den Zeitraum der temporären Freigabe exakt bestimmen. Aufbewahrungsfrist Die Dokumente werden aufgrund der pro Dokumentengruppe, Register (Ordner) einstell- baren Aufbewahrungsfrist im System gehalten. Die Aufbewahrungsfrist ist durch ver- schiedene Events steuerbar, z.B. Erstelldatum des Dokuments, Austrittsdatum des Mit- arbeiters etc. Die definitive Löschung eines Dokuments muss durch eine berechtigte Person bestä- tigt werden. I6I INTELLIGENT I DOCUMENT I PROCESSING (IDP) Scalaris Document Management Solutions (DMS) Struktur und Funktionalität der Benutzeroberfläche Dossierbaum Darstellung der gesamten Akte als grafischer Baum. Anzeige der einzelnen Register mit Information über die Anzahl der Dokumente im Register, die flexibel verändert oder hinzugefügt werden können. Pro Mitarbeiter-Dossier kann auch ein temporäres Ar- beitsregister angelegt werden. Dieses Register kann selektierte Dokumente zur Bearbeitung eines Personal- vorgangs aufnehmen, so dass Dokumente während der Vorgangsbearbeitung nicht immer wieder gesucht oder ausgedruckt werden müssen. Die Dokumente werden über einen Link dargestellt. Suchkriterien Innerhalb einer Akte oder eines Registers kann nach dem gesamten Volltext gesucht werden. Dokumenten- Beim Öffnen eines Registers oder nach einer Suchabfra- details ge erscheint eine Trefferliste aller enthaltenen oder selek- tierten Dokumente.