Elektronische Rechnungslegung - erst digitale Signatur schafft Rechtskonformität

Elektronische Rechnungslegung Erst eine digitale Signatur macht aus einem „normalen“ PDF eine rechtskonforme elektronische Rechnung Die Rechnung ist Kernelement des Mehrwertsteuersystems in Europa. Sie berechtigt den Käufer zum Vorsteuerabzug. Der Gesetzgeber hat der zunehmenden elektronischen Rechnungsabwicklung entsprochen und die elektronische Rechnung auf Grund der Europäischen Rechnungsrichtlinie umsatzsteuerlich akzeptiert. Die Übermittlung elektronischer Rechnungen ist laut §14 Abs. 3 Nr. 1 UStG gestattet, sofern die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind. Laut § 14 Abs.1 Satz 2 UStG ist zusätzlich die Zustimmung des Empfängers nötig. Diese Zustimmung kann auch formlos erfolgen. Es ist ausreichend, dass die elektronische Übermittlung von Rechnungen praktiziert und damit stillschweigend akzeptiert wird. Um die Sicherheit gewährleisten zu können, dass die Rechnung auch wirklich vom in der Rechnung benannten Versender stammt und dass der Inhalt nicht unbemerkt manipuliert wurde, sieht die Richtlinie den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur vor. Nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versendete Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug. Unter einer elektronischen Signatur versteht man Daten, mit denen sich die Urheberschaft (Authentizität) von elektronischen Daten prüfen lässt. Eine digitale Signatur ermöglicht es, ein elektronisches Dokument (e-Mail, PDF, XML, etc.) eindeutig und nachvollziehbar mit der unterzeichnenden Person zu verbinden und erfüllt somit bezüglich der elektronischen Daten den gleichen Zweck wie eine eigenhändige Unterschrift bei gedruckten oder handgeschriebenen Dokumenten. Es wird unterschieden zwischen einer einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur. Eine digitale Signatur zeichnet sich durch folgende Merkmale aus. Der Empfänger eines signierten Dokuments kann die Identität des Erstellers überprüfen. Es kann sichergestellt werden, dass das Dokument auf dem Weg vom Versender zum Empfänger nicht verändert wurde. Und dem Aussteller einer Signatur darf es nicht möglich sein, die Handlung des Signierens zu leugnen. Um diese Eigenschaften zu erfüllen, werden Methoden und Erkenntnisse aus der Kryptographie angewandt. Ein ordnungsgemäß signiertes Dokument wie z.B. eine elektronische Rechnung erhält man durch das Mitsenden des Hashwertes mit dem eigentlichen Dokument. Der Hashwert ist eine Zahl/Zeichenfolge, die aus einem Dokument oder einem Programm errechnet wird. Vereinfacht ist er vergleichbar mit einer Prüfsumme / Quersumme. Anhand des Hash-Wertes kann man eine Datei eindeutig kennzeichnen und erkennen. Dieser Hashwert wird mittels Verschlüsselung geschützt. Zur Verschlüsselung wird ein Schlüsselpaar verwendet. Der private Schlüssel wird für die Erzeugung der Signatur verwendet (Signaturschlüssel) und der öffentliche Schlüssel für die Prüfung (Signaturprüfschlüssel). Die Prüfung einer digitalen Signatur erfolgt mit Hilfe des entsprechenden öffentlichen Schlüssels, der Signatur und der Nachricht. Das Ergebnis der Prüfung zeigt an, ob die Signatur mit dem (zum öffentlichen Schlüssel korrespondierenden) privaten Schlüssel für diese Nachricht berechnet wurde. Somit lassen sich Fälschungen der Signatur, nachträgliche Verfälschungen der Nachricht und die Urheberschaft der Signatur prüfen. Für die elektronische Rechnungslegung bedarf es einer qualifizierten Signatur (§14 Abs. 3 Nr. 1 UStG). Es ist dies eine elektronische Signatur, die  auf einem im Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültigen qualifizierten Zertifikat beruht und  mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt wurde. Eine qualifizierte elektronische Signatur räumt den Schlüsselzertifikaten nur eine begrenzte Gültigkeit ein und stellt die Bedingung, dass die organisatorisch- technischen Anforderungen an den Zertifikatsherausgeber (Trust-Center) durch eine unabhängige Organisation überprüft wurden. Mit dem entsprechenden Wissen ausgestattet bzw. mit der Wahl des richtigen Anbieters ist die Umstellung auf die elektronische Rechnungslegung für Unternehmen einfacher als man nach diesen Ausführungen meinen könnte. Die vollständig digitale Abwicklung von Geschäftsprozessen im Allgemeinen, und der Rechnungslegung im Speziellen, bietet bisher kaum genutztes Einsparungspotential bezüglich Kosten und Zeit. Durch die Vermeidung von Medienbrüchen vom Empfang über die Verarbeitung bis zur Archivierung der Rechnung wird der Rechnungsprozess nachhaltig optimiert. Das Einsparungspotential verspricht, abhängig vom Rechnungsvolumen, raschen Return on Investment. Je nach Unternehmensgröße bzw. Anzahl der Rechnungen gibt es für Unternehmen verschiedene Möglichkeiten. Für kleine Unternehmen oder bei geringer Rechnungsanzahl bietet es sich an, Signturlösungen auf auf einem lokalen PC zu verwenden. Das elektronische Dokument wird nach seiner Erstellung manuell digital signiert. Dieser Vorgang muss für jedes Dokument einzeln erfolgen. Die Ablage der elektronischen Rechnungen muss bei allen Unternehmen, auch bei kleinen Gesellschaften, revisionssicher erfolgen. Bei höherem Rechnungsvolumen sollte dieser Prozess automatisiert werden. Es gilt dann z.B.: mehrere Berechtigte erstellen e-Rechnungen, das Zertifikat für die qualifizierte Signatur liegt am Server, ein Berechtigter signiert die Rechnungen, eventuell auch ein ganzen Stapel auf einmal. Die Rechnungen werden am Server signiert und können weiter versendet werden. Eine weitere Möglichkeit stellt das Outsourcing der elektronischen Rechnungen dar. Es gibt eine ganze Anzahl von Anbietern, die Ihnen das Erstellen der elektronischen Rechnung, zumeist auch das Prüfen und eventuell auch das Archivieren, abnehmen. Ziel ist es zumeist, unter dem Preis des Portos mit Verpackung zu bleiben. Das Outsourcing kann sich aber auch auf den gesamten Rechnungsprozess erstrecken. Dies bedeutet, dass ein Fakturasystem an das Rechnungssystem des Anbieters ankoppelt wird. Dieser wird dann, anhand der Rechnungsdaten erkennen (zumeist in Kombination mit den Stammdaten), ob er einem Kunden die Rechnung in Papierform oder als elektronische Rechnung zusendet. Ziel ist es, im Laufe der Zeit den größten Teil der Kunden auf elektronische Rechnungen umzustellen. Absender und Versender sind gemäß § 14 Abs. 1 UStG zur Aufbewahrung der Rechnung verpflichtet. Bei elektronisch übermittelten Fechnungen hat der Unternehmer neben der Rechnung auch die Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren. Der Empfänger einer elektronischen Rechung ist zudem verpflichtet, dass er einen Nachweis der Integritäts- und Authenitizitätsprüfung erbringen kann. Bessere Lsöungen zeichnen sich dadurch aus, dass dieser Nachweis keine Komplexität erhöht sondern direkt in der elektronischen Originalrechnung aufbewahrt werden kann. Die vorliegenden rechtlichen Ausführungen stützen sich weitgehendst auf die am 29. Januar 2004 vom Bundesfinanzministerium veröffentlichte „Umsetzung der Richtlinie 2001/115/EG“. Walter Sieberer Geschäftsführender Gesellschafter xyzmo Software GmbH www.xyzmo.com