Fusion beschleunigte Einführung der elektronischen Personalakte

AGRAVIS Raiffeisen AG Fusion beschleunigte Einführung der elektronischen Personalakte HyperDoc HR, die elektronische Personalakte von IQDoQ, ist seit Oktober 2005 im Echtbetrieb Innerhalb von einem halben Jahr führte die AGRAVIS Raiffeisen AG eine digitale Personalakte ein, um dem Bereich Human Resources einen schnellen und direkten Zugang zu allen Personalinformationen zu ermöglichen. Im Juli 2004 ist die AGRAVIS Raiffeisen AG durch den Zusammenschluss zweier Raiffeisen- Hauptgenossenschaften entstanden. Als Folge dieser Fusion gibt es heute zwei Zentralen in Münster und Hannover. Entsprechend waren auch die Personalakten auf zwei Standorte verteilt. Auf Initiative der Personalleiterin Uta Löffler wurde das Projekt Digitale Personalakte Anfang 2005 mit hoher Priorität behandelt. „Überlegungen, die physischen Akten elektronisch verfügbar zu machen, gab es am Standort Münster bereits seit längerem. Aber durch die räumliche Trennung wurde eine solche Lösung wirklich notwendig und dringlich“, erklärt Uta Löffler. Immerhin war auch die Zahl der Mitarbeiter damit von knapp 2.000 auf über 4.000 angestiegen. Um Kopien der persönlichen Daten von Mitarbeitern zu vermeiden, wurden im Pendelverkehr immer wieder Personalakten zwischen Münster und Hannover hin und her geschickt. Ein detailliertes Pflichtenheft regelte die Rahmenbedingungen für das Projekt „E-PAK“ (E-PAK steht für Elektronische Personalakte) sowie inhaltliche Fragen der digitalen Personalakte und gab den Anbietern Aufschluss über Fragen der Infrastruktur und Datensicherheit. Am Pflichtenheft mitgewirkt hat auch das Beratungsunternehmen RölfsPartner aus Düsseldorf, welches die Fusion zur AGRAVIS Raiffeisen AG insgesamt begleitete. Mehrere am Markt bekannte Lösungen wurden daraufhin evaluiert. Am Entscheidungsprozess waren Anwender aus verschiedenen Bereichen beteiligt. Die Lösung HyperDoc HR überzeugte besonders mit ihrer modernen, benutzerfreundlichen Oberfläche und hinsichtlich ihrer Funktionalitäten. Projektstart gemeinsam mit dem Dokumentenmanagement- Anbieter IQDoQ, Bad Vilbel, war im März 2005. Unter der Projektleitung von Roland Schäfer aus dem Personalbereich der AGRAVIS Raiffeisen AG wurde zunächst eine Analyse vorgenommen und die vorhandene Infrastruktur untersucht. IQDoQ legte daraufhin ein Konzept vor, wonach HyperDoc HR implementiert wurde. Wichtig war für die AGRAVIS Raiffeisen AG vornehmlich eine 1:1-Abbildung der physischen Akten. Darüber hinaus wurde die digitale Personalakte an das Personalabrechnungssystem Paisy angebunden. Akten-Altbestand wurde extern gescannt Einen Großteil des Projekts machte das Digitalisieren des physischen Aktenbestands aus. Insgesamt handelte es sich hier um 4.200 aktuelle Akten, die Mitarbeiter des Unternehmens intern aufbereiteten. Danach wurden die Dokumente beim Scandienstleister MicroData in Hamburg digitalisiert. Damit die Dokumente dort richtig klassifiziert werden konnten, wurde während der Aufbereitung vor jedes einzelne Dokument in einer Personalakte ein Scandeckblatt eingeschoben. Diese waren jeweils mit einem Barcode versehen, nach dem sich beispielsweise Lebensläufe, Bewerbungen oder Zeugnisse automatisiert den entsprechenden Aktenrubriken zuordnen ließen. Insgesamt wurden rund 300.000 Seiten digitalisiert und die elektronischen Daten dann sukzessive an das elektronische Archiv übergeben, wo sie den Mitarbeitern für die Recherche zur Verfügung stehen. Mit großer Sorgfalt hat das Projektteam darauf geachtet, die zahlreichen Akten bestimmungsgemäß aufzubereiten und diese vollständig in das elektronische Archiv einzubinden. Dass alle Akten nach dem Scannen wirklich in HyperDoc HR zur Verfügung standen, wurde per Stichprobenkontrolle überprüft. Die Kopplung der Personalakte mit dem Lohnabrechungssystem PAISY sorgt ebenfalls für Datenkonsistenz: PAISY ist als führendes System angelegt und enthält alle Mitarbeiterstammdaten. In einem monatlichen, automatisierten Prozess werden diese Stammdaten an HyperDoc HR übertragen. Auf diese Weise aktualisieren sich dann auch in der Personalakte typische Angaben wie Adressen, Familienstand und neue Nachnamen durch Heirat. Weiterhin wird auf Basis der PAISY-Daten in der Personalakte auch eine Gehaltshistorie geführt. Sicherheit wird groß geschrieben Großes Augenmerk verdient bei der Einführung einer Digitalen Personalakte das Thema Datenschutz. Alle Dokumente aus HyperDoc HR sind verschlüsselt abgelegt und werden beim Abruf über das Netzwerk streckenverschlüsselt. Zwei Mitarbeiter des Personalbereichs der AGRAVIS Raiffeisen AG haben Administrator-Rechte und können Zugriffsberechtigungen für die Mitarbeiter vergeben. Die HyperDoc-HR-Lösung wird separat gesichert und ist damit getrennt von den sonstigen Backupläufen im Unternehmen. Damit und durch die Verschlüsselung der Dokumente ist sichergestellt, dass der IT-Bereich keinen Zugriff auf Dokumente aus Personalakten hat. Die Zugriffsberechtigungen wurden dediziert vergeben und splitten sich auf bestimmte Nutzergruppen auf. Eine besondere Berechtigung hat die Personalassistenz, die neue Personalakten scannen und in das HyperDoc HR einspielen kann. Die Akzeptanz der Lösung ist laut Projektleiter hervorragend. Die anfänglichen Bedenken, die im Rahmen einer solch großen organisatorischen Veränderung entstehen, konnten durch transparente Informationen und im ersten Praxisbetrieb ausgeräumt werden. Der konkrete Nutzen der Umstellung vom physischen zum digitalen Aktenordner wurde von den Anwendern sehr schnell erfahren und heute möchte keiner die Vorteile von HyperDoc HR mehr missen. Ausführliche Schulungen durch den Anbieter IQDoQ erleichterten den Einstieg in die Arbeit mit den elektronischen Akten. In einer sechswöchigen Pilotphase konnten die Sachbearbeiter das System ausgiebig testen und je nach Zugriffsberechtigungen Dokumente scannen, löschen oder recherchieren. Im Oktober 2005 waren die letzten Akten aus dem Bestand digitalisiert und das System ging in den Echtbetrieb. Arbeitserleichterungen bringt heute insbesondere der schnelle Zugriff auf die gesuchten Dokumente, der nur wenige Sekunden dauert. Ein Dokument ist einmal im System und steht dort allen Mitarbeitern mit Zugriffsberechtigung zur Verfügung. „Wichtiger Schritt in Richtung papierarmes Büro“ Aktuell arbeiten von knapp 30 Mitarbeitern im Personalbereich zwei Drittel aktiv mit der Lösung. Angedacht ist es, in einem nächsten Schritt auch die Mitarbeiter weiterer Abteilungen mit Zugriffsrechten auszustatten, so beispielsweise die Anwender in der Entgeltabrechnung des Unternehmens. Projektleiter Roland Schäfer blickt auf eine sehr konstruktive und angenehme Zusammenarbeit zurück, die durch genaue Dokumentation aller Ergebnisse sinnvoll ergänzt wurde. Sein Resümee: „Die Einführung der ‚Elektronischen Personalakte’ ist ein wichtiger Schritt in Richtung papierarmes Büro. Die Lösung trägt dazu bei, den steigenden Anforderungen unserer internen Kunden auch künftig zu entsprechen.“ Die technisch flexible Lösung ist zukunftsfähig und lässt sich jederzeit erweitern. Durch die enge Zusammenarbeit bei der Software-Einführung fand ein Know-how-Transfer statt, durch den die AGRAVIS Raiffeisen AG nun viele Einstellungen aus eigenen Reihen vornehmen kann. Updates auf neue Releases sind im Wartungsvertrag vorgesehen. Zusätzlich soll auch noch eine Wartung der elektronischen Personalakte per Remonte-Zugriff installiert werden. Firmenprofil AGRAVIS Die AGRAVIS Raiffeisen AG entstand im Juli 2004 – der Eintrag ins Handelsregister erfolgte im Oktober – durch den Zusammenschluss der Raiffeisen Central- Genossenschaft Nordwest eG in Münster und der Raiffeisen Hauptgenossenschaft Nord AG in Hannover. Die AGRAVIS Raiffeisen AG betreibt in der Region Westfalen-Lippe, Niedersachsen, Sachsen-Anhalt und Brandenburg über 300 eigene Standorte. Arbeitsgebiete sind die klassischen Agrarsparten wie Getreide, Ölsaaten, Futter- und Düngemittel, Pflanzenschutz, Saatgut, aber auch die Bereiche Agrartechnik, Energie und Baustoffhandel. Daneben wird ein zunehmendes Einzelhandelsgeschäft in den Raiffeisen-Märkten betrieben. Durch den Zusammenschluss arbeiten heute ca. 4.300 Mitarbeiter bei der AGRAVIS Raiffeisen AG. Kontaktadresse: IQDOQ GmbH Theodor-Heuss-Strasse 59 61118 Bad Vilbel Tel.: 06101 / 806-300 Fax: 06101 / 806-590 eMail: info@iqdoq.de Internet: http://www.iqdoq.de