Gespräch mit Ronald Hindman, dem Direktor des National Personnel Records Center (NPRC), einer Abteilung der US-Bundesbehörde für die Akten- und Dokumentenverwaltung (NARA)

Mit eigenen Worten... Gespräch mit Ronald Hindman, dem Direktor des National Personnel Records Center (NPRC), einer Abteilung der US-Bundesbehörde für die Akten- und Dokumentenverwaltung (NARA) F: Erzählen Sie uns doch bitte vom Federal Records Center und von Ihrem Dokumentenerfassungsprojekt. A: Das Federal Records Centers Program (FRCProgram) sorgt für die Speicherung von Unterlagen in hoher Qualität und erbringt Leistungen für die amerikanischen Bundesbehörden. Das FRC ist hauptsächlich für seine Archivierungsleistungen bekannt, jedes Jahr antwortet das FRCProgram auf über 13 Millionen Anfragen aus 400 Bundesbehörden. Mit dem Übergang ins 21. Jahrhundert setzt NARA auf Technologien, die ein größer werdendes Leistungsangebot ermöglichen. Die Bereitstellung digitalisierter Dokumente mit den dazugehörigen Metadaten ist so ein neues Leistungsangebot des FRCPrograms, das unseren Servicelevel erhöht und Bundesbehörden standardmäßig Imagingleistungen zur Verfügung stellt. Die Digitalisierung begann als Pilotprogramm für die interne Personalabteilung der NARA. Das FRCProgram speichert alle archivierten Personalordner jedes ausgeschiedenen Bundesbediensteten. 2006 begann die Personalabteilung der NARA mit der Umstellung ihrer klassischen Personalordner auf ein elektronisches Personalaktensystem. Hierzu mussten die Informationen der Personalordner digitalisiert werden, also über 2 Millionen Dokumente verarbeitet werden. Dieser Prozess erforderte nicht nur die Umwandlung aller Papierunterlagen in PDF-Dateien, sondern schloss die korrekte Indexierung der in über 400 Klassen vorliegenden Dokumente sowie die Erfassung der Sozialversicherungsnummer und eines korrekten Datums pro Dokument ein. Das FRCProgram stellte der Personalabteilung der NARA diese Leistungen in einer Geschwindigkeit zur Verfügung, die sich mit den Angeboten kommerzieller Servicebüros messen konnte, bot aber zusätzlich den Sicherheitsvorteil, dass die Arbeit von offiziellen Bundesbediensteten erledigt wurde. Nach dem erfolgreichen Abschluss des Projekts wurde im Rahmen des FRCPrograms die Ausdehnung der Imaging- und Datenerfassungsleistungen auf andere Bundesbehörden beschlossen. F: Zielt dieses Projekt auf die Digitalisierung archivierter Altdokumente oder auf die laufende Umwandlung von Dokumenten während ihrer Erstellung ab? A: Aufgrund des Erfolgs der elektronischen Umwandlung der Personalordner bietet das FRCProgram Digitalisierungsleistungen für alle Arten von Papierdokumenten an, entweder im Rahmen des Archivierungsprozesses oder direkt im Arbeitsablauf einer staatlichen Behörde. Wir sind beispielsweise in Verhandlungen mit einer Behörde im Zusammenhang mit der Digitalisierung und der Indexierung medizinischer Unterlagen des National Personnel Records Centers. Das FRCProgram ermutigt Bundesbehörden, unsere Fähigkeit zur Digitalisierung und zur Extraktion von Daten aus Dokumenten so bald wie möglich zu nutzen, um im Arbeitsprozess so früh wie möglich von den Vorteilen 2 zu profitieren, die digitale Images mit entsprechenden Metadaten in Anspruch nimmt. Die Zusammenarbeit wird verbessert und die bieten. In einem derzeit stattfindenden Projekt beispielsweise Aufbewahrungskosten erheblich gesenkt. scannen die Imaging-Teams des FRCPrograms staatliche Formulare, F: Gibt es Sicherheitsbedenken in Bezug auf die erfassten Dokumente? extrahieren die Daten und übergeben die Images und die Selbstverständlich spielt die Sicherheit persönlicher Daten bei allen Indexierungsinformationen anschließend über eine XML-Datenbank Bundesbehörden eine zentrale Rolle. Zum Glück hat das Nationalarchiv direkt an das Dokumentenmanagementsystem der Behörde. seit jeher Erfahrung im Umgang mit sensiblen Dokumenten. Die F: Gibt es einen Prozess, durch den festgelegt wird, welches Dokument als Umstellung von Papier auf elektronische Medien hat eine Änderung amtlicher Datensatz gilt? der Vorgehensweisen erforderlich gemacht, aber die Notwendigkeit, A: Ja, aber der Prozess ist bei jeder Aufgabe ein anderer. Bei Informationen korrekt zu verwalten, ist für uns nach wie vor der Personalakten beispielsweise legt das Amt für Personalverwaltung wesentliche Eckpfeiler. Die Imagingleistungen im Rahmen des die Definition des Begriffs Datensatz fest. Es ist allerdings wichtig, FRCPrograms erfüllen alle Sicherheitsanforderungen auf Bundesebene, festzustellen, dass sich die Imagingleistungen im Rahmen des und unsere Einrichtungen müssen ein Zertifizierungs- und Federal Record Programs nicht auf Datensätze digitalisierter Akten Zulassungsverfahren durchlaufen, bevor sie vom Leiter des Bereichs beschränken. Im Rahmen des Programms können Bundesbehörden für Informationstechnologie bei der NARA die Betriebsgenehmigung alle papiergestützten Inhalte Imaging- und Datenerfassungsleistungen erhalten. bereitgestellt werden. F: Welche Leistungsmerkmale der Kofax-Produkte sind besonders F: Welche Anwendungen werden eingesetzt? hilfreich? A: Kofax-Software ist unser Hauptwerkzeug. Daneben setzen wir eine Im Rahmen des FRCPrograms wurde die Verwendung des breite Palette von Hardware- und Softwaretools ein, darunter vor allem gesamten Produktangebots von Kofax vereinbart. Dies bietet uns Scanner von BÖWE BELL + HOWELL sowie Softwaretools von Siebel eine unvergleichliche Flexibilität im Hinblick auf die Erfüllung der und Connect:Direct. Anforderungen derzeitiger und künftiger Projekte, die vom „einfachen“, wirtschaftlichen Batch-Scanning bis hin zu komplexen Aufgaben F: Wie sieht es mit der Scan-Hardware aus? etwa inclusive der Indexierung maschinen- und handschriftlicher Das FRCProgram verwendet zur Verarbeitung von hohen Daten auf mehreren Ebenen sowie des automatisierten Löschens Dokumentenaufkommen (bis zu einer Million Dokumente am Tag) oder von Dokumenten reichen. Besonders interessant ist, dass wir die Dokumenten von schlechter Qualität, für die eine Spezialausrüstung Datenerfassungsmodule von Kofax zur automatischen Klassifizierung erforderlich ist, verschiedene Produktionsscanner. Wir setzen in und Datenextraktion aus Dokumenten nutzen können. Dies gibt erster Linie auf ein modulares Workgroupkonzept mit Scannern, unseren Auftraggebern die Möglichkeit, von uns ganz spezifische Daten Dokumentenvorbereitern und Dokumentenanalysierern, die im Team aus Formularen extrahieren zu lassen und so Informationsdatenbanken Scanarbeiten erledigen, wobei jedes Teammitglied durch ein anderes zu erstellen statt „nur“ indexierte Images zu nutzen. Teammitglied ersetzt werden kann. Dadurch können wir Mitarbeiter aus den verschiedenen Arbeitsschritten schnell verlagern, um Engpässe bei einem Prozessschritt zu vermeiden. F: Wie groß ist das verarbeitete Seitenvolumen, wenn alles auf Hochtouren läuft? Bei voller Produktion werden im Rahmen des FRCPrograms landesweit in 15 Niederlassungen Volumina von über einer Million Seiten pro Tag verarbeitet werden können. Diese Niederlassungen werden elektronisch vernetzt sein, das Arbeitspensum wird so auf das ganze Land verteilt. Dies bringt verschiedene Vorteile, von der Lastverteilung über die Notfallwiederherstellung bis hin zur möglichen Spezialisierung definierter Zentren. Derzeit führen unsere Betriebseinrichtungen 15.000 Scans und Indexierungen am Tag durch, wobei sie in der Lage sind, die Kapazität schnell auf 75.000 zu erhöhen. F: Inwieweit wird die Umwandlung von Nutzen für den öffentlichen Zugang zu Dokumenten sein? Ein schneller, bequemer Zugang für viele Nutzer ist ein Hauptvorteil von gescannten Images gegenüber Papier. Außerdem können Images in Sekundenschnelle elektronisch übermittelt werden, während die physische Weiterleitung von Papierdokumenten Tage 3