Neue Technologie richtig einsetzen

Eine Sonder veröffentlichung des Personalmagazins 4 INNOVATIONEN Neue Technologie richtig einsetzen AUSBLICK. Jetzt müssen die Weichen gestellt werden, um den Menschen in den Mittelpunkt der Personalarbeit zu rücken. Technische Innovationen helfen dabei. Von Martin Grentzer und Belangen, wie beispiels- © JAKUB KRECHOWICZ / SHUTTERSTOCK Ulrich Jänicke weise der Lohn- und Ge- haltsabrechnung sowie der M it der Zeit ge- Zeitwirtschaft. hen, bedeutet Doch mit der Ära des in der heutigen Web 2.0 haben sich die be- HR-Welt Pro- herrschenden Sujets im zesse zu vereinfachen, und Personalumfeld gewandelt. zwar durch die Digitalisie- Heute treten in den Fokus rung von Dokumenten. der Personalteams ver- Portale, digitale Personalak- stärkt Unternehmens- und ten, Talentmanagementsys- Mitarbeiterportale, Talent- teme, die Einbindung von managementsysteme, So- Social-Media-Plattformen cial-Media-Portale (wie Xing, sowie Tools zur automa- Facebook …), digitale Perso- tischen Dokumentener- nalakten sowie Dokumen- zeugung werden in den tenmanagementsysteme kommenden fünf Jahren – auf den Punkt gebracht: zum Software-Standard Die Personalarbeit wird di- gehören. Doch alle Tech- gitalisiert. Mithilfe der auf- nologien müssen auch geführten Applikationen Lösungen für die zukünf- streben HR-Professionals tigen Herausforderungen einen Weg an, bei dem der Personalarbeit bie- der Mensch wieder in das ten, wie zum Beispiel den Rampenlicht der täglichen Fachkräftemangel, den Aufgaben gelangt und die demografischen Wandel, Administration nur noch ei- die Gleichberechtigung, nen geringen Arbeitsanteil die Globalisierung und das Der Mensch sollte im Zentrum des HR-Geschehens stehen, nicht die Verwaltung. einnimmt. Im Rahmen des- Thema Barrierefreiheit. Al- sen gewinnt die qualifizierte le diese Bereiche haben den Menschen richtig zu stellen, damit der Mensch zu- Personalentwicklung, -betreuung, -wei- im Zentrum. Momentan ist es oft gelebte künftig wieder in den Mittelpunkt des terbildung und -bindung zu Recht wie- Praxis, dass im Alltag des Personalwe- Geschehens rückt. der mehr an Bedeutung. Denn viele der sens aufgrund des nach wie vor hohen manuell getätigten administrativen Auf- administrativen Aufwands der Mensch Web 2.0 im Personalumfeld gaben können heute mithilfe zahlreicher eher im Hintergrund steht. Aufgabe der Das HR-Environment beschäftigte sich Software-Technologien vollautomatisiert HR-Abteilung ist es, jetzt die Weichen lange Zeit vor allem mit klassischen umgesetzt werden. WEITER AUF SEITE 6 personalmagazin 03 / 11 PRAXISRATGEBER INNOVATIONEN 5 Die sieben Grundsätze zum Datenschutz bei digitalen Personalakten 1. Detailliertes Berechtigungskonzept ● Differenzierter Zugriffsschutz Wer darf was bei wem? ● Nur Berechtigte haben Einblick auf genau definierte Dokumente/Dokumentgruppen und können diese bearbeiten (Zugriffskontrolle gem. Anlage zu § 9 Satz 1 Nr. 3 BDSG) ● Definition der Berechtigungsgruppen (HR-Sachbearbeiter, Führungskräfte, Mitarbeiter) und Zuordnung der Personen ● Zuweisung der zulässigen Funktionen zu den Rollen (zum Beispiel lesender Zugriff für Mitarbeiterrolle) ● Bestimmung der Aktenbestände, auf welche der Berechtigte zugreifen darf ● Einsichtsbeschränkungen: Bei wem darf der Berechtigte Zugriff nehmen? 2. Verschlüsselung von Dokumenten ● Verwendung von Verschlüsselungsverfahren gemäß Stand der Technik (Verwendung von Verschlüsselungsverfahren gem. Anlage ● Vom Einsatz von gängigen, standardisierten Verfahren und von properitären Schlüsseln ist abzuraten zu § 9 Satz 1 Nr. 3 BDSG, Prüfbarkeit Digitaler Unterlagen gem Zif. II GDPdU) 3. Protokollierung ● Grundlage der Nachvollziehbarkeit aller Änderungen von Metadaten sowie des Dokumenten-Check-in Wer verändert was bei wem in der Personalakte? und -out bis hin zur Protokollierung reiner Recherchetätigkeiten (Eingabekontrolle gem. Anlage zu § 9 Satz 1 Nr. 5 BDSG) ● Achtung: Nicht alle Tätigkeiten dürfen protokolliert werden: Bei geforderter rückstandsfreier Löschung muss darauf geachtet werden, dass Löschprotokolle keine Rückschlüsse auf Vorhandensein eines Dokumentes zulassen 4. Mehrere ineinandergreifende Sicherheitsmechanismen ● Persönliche Authentifizierung und Autorisation (Zugangskontrolle gem. Anlage zu § 9 Satz 1 Nr. 2 BDSG, ● Verschlüsselung der Kommunikation zwischen Server und Client Weitergabekontrolle gem. Anlage zu § 9 Satz 1 Nr. 4 BDSG ● Sichere Übernahme von Daten und Berechtigungen aus HR-Systemen Verfügbarkeitskontrolle gem. Anlage zu § 9 Satz 1 Nr. 7 BDSG) ● Nicht-Speichern von Informationen im lokalen Cache ● Datensicherungsmaßnahmen 5. Rechts- und revisionssichere Archivierung ● Im Zusammenhang mit der digitalen Personalakte interessiert Personalverantwortliche insbesondere (Weitergabekontrolle gem. Anlage zu § 9 Satz 1 Nr. 4 BDSG - die Beweiskraft digitaler Dokumente sowie Prüfbarkeit Digitaler Unterlagen gem Zif. II GDPdU - die Einhaltung des BDSG Datensicherheit gem. Tz 5 GoBS ) ● Unveränderbarkeit von Dokumentinhalten ist gewährleistet durch - Vollständige Übertragung des Originals auf das Speichermedium - Ordnungsmäßige Speicherung, d. h. in einem unveränderbaren, rechtssicheren Format, wie TIFF G4 oder PDF/a - Unveränderbarkeit der Daten auf dem Speichermedium - Jederzeitige und unverzügliche Wiedergabe der Dokumente mit unveränderten Inhalten und Indices mittels eindeutiger Dokumenten-ID 6. Trennung von Datenbank und Archivbereich ● Datenbank: Speicherung der Metadaten zum Dokument (Zugriffskontrolle gem. Anlage zu § 9 Satz 1 Nr. 3 BDSG, ● Archiv: Speicherung der Dokumente mit Dokumentinhalten Datenvermeidung und -sparsamkeit gem.