Optimierung des Vertragsmanagements: Digitale Dokumenten- und Vertragsverwaltungsprozesse

HINTERGRUNDBERICHT Optimierung des Vertragsmanagements: Digitale Dokumenten- und Vertragsverwaltungsprozesse von Evangelos Zesakes, Principal Consultant, Alegri International Service GmbH Arbeitsvorgänge wie z.B. Verträge werden in der Regel nicht von Einzelpersonen erstellt und bearbeitet, sondern sind das Ergebnis der Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen. Inhalte müssen abgestimmt, formuliert, modifiziert, bewertet, freigeben und überwacht, Workflows gestaltet, Vertragsfristen fixiert und kontrolliert werden. Geschäftsinterne Prozesse sind also beim Vertragsmanagement ebenso zu berücksichtigen wie die präzise, risikobetrachtende Behandlung der Vertragsinhalte: Die tägliche Erstellung und Ablage von Arbeitsvorgängen ist vielschichtig und komplex – dies gilt in der Regel nicht nur für Konzern-Rechts- oder Patentabteilungen. Eine digitale Vertragsmanagement-Lösung optimiert die Dokumenten- und Vertragsverwaltungsprozesse, gibt Rechtssicherheit und minimiert Risiken. Alle Verträge und Vorgänge elektronisch verfügbar Häufig werden die Vorgänge in den Unternehmen noch ausgedruckt, bearbeitet, weitergeleitet, abgelegt, gescannt, die Verträge angelegt, verwaltet und archiviert im bestehenden „System Aktenschrank“. Problematisch ist dabei die zunehmende Komplexität und Anzahl der Arbeitsabläufe und das rasant gestiegene Volumen der einzelnen Vorgänge. Aber nicht nur die langwierige, ineffiziente Suche nach Verträgen und die Gefahr versäumter Fristen gibt dem Dokumentenmanagement-Thema Brisanz, sondern auch der ungleiche Informationsstand der Mitarbeiter, wenn die relevanten Schriftstücke nicht richtig verwaltet werden. Durch eine gelungene Vertragsmanagement-Lösung werden genau diese zeit- und kontrollintensiven Arbeitsschritte und Verwaltungsvorgänge vereinfacht: alle Dokumente sind elektronisch verfügbar und einfach zu verwalten, sind schnell aufzufinden, der Schriftverkehr ist zentral abgelegt. So werden aufwändige Sucharbeiten, doppelte Ablagen, verschiedene Text-Versionen und Fehler- Varianten sowie Fristversäumnisse vermieden. Die dazugehörenden Prozesse der Zusammenarbeit, Genehmigung, Wiedervorlage, Fristenüberwachung, S. 1 v. 4 Vertragscontrolling sollten also in einer guten Vertragsmanagement-Lösung ebenso Berücksichtigung finden. Gute Strukturierung und Usability Um die Ablage/Zuordnung/Suche/Kontrolle im Vertragsmanagement optimal zu gestalten, müssen zunächst die Struktur und Verknüpfung zusammengehöriger Informationsinhalte durchdacht werden. Denn Konzeption und Struktur wie auch die Usability und Bedienkomfort sollten sichergestellt sein. Beide Aspekte gelten auch für die Verwaltung und Archivierung bereits bestehender Verträge. Für eine gelungene Strukturierung der Vertragsinformationen und eine flexible Ablage wird empfohlen, die Metadatenvergabe bei der Generierung des einzelnen Vertragsdokumentes / Nachbearbeitung bereits bestehender Verträge zu hierarchisieren: Neben der informationstechnisch notwendigen Ein- Eindeutigkeit des Vertragsdokumentes durch eine automatisierte Nummernzuweisung werden Zusatzinformationen eingegeben, die den gesamten Vorgang klar beschreiben und damit alle zum eigentlichen Vertrag zugehörigen Informationen verknüpfen. Diese Metadaten sollten die Verschlagwortung (des Vertragsinhaltes, der Vertragsparteien, des beteiligten Unternehmensbereiches/ Abteilung, des Zeitraumes, der Vertragsortes u.a.), die Termine (Wiedervorlage, Fristen, Zahlungsziele u.a.) und Quotenregelungen umfassen. Durch die Beschreibung der Inhalte mit Metadaten wird dann die Suche komfortabel und effektiv: selbst mit vage assoziierten Begrifflichkeiten zum einzelnen Vertragsvorgang lassen sich über die Attribuierung, unterstützt durch Volltext- und Indexsuche, sehr schnell gesuchte Dokumente finden sowie deren Beziehungen untereinander ermitteln. Zentrale Ablage des gesamten Schriftverkehrs samt E-mails und attachments Dabei sollte die Mehrfachselektion nach (Unter-) Kategorien ebenso unterstützt werden wie eine feingranulierte Vergabe der Zugriffsrechte für die verschiedenen User-Hierarchien. Für jeden Vertragsvorgang ist ein eigener Arbeitsbereich als „Contract File“ sinnvoll, in dem alle zugehörigen Dokumente abgelegt werden: das Vertragsdokument, sämtlicher Schriftverkehr, auch E-Mails inklusive S. 2 v. 4 Attachments und Listen zur Organisation der Zusammenarbeit, wie z.B. Aufgabenlisten, Kalender, Ankündigungen etc. Diese sollten dann verlinkt und auf einen Klick übersichtlich und aktuell verfügbar sein. Die Mehrsprachigkeit für ein unternehmensweites Vertragsmanagement ist dabei ebenso wichtig wie die regularienkonforme Verwendung digitaler Signaturen. Geschäftsprozesse: Inhalte kennen und bewerten Durch eine zentrale Ablage sollten alle autorisierten Personen - weltweit - sofort einen aktuellen Überblick über die laufenden Vorgänge und die bestehenden Verträge haben: Erstellung von Vertragsversionen, Bearbeitung der Entwurfsstufen (Redlines) durch verschiedene Personen und Abteilungen, zentrale und vorgangsspezifische Ablage von Schrift- und Mailverkehr zu den Dokumenten, Workflow-Funktionalitäten für Genehmigungsverfahren und weitere Bearbeitungsabläufe, schnelle und einfache Suche, Auswertung und Speicherung, so dass Fristen und Risiken kontrollier- und einhaltbar sind. Mit einer digital-automatisierten Lösung können die Rechts- und Patentabteilung ihre Prozesse optimieren und die Transparenz im Vertragswesen eindeutig erhöhen. Der personelle, zeitliche, teils ineffiziente und damit kostenintensive Aufwand der Aktenablage und der Vertragsverwaltung wird erheblich reduziert, die Risiken des Vertragsmanagements minimiert. Evangelos Zesakes ist Principal Consultant beim Management- und Technologie-Beratungsunternehmen Alegri International Service GmbH. Er verantwortet die Bereiche Enterprise Portale und Business Intelligence. Der studierte Betriebswirt verfügt über langjährige Erfahrungen in den Bereichen Datawarehousing und Projektmanagement bei internationalen Großunternehmen. Über Alegri International Service GmbH Alegri ist ein führendes Management- und Technologie-Beratungsunternehmen für die Bereiche Management Consulting, Business Intelligence, Enterprise Content Management und Portal-Lösungen sowie Service Management, branchenunabhängig, S. 3 v. 4 national wie international. Alegri vereint Management-Kompetenz und technisches Know-how und gestaltet damit die Unternehmens-IT als Wertschöpfungsfaktor der Business Performance. Zu den Referenzen gehören namhafte Unternehmen aus den Bereichen Pharma/Chemie, Telekommunikation, Finanz, Electrics und Automotive. Die Hauptgeschäftsstellen des Unternehmens befinden sich in München, Stuttgart, Wiesbaden und Wien. www.alegri.de Ihr Ansprechpartner Alegri International Service GmbH Dr. Susanne Knabe Rablstraße 26 81669 München T.: +49 (0)89 – 666107-0 F.: +49 (0)89 – 666107-200 E: susanne.knabe@alegri.de S. 4 v. 4