Personalaktenmanagement ist mehr als eine webbasierte Dokumentenablage - Ein Cockpit für den HR-Fachmann

eine Sonder veröffentlichung des Personalmagazins 8 Mobile Datenhaltung Ein Cockpit für den HR-Fachmann PraxiS. Personalaktenmanagement ist mehr als eine webbasierte Dokumenten- ablage. nicht das archiv, sondern die arbeitsabläufe stehen im Vordergrund. Von Stefan Menzel ermöglicht, bleibt beim Management Was elektronisches Personalaktenma- der humanressourcen der einsatz von nagement für die hr-abteilung heute M obile Mitarbeiter, das out- technischen Systemen häufig weit hin- und morgen leisten kann und sollte, wird sourcing von geschäfts- ter den Möglichkeiten zurück. oft stellt deshalb im Folgenden erläutert. prozessen und moderne allein schon die umfassende Verwaltung informations- und Kommu- der Personaldaten eine herausforderung Jenseits der Standards nikationstechnologie (iKt) verstärken dar“ – so beschreibt Dr. Klaus Plath im Die idee der elektronischen Personal- den trend zu virtuellen organisations- Vorwort der Kienbaum-Studie „hr-it- akte ist einfach: Sämtliche Personaldo- strukturen (siehe Kasten Seite 9). Das einsatz in unternehmen“ die Situation. kumente, wie bewerbungsunterlagen, wirkt sich auch auf die arbeit der Dafür werden viele gründe genannt, urlaubsanträge, beurteilungsbögen und Personalabteilung aus. erst moderne auch „vielfach eine mangelnde Kenntnis Korrespondenz, stehen in übersichtlich iKt-Systeme für die elektronische Da- über die am Markt verfügbaren Systeme strukturierter Form, unabhängig von tenverwaltung und den informations- und deren technische Möglichkeiten“. ort und Zeit zur Verfügung. ein Sicher- austausch via e-Mail und webbasierte Plattformen ermöglichen eine effiziente Zusammenarbeit – sowohl innerhalb der Überblick abteilung als auch mit „dezentralen“ Mit- arbeitern und Dienstleistern. ebenso wie das erP-System liefert die elektronische Unternehmen und Menschen: Herausforderungen für Anspruch an eine moderne Aktuelle Trends die HR-Mitarbeiter elektronische Personalakte Personalakte (ePa) dem hr-Sachbearbei- Virtuelle Organisationsstrukturen Digitalisierung der Arbeit Erfassungsmodul für Papier ter das erforderliche digitale Daten- und Home Office, verteilte Standorte, - versus papierbasierter Microsoft Office/Outlook- Dokumentenfundament. Professionelle Outsourcing et cetera Kommunikation Verknüpfung aktenlösungen bieten darüber hinaus - Flut diverser elektronischer Neue Kommunikationsformen Integration in HR-Systeme viele nützliche Funktionen, beispiels- moderne Technologien wie iPhone Dateiformate - ERP und bestehende Workflows weise intelligente Suchoptionen, die und Co. - Ad-hoc-Word-Dokumente und E-Mails - ESS/MSS zeitaufwändige arbeitsschritte erheblich Fachkräftemangel Anspruch an HR-Services steigt Intelligente Suche vereinfachen und automatisieren. Durch demografischer Wandel - schnelle Reaktionsfähigkeit - schnelle und exakte Treffer - 24x7h Services (ESS/MSS) die Verknüpfung mit hr-relevanten Sys- Kostenoptimierung Mobile Endgeräte Attraktive Arbeitsplätze schaffen temen und anwendungen des täglichen Internes Marketing - Flexibles Arbeiten gebrauchs wie Microsoft office und out- - Talentmanagement look kann die elektronische Personalakte Mehr MA pro Sachbearbeiter zudem als zentrale Drehscheibe fungie- Image der Personalabteilung ren und Kommunikationswege zusam- menführen. Der Wandel in der Arbeitswelt verändert auch die Arbeit der HR-Abteilungen und bringt „Während der eDV-einsatz in den meis- neue Herausforderungen. Gutes Dokumentenmanagement kann hier unterstützen. ten unternehmen eine detaillierte ana- Quelle: Scalaris AG lyse von Finanz- und Produktionsmitteln personalmagazin 03 / 11 PRAxISRATgEbER Mobile Datenhaltung 9 heitskonzept sorgt für das zuverlässige und rechtskonforme handling sensibler AUSbLICK informationen und gehört ebenfalls zum Standard einer elektronischen Personal- Arbeiten im virtuellen Unternehmen akte. Damit der hr-Sachbearbeiter alle Fäden in der hand behält, schnell auf Arbeiten von zu Hause oder unterwegs mit mobilem Zugriff auf die Systeme eines Daten zugreifen und effizient kommuni- Unternehmens erhöhen die Attraktivität des Arbeitgebers signifikant, so das Ergebnis zieren kann, sollte er bei den folgenden des „Cisco Connected World Reports“. Zwei Drittel der 2.600 weltweit Befragten würden Komfortfunktionen darauf achten, dass dafür den Job wechseln – sogar bei schlechterer Bezahlung. alle Kriterien erfüllt sind. Moderne Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) ist zugleich Ursache und Grundlage der virtuellen Organisation. IKT hat neue Möglichkeiten eröffnet, das Erfassung von Papierdokumenten Kommunikationsverhalten verändert und eben auch den Wunsch „dezentral“ zu arbeiten Das papierlose büro bleibt Zielvorgabe, provoziert. Jetzt kommen Videokonferenz, Internet-Telefonie, E-Mail und webbasierte jedoch als sehr langfristiges Projekt, Informationsportale zum Einsatz, um große Distanzen einfach und schnell zu überwinden. das durch viele interne und externe Sie ersetzen persönliche Zusammenkünfte und den langwierigen Postweg – auch aus fi- Faktoren beeinflusst und nur sukzessi- nanziellen und ökologischen Gründen durchaus relevant. Personalverantwortliche werden ve realisiert werden kann. So heißt die von dieser Entwicklung profitieren. Wie sich ihre Aufgabe, das HR-Management, in diesem herausforderung, die papierbasierte Kontext verändern wird, sehen Sie in der Tabelle auf Seite 8. und elektronische Dokumentenbear- beitung möglichst intelligent zu kombi- nieren. eine ganzheitliche lösung sollte über ein integriertes erfassungsmodul, men und an definierten Stellen im Do- wortliche und ihre Mitarbeiter schnell auf inklusive Volltexterkennung und auto- kument aktualisieren. konkrete informationen zugreifen kön- indizierung, verfügen. Das sorgt für nen. Die Such- und abfragemöglichkeiten die rasche, weitgehend automatisierte Integration in HR-Systemumgebung sind daher ein herausragendes Qualitäts- Verarbeitung der papierbasierten Do- eine ganzheitliche lösung zeichnet sich merkmal. eine ePa sollte verschiedene kumente und die korrekte ablage des durch die Verknüpfung mit den führen- optionen bieten, um beispielsweise über elektronischen Äquivalents in der ePa den hr-Systemen wie SaP hCM, Peop- indexwerte, Dokumentenart und -inhalt – unabhängig davon, wo die Dokumente leSoft und Paisy aus, beispielsweise um oder Zeitabschnitte suchen zu können. gescannt werden. mit einem Klick aus dem erP-System in eine intelligente Suchtechnologie die Mitarbeiterakte zu gelangen.