Projektreferenz Elektronische Personalakte: Elektronisches Personaldossier (EPD) bei UBS

elsag PROJEKTREFERENZ UBS ... realisiert effiziente und eng verzahnte HR Services für rund 27‘00 MitarbeiterInnen. In der Schweiz Elsag Solutions AG Feldeggstrasse 5 8152 Glattbrugg Telefon +41 44 809 25 00 Telefax +41 44 809 25 03 E-Mail info@elsag-solutions.ch In Deutschland Elsag Solutions AG Roggenbachstraße 1 78050 Villingen-Schwenningen Telefon +49 7721 9175-000 Telefax +49 7721 9175-800 E-Mail info@elsag-solutions.com Elektronische Personalakte www.elsag-solutions.com Elektronisches Personaldossier (EPD) bei UBS elsag Document Management Solutions UBS bewirtschaftet die Personaldossiers ihrer rund 27‘000 MitarbeiterInnen in der Schweiz PROJEKTREFERENZ mit Human Resources Management (HRM) Lösung «Elektronische Personalakte» von Elsag Solutions. Die implementierte Lösung erfüllt die gesetzlichen Bestimmungen hinsichtlich Datenschutz und Aufbewahrungsfristen. Gleichzeitig ermöglicht sie den Benutzern auch, sämtliche Personaldokumente unabhängig von Zeit und Ort schnell, einfach und sicher online einzusehen. Einführung und Projektziele Im Rahmen des Projektes «Future HR» implementierte UBS eine Lösung von Elsag Solutions. Diese um- fasst die Konvertierung der papierbasierten Personaldossiers aller UBS Mitarbeiter in der Schweiz sowie deren Ablage und Verwaltung als elektronische Personalakten. Mit der Online-Verfügbarkeit der gesamten Personaldossiers strebte die weltweit erfolgreiche Grossbank eine weitere Steigerung der Qualität und Effizienz in der Personaladministration, Personalführung und Personalbetreuung an. Gleichzeitig sollte damit die konsequente Umsetzung der gesetzlichen Vorschrif- ten im Einklang mit den Vorschriften bezüglich Aufbewahrungsfristen und Zugriffsschutz sichergestellt werden. Dies bedingte eine Lösungsarchitektur, die auf hohe Sicherheit ausgerichtet ist und durch präzi- se definierbare Zugriffsbeschränkungen (Berechtigungssystem) den Schutz vertraulicher Personaldaten und Akteneinlagen garantiert. Wichtig für UBS war zudem, dass sich die webbasierte Applikation in die bestehende Infrastruktur der Personaladministration und Archivumgebung integriert. Das Angebot von Elsag Solutions erfüllte die Anforderungen der UBS vollumfänglich und gewann damit den Projektzu- schlag. Projektumsetzung: „Together we made it!“ Die Einführung der Lösung verlief in sämtlichen Phasen erfolgreich. Dazu trugen neben der effizienten Projektplanung auch die eng verzahnte, fach- und bereichsübergreifende Zusammenarbeit sowie die rei- bungslose Kommunikation zwischen allen beteiligten Fach-, Geschäfts- und Personenkreisen massgeblich bei. Dadurch konnte dieses wichtige Projekt nicht nur termingerecht, sondern auch im vorgegebenen Kosten- und Qualitätsrah- men erwartungsgemäß umgesetzt werden. Anfang September 2006 erreichte das Elektronische Perso- naldossier bei UBS den vollen Einführungsgrad. Das bedeutet: Die Lösung wird von den rund 300 Human Resources Mit- arbeiterInnen seit bald einem Jahr täglich genutzt. Die Fle- xibilität, Personaldossiers temporär «freizugeben», erlaubt UBS überdies, den verschiedenen Fachstellen und den Mit- arbeiterInnen, für einen bestimmten Zeitraum Einsicht in bestimmte Persondossiers zu gewähren. Dabei kann die Dauer temporärer Freigaben und die Einsichtnahme auf die Dokumente exakt vorgegeben werden. 2 Elektronisches Personaldossier (EPD) bei UBS elsag Document Management Solutions «Entscheidend ist, dass heute keine PROJEKTREFERENZ Personaldossiers mehr hin und her geschickt werden müssen. Dies bringt UBS erhebliche Zeitvorteile.» Peter Minder Praktische Erfahrungen von UBS Peter Minder, Human Resources, Shared Services Schweiz, UBS Global Wealth Management & Business Banking, nahm im Rahmen eines persönlichen Gespräches mit Elsag Solutions Stellung zu den prakti- schen Erfahrungen der Anwender mit dem Elektronischen Personaldossier (EPD. Herr Minder, hat UBS die mit der Einführung von EPD verbundenen Ziele erreicht? Im Fokus dieses Projektes stand primär die Unterstützung effizienter Shared Services Dienstleistungen durch unsere HR Fachstellen. Hierbei spielt die schnelle Verfügbarkeit benötigter Personaldokumente unabhängig vom Arbeitsplatz des Mitarbeiters eine zentrale Rolle. Die Lösung erfüllt die damit verbun- denen Anforderungen vollumfänglich. Die Lösung von Elsag Solutions gewährt den hierzu erforderlichen Zugriff webbasiert – und dies nicht nur äußerst schnell, sondern auch auf dem gewünschten Sicherheits- niveau. Ein physischer Dokumententransfer, der früher nicht selten zu Verzögerungen bei der Fallbear- beitung geführt hat, findet heute nicht mehr statt. Zudem ermöglicht der Online-Zugriff heute problem- los mehreren Mitarbeitern, gleichzeitig mit demselben Dossier oder Dokument zu arbeiten. Haben Sie bereits Feedbacks von den Anwendern erhalten, die Aufschluss darüber geben, wie die Lösung bei den Anwendern ankommt? Bis heute herrscht «Stille im Walde». Das ist für mich ein gutes Zeichen und bedeutet: es läuft alles rei- bungslos. Aus meiner Sicht ist der geräuschlose Übergang von papierbasierten zu elektronischen Personaldossiers auch darauf zurück zu führen, dass die Ablageorganisation frei definierbar ist. Dadurch konnten wir die bisherigen – physischen – Ablagestrukturen beim Konfigurieren der Lösung abbilden und erweitern. Die Einführung von EPD bedeutete somit für die Anwender keine große Umstellung. Dadurch war auch die Akzeptanz des Systems von Anfang an sehr hoch. Dank den selbst erklärenden und benutzerfreundlichen Funktionen war auch keine spezifische Schulung erforderlich. Auf der Grundlage des von Elsag Solutions erstellten Benutzerhandbuches haben wir eine Kurzanleitung erstellt, mit der sich die HR-Mitarbeiter im Selbststudium die erforderlichen Kenntnisse aneignen konnten. Dieses Vorgehen hat sich bewährt. 3 Elektronisches Personaldossier (EPD) bei UBS elsag Document Management Solutions In der Regel sind mit der Einführung neuer Lösungen stets (hohe) Erwartungen hinsichtlich Effi- zienzsteigerung und Kosteneinsparungen verbunden. Welche Bedeutung haben diese Faktoren PROJEKTREFERENZ beim EPD? Wie bereits erwähnt, standen Einsparungen grundsätzlich bei diesem Projekt nicht im Vordergrund. Gleichwohl ist natürlich durch den geringeren manuellen Aufwand bei der Bewirtschaftung der Perso- naldossiers und die Einsparung von Archivräumen ein gewisser Kosteneffekt erzielbar. Entscheidend ist, dass heute keine Personaldossiers hin und her geschickt werden müssen. Dies bringt UBS erhebliche Zeitvorteile. Ein weiteres Plus der Lösung ist die automatische Terminkontrolle bei der Dokumentenlöschung (Kassation). Hierzu werden die gesetzlich bzw. betrieblich vorgegebenen Lösch- fristen für jedes einzelne Dokument anhand des jeweiligen Dokumententyps bereits bei der Erfassung vorgegeben. Das erspart uns erheblichen manuellen Routineaufwand. Früher mussten die Personaldos- siers jährlich durchgesehen, die zu löschenden Dokumente identifiziert und vernichtet werden. Entsprechend hat sich die Investition für UBS auch aus Kosten- und aus Nutzensicht eindeutig gelohnt. Wie beurteilen Sie die qualitativen Aspekte der Lösung? Die integrierten Zugriffsmöglichkeiten auf die Personaldossiers haben gesamthaft betrachtet einen posi- tiven Effekt auf die Qualität der Personalarbeit, da sie eine gut vernetzte Zusammenarbeit zwischen der HR Abteilung, den Fachstellen und Mitarbeitern unterstützen.