Scanpoint scannt für ARAG: Sensible Dokumente in guten Händen

Scanpoint scannt für ARAG: Sensible Dokumente in guten Händen Für schnelle Hilfe im Schadenfall Für den Rechtsschutzspezialisten ARAG mit Sitz in Düsseldorf gilt, seinen Kunden möglichst nah zu sein. Mit 29 Schadenbüros deutschlandweit war die Versicherung bisher sehr gut aufgestellt. Künftig will sich die ARAG auf nur zehn Außenstellen konzentrieren und zugleich mehr Leistungen bieten. Ein Widerspruch? Nein, denn eine tief greifende Strukturänderung verbunden mit einer stärkeren Nutzung elektronischer Medien machen dies möglich. Wichtiger Teil der Umstrukturierung war die elektronische Erfassung von über 320.000 Schadenakten, die in den Registraturen der Schadenbüros aufbewahrt wurden. Bei diesem Mammutprojekt setzte die ARAG auf die Franchisekette Scanpoint. Der europaweit agierende Spezialist für Digitalisierung hat in nur sechs Monaten nicht nur sämtliche Akten gescannt, sondern auch die logistische Abwicklung des Projektes gemeistert. Für die Digitalisierung der Schadenakten musste ein geeigneter Anbieter elektronischer Archivierungsdienste gefunden werden. Dafür führte Volker Stromereder, ARAG-Abteilungsleiter Organisation/Administration im Bereich Rechtsservice, zahlreiche Gespräche mit verschiedenen Anbietern. Mit zweien wurden zusätzlich Tests durchgeführt, aus denen die Scanpoint Europe GmbH (damals noch Mikromatic) als Sieger hervorging, da nur sie mit dem flächendeckenden Netz an Erfassungsstationen über das nötige Equipment und das logistische Know-how verfügt. Insgesamt beteiligten sich acht Scanpoints inklusive des Hauptsitzes in Waldbronn an der elektronischen Erfassung der Schadenakten. Lückenlose Arbeitsabläufe Alle Scanpoints richten sich nach dem im Franchisekonzept vorgeschriebenen Qualitätsmanagement. Die Arbeitsabläufe sind fest vorgeschrieben und werden strikt eingehalten und kontrolliert. „Diese Kontrollmechanismen verhindern, dass beim Scannen oder beim Transport Dokumente verloren gehen oder durcheinander geraten“, erklärt Peter Fischer, Projektleiter bei Scanpoint Europe. Die Scanpoint- Mitarbeiter sind auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben extra geschult. So lief auch beim ARAG-Projekt der Scanprozess in jedem Scanpoint gleich ab: Zwei Tage vor dem Abholtermin der Akten schickte das entsprechende ARAG-Büro Listen mit den Nummern seiner Schadenakten per E-Mail an den jeweiligen Scanpoint, damit dieser Barcode- Etiketten zur eindeutigen Identifizierung der Akten erstellen konnte. Scanpoint-Mitarbeiter verpackten die Papierakten in Metallbehälter und versahen die einzelnen Aktenstapel mit einer Nummer sowie zusätzlich mit einem Barcode. In der Scanpoint-Niederlassung erfolgte die Aufbereitung der Dokumente, das Scannen und die Formatierung der Daten nach Vorgaben der ARAG. Mit Hilfe eines OCR-ICR-Verfahrens wurde zum Schluss die Schadennummer der Akte ausgelesen und mit dem aufgebrachten Barcode verglichen. Dann transferierten die Mitarbeiter die Daten per FTP-Server in die Scanpoint-Niederlassung in Düsseldorf. Dort wurden sie zur Übergabe an die ARAG auf DVDs gebrannt. Die Papierakten wurden anschließend zwei Wochen aufbewahrt und dann datenschutzgerecht vernichtet. Datenschutz par excellence Bei jedem Arbeitsschritt der Scanpoints galten strikte Sicherheitsvorkehrungen. „Im Transportfahrzeug mussten immer zwei Personen mitfahren“, erklärt Peter Fischer. Darüber hinaus wurde jeder Arbeitsgang in der Scanpoint-Niederlassung protokolliert. Das Aufbereiten der Akten und das anschließende Scannen durften nie vom gleichen Mitarbeiter ausgeführt werden. Um ganz sicher zu gehen, wurde der Vorgang zum Schluss zusätzlich von einer dritten Person geprüft. Der Faktor „Zeit“ Exakt am 27. April 2004 übernahmen Scanpoint-Mitarbeiter die ersten ARAG-Akten aus dem Schadenbüro in Düsseldorf. Sechs Monate später, am 29. Oktober, verließen die letzen ARAG- Schadenakten in Papierform das Büro in Kassel. 29 Schadenbüros hatten die acht Scanpoints bis dahin deutschlandweit von ihren Papierbergen befreit. Rund 5,8 Millionen einzelne Blätter wurden von den Digitalisierungs-Experten insgesamt erfasst. „Manchmal hatte der Scanpoint nur 50 Stunden Zeit, um sämtliche Akten eines ARAG-Büros zu scannen. Und trotzdem wurden uns die Daten immer pünktlich übergeben“, für Stromereder war das eine echte Pionierleistung. Und der ARAG-Projektleiter lobt auch das hervorragende Qualitätsmanagement der Scanpoints: „Keine Blätter sind durcheinander geraten. Und nichts fehlt.“ Mehrwert für den Kunden Die Daten liegen nunmehr sicher im elektronischen Archiv der Rechtsversicherung und werden von Düsseldorf aus zentral verwaltet. Den Vorteil der digitalisierten Akten gibt die ARAG direkt an ihre Kunden weiter. Zur schnellen Hilfe im Schadenfall zählt künftig die individuelle Rechtsberatung per Telefon, wobei die Juristen an der Servicehotline während des Gesprächs auf die Daten des Kunden zugreifen können. Mit der Digitalisierung der Papierbelege hat die ARAG ganz nebenbei auch noch ein Platzproblem gelöst. In den verbleibenden zehn Außenstellen hätten die rund 320.000 Schadenakten nicht untergebracht werden können.