Systematische Planung und Durchführung von Mitarbeiterbeurteilungen

Systematische Planung und Durchführung von Mitarbeiterbeurteilungen (Mitarbeitergespräche · Personalgespräche · Beurteilungswesen) Kaum ein Thema der Personalarbeit ist so sensibel wie das Beurteilungswesen. Zum einen gilt es die Fülle an Informationen zu beachten, die sich im Laufe der Zeit in der Personalakte des Mitarbeiters angesammelt haben. Dazu zählen z. B. die bisherige Entwicklung des Mitarbeiters, die besuchten Seminare, seine Stellenbeschreibung usw. Des Weiteren müssen die Ziele des Gesprächs festgehalten und verfolgt werden und damit nachvollziehbar sein. Damit ein Beurteilungssystem aber erfolgreich eingeführt werden kann, bedarf es der Akzeptanz der Mitarbeiter. Diese Akzeptanz steht und fällt mit dem persönlichen Charakter der Beurteilung. Wie aber kann man ein solches System einführen und dieses in ein vorhandenes Personalmanagementsystem eingliedern, ohne dem Mitarbeiter den Eindruck einer Massenabfertigung zu vermitteln? Dabei fallen drei Punkte besonders ins Gewicht: 1. Am kompletten Vorgang sollten möglichst wenige Personen beteiligt sein Nicht nur das Gespräch selbst spielt eine Rolle, sondern auch die komplette Vor- und Nachbereitung der Beurteilung. Jede Schnittstelle – egal ob menschlicher oder technischer Natur – ist eine potenzielle Gefahrenquelle für Informationsverluste. Die daran beteiligten Personen sollten sich nach Möglichkeit auf den Beurteiler und Beurteilten beschränken. 2. Das Gespräch sollte inhaltlich nicht auf einen Kollegen übertragbar sein Nur wenn ein Mitarbeiter das Gefühl hat, dass die Anforderungen und Ziele gemeinsam erarbeitet wurden und es sich dabei um seine eigenen Qualifikationen und Wünsche handelt, wird er die Ergebnisse akzeptieren und seine Arbeitskraft in die Realisierung investieren. 3. Die Ergebnisse müssen nachhaltig und nachvollziehbar sein Von jeher gilt es, z. B. im Projektmanagement Meilensteine zu definieren, um frühzeitig Abweichungen vom Projektziel zu erkennen. Diese Methode sollte auch auf das Beurteilungswesen übertragen werden, so dass nicht erst das nächste Zielgespräch zum Anlass genommen wird, sich mit den vereinbarten Zielen zu beschäftigen. Der Mitarbeiter braucht die Möglichkeit, sich über seine Ziele und den Stand der Erreichung zu informieren, wenn er aktiv mitwirken soll. Von den Vorteilen eines Personalmanagementsystems ist inzwischen wohl die überwiegende Mehrheit der Personalabteilungen überzeugt. Mit der Integration eines Beurteilungssystems begeben sich aber viele auf unbekanntes Terrain. Der Grund dafür ist, dass die Beurteilung eines Mitarbeiters meist den letzten Ausbauschritt zu einer professionellen Mitarbeiterbetreuung darstellt und auf einen gut gefüllten Datenstamm angewiesen ist. Dazu gehören die Anforderungen an den Job des Mitarbeiters, die besuchten und geplanten Bildungsmaßnahmen und sein Werdegang. Insofern macht es Sinn, diese vielfältigen Informationen mit den Informationen des Beurteilungssystems zu kombinieren. Hierbei werden Schnittstellen vermieden und das System vom Mitarbeiter besser akzeptiert. Ebenfalls akzeptiert, wenn nicht sogar gewünscht ist der schnelle und unkomplizierte Zugriff des Mitarbeiters auf seine eigenen Daten. Zu einem umfassenden Employee-Self-Service gehören auch eine Historie sowie der aktuelle Stand der Beurteilungen. Denn gerade im Beurteilungswesen steckt ein großes Potenzial, die Sammlung der Informationen dem PC zu übertragen, damit sich der Mensch auf die qualifizierte Verarbeitung und Auswertung der Informationen konzentrieren kann. Mitarbeiterbeurteilungen in der bestehenden ibo Datenbank Auch wenn das Thema der Mitarbeiterbeurteilungen noch vergleichsweise jung ist sind die Daten die zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung genutzt werden keine Unbekannten im Personalbereich. Möglichst ganzheitlich soll der Werdegang des Mitarbeiters betrachtet werden. Die bisherige Entwicklung des Mitarbeiters und seine besuchten Seminare gehören wohl zu jedem Gespräch. Nicht selten werden aber auch die Gehaltshistorie oder Fehlzeitenstatistik eingesehen – kurz alle Informationen die in der elektronischen Personalakte stehen. Der Ansatz von ibo, Personal und Organisation in einer gemeinsamen Datenbank zu verschmelzen, bietet aber noch eine ganze Reihe an weiteren Vorteilen. So kann das Anforderungsprofil der Stellenbeschreibung die Grundlage des Beurteilungsbogens bilden und aus dem Organigramm direkt die Hierarchie der Mitarbeiter herausgelesen werden. Damit muss nicht neu hinterlegt und vor allem gepflegt werden, mit welcher Führungskraft ein Mitarbeiter in Dialog tritt. Die drei Phasen der Mitarbeiterbeurteilung Die Mitarbeiterbeurteilung wird in der Regel in Personalabteilung angestoßen und erfolgt in 3 Phasen. In der ersten Phase können der Mitarbeiter und die Führungskraft eine (Selbst-)Beurteilung vornehmen und sich damit auf die zweite Phase vorbereiten, in der das gemeinsame Gespräch stattfindet. Im gemeinsamen Gespräch können dann die Ergebnisse direkt in die Datenbank als Qualifikationen des Mitarbeiters eingetragen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Informationen verloren gehen. Weitere Inhalte des Gespräches sind die Vereinbarungen von Zielen für das nächste Jahr und die notwendigen Unterstützungsmaßnahmen. In der letzten (optionalen) Phase kann der Mitarbeiter dann das Gespräch noch einmal Revue passieren lassen und eventuell bei einigen Vereinbarungen Widerspruch einzulegen, wenn dieser mit dem Ergebnis nicht zufrieden war. All diese Informationen stehen der Personalabteilung zur Verfügung und ermöglichen eine unmittelbare Anpassung der Personalentwicklung an die neuen Gegebenheiten. Aus vielfältigen Reportings beispielsweise zur Abweichung von Qualifikationen zum Anforderungsprofil einer Stelle lassen sich die entsprechenden Maßnahmen wie Seminare oder Schulungen ableiten, um das Delta zu beseitigen. Der entscheidende Faktor bei einer softwaregestützten Mitarbeiterbeurteilung liegt jedoch in der dauerhaften Verfügbarkeit der Ergebnisse für die Führungskraft und deren Mitarbeiter. Im Sinne größtmöglicher Transparenz wird darüber hinaus sichergestellt, dass sich die beteiligten Personen jederzeit über den aktuellen Stand der Zielerreichung informieren können. Zur ibo Software GmbH 25 Jahre ibo Beratung und Training GmbH. 20 Jahre ibo Software GmbH. Das bedeutet 20 Jahre leistungsstarke Software-Lösungen mit dem Fokus auf Prozessmanagement, Aufbauorganisation, Personal-, Projektmanagement und Revision. Mit über 20.000 eingesetzten Software-Lizenzen sind unsere Software-Lösungen europaweit und branchenübergreifend im Einsatz. In Deutschland sind wir Marktführer für Prozessmanagement und Revision bei Volksbanken und Sparkassen. Namhafte Referenzen u. a. aus den Branchen Finanz-, Energiedienstleister, Industrie und öffentliche Verwaltung bestätigen das Vertrauen in unsere Lösungen. Für Fragen steht Ihnen zur Verfügung: Karsten Wunsch Vertrieb Personalmanagementsystem Im Westpark 8 D-35435 Wettenberg T: +49 641 98210-720 F: +49 641 98210-2820 karsten.wunsch@ibo.de www.ibo.de