eterna setzt auf Exact e-Synergy: Von der elektronischen Personalakte zum HR-Portal

Exact e-Synergy Die elektronische Personalakte eterna setzt auf Exact e-Synergy: Von der elektronischen Personalakte zum HR-Portal Von der Notwendigkeit einer Lohnabrechnungssoft- I Einheitliche Aktenführung an allen Standorten nachzudenken: der Wunsch der Geschäftsleitung, ware muss heute niemand mehr überzeugt werden des Unternehmens unkompliziert Einblick in jederzeit verfügbare – die Arbeitserleichterung ist enorm; die pünktliche I Orts- und zeitunabhängiger Aktenzugriff für Personalakten zu haben. Das war jedoch nur mit und korrekte Auszahlung der Löhne und Gehälter fundierte Personalentscheidungen Akten in elektronischer Form realisierbar. Zudem ist ohne diese Unterstützung kaum mehr denkbar. I Frei definierbare Einzel- und Serienbriefe sollten die Akten zwar jederzeit zugänglich sein – I Organigramme, Bescheinigungen und Formulare aber nur für einen klar definierten Personenkreis. Entgeltprogramme enthalten detaillierte Angaben zum Mitarbeiterbestand. Zum umfassenden Per- Exact e-Synergy / ELSTER ist eine moderne Personal- „Ich habe es sehr schnell zu schätzen gelernt, nöti- sonalinformationssystem fehlen ihnen jedoch wich- management-Lösung und unterstützt die Arbeit der ge Personalakten nicht telefonisch im Archiv anfor- tige Aspekte: Zum einen sind hier lediglich abrech- Personalabteilung auch als elektronische Personal- dern zu müssen – in der Hoffnung, dass die Akte nungsrelevante Daten gespeichert, zum anderen akte. Durch die Integration von Exact.LohnXL/XXL nicht gerade zur Bearbeitung bei einem Kollegen fehlen die Dokumente, die im Laufe der Zusammen- und den automatischen Datenabgleich werden die liegt – , sondern einfach auf die Dokumente zu- arbeit von Unternehmen und Mitarbeiter anfallen. im Lohn gepflegten Mitarbeiterdaten nach Exact greifen zu können, wann immer ich Informationen e-Synergy übertragen oder können hier erfasst benötige“, schwärmt Maximilian Auer, Verwaltungs- Eine „elektronische Personalakte“ ist deshalb die und verwaltet werden. Das garantiert den An- chef von eterna. „Der Aufwand, Personalunterlagen ideale Ergänzung: Es stellt der Personalabteilung wendern einen einheitlichen, aktuellen Datenstand zu verwalten, hat sich für uns erheblich verringert.“ die Informationen und Dokumente zur Verfügung, und erspart das doppelte Erfassen. die für ihre Arbeit wichtig, in der Lohnabrechnungs- Ein Rollensystem – alle Angestellten sind bestimm- software jedoch nicht enthalten sind. Mitarbeiter- Mit der elektronischen Personalakte realisieren Per- ten Managementebenen zugeordnet - sichert den qualifikationen, Verträge und Gehaltsentwicklung sonalabteilungen eine Anpassung an die Welt des Zugriff auf die Dokumente: die Bereichsleiter haben sind in einer Datenbank zusammengeführt und E-Business, in der zahlreiche kaufmännische und Einsicht in die Akten ihrer Mitarbeiter, Geschäfts- stets aktuell für alle Berechtigten auf Knopfdruck zu personalrelevante Informationen in elektronischer führung und Personalabteilung über die gesamte überblicken. Form entstehen und Papierdokumente ohnehin nur Belegschaft. Die einzelnen Mitarbeiter können nur eine Kopie ursprünglich digitaler Daten sind. die eigenen Unterlagen sehen. Einige Vorteile der elektronischen Personalakte: Die E-Akte bei der eterna Mode AG Seit mehr als 2 Jahren arbeitet die eterna Mode AG ¨ I Elektronische Verwaltung aller personalrelevanten mit Exact e-Synergy als elektronische Personalakte Dokumente und Informationen und zur Unterstützung von Personalprozessen. I Klare Zugriffsrechte sichern Vertraulichkeit der Damals gab es einen konkreten Anlass, über den Dokumente Einsatz einer leistungsfähigen Personal-Software www.exactsoftware.de Standardprozesse automatisieren Krankheit usw.) wieder finden. Das korrekte Urlaubs- Ein Ausblick: Schon in kleineren Unternehmen besteht der normale modell aller Mitarbeiter ist in den Stammdaten hin- Portale für das HR Management Tagesablauf der Personalabteilung aus zeitraubenden terlegt und fließt in die Berechnung der verbleiben- Die Delegation von Verantwortlichkeiten an die Mit- Tätigkeiten; mit wachsendem Personalbestand ist den Urlaubstage mit ein. Die Zeitplanung der Be- arbeiter durch so genannte Self Services (Routine- auch ein steigender Verwaltungsaufwand verbunden. legschaft ist auf einen Blick überschaubar – und für aufgaben wie Urlaubsanträge, Ändern von Personal- das Aktualisieren der Urlaubsliste ist kein separater daten oder die Abrechnung von Reisekosten) ent- Am Beispiel der Urlaubsverwaltung wird der Auf- Arbeitsschritt mehr nötig. lastet die Personalabteilung. Anfragen der Mitar- wand von Papieranträgen deutlich: Mitarbeiter aller Dazu noch einmal eterna: „Mit e-Synergy können beiter werden schneller bearbeitet und abgewickelt. Ebenen füllen einen Urlaubsschein – natürlich mit wir unsere gewohnten Prozesse 1:1 abbilden, an- Wünschenswerter Nebeneffekt: Der einzelne Mit- Original und Durchschlag – aus, ihre Vorgesetzten statt uns an das System anpassen zu müssen. Auch arbeiter muss nicht den Status seiner Anträge erfra- genehmigen ihn, nachdem sie sich über die bereits deshalb wurde das elektronische Beantragen der gen, sondern hat seine personalrelevanten Daten eingeplanten Frei-Zeiten der Kollegen informiert Urlaubstage von allen gern angenommen.“, so und Abrechnungen im direkten Zugriff. Unter- haben. Der unterschriebene Urlaubsschein geht zu- Manfred Bauer, Personalleiter. nehmen reduzieren durch die Standardisierung der rück zum Mitarbeiter, eine Kopie des Antrags wird wichtigsten HR-Prozesse ihre Verwaltungskosten in die Personalabteilung weitergegeben und dort Zunächst hatten vor allem Personalabteilung und ganz erheblich. registriert. Hier wird auch die Urlaubsliste geführt. Geschäftsführung intensiver mit Exact e-Synergy gear- beitet. Nach dieser „Testphase“ wurden 70 der etwa Den zentralen Zugang, über den Mitarbeiter, Per- Mit einem elektronischen System ist dieser Ablauf 160 Mitarbeiter am Stammsitz in Passau, die eine ei- sonalabteilung und Management auf diese perso- schneller und störungsfreier zu realisieren: Anträge gene Windows-Kennung haben, einbezogen. nalwirtschaftlichen Dienste und Services sowie auf werden effektiver bearbeitet und können nicht ver- individuell zugeschnittene unternehmensinterne loren gehen. Gab es dabei Anfangshürden zu überwinden? und externe Informationen zugreifen können, „Jeder geht anders mit dem Thema Rechnernutzung nennt man Mitarbeiter- oder HR-Portal. Nach neue- Auch eterna nutzt nun die digitale Urlaubsverwaltung: um – manche lieben es, andere müssen sich an die sten Studien werden bis Ende 2006 ca. 20-30% Die Mitarbeiter haben Zugriff auf Exact e-Synergy, Bedienung etwas länger gewöhnen. Außerdem sind aller Unternehmen solche Portale produktiv einsetzen. tragen dort den gewünschten Urlaub ein. Der Vor- mit der elektronischen Umsetzung von Prozessen gesetzte erhält diesen Antrag über das System, ge- eine andere Philosophie und eine zunächst unge- Die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht sich durch die nehmigt oder lehnt ihn ab. Der beantragte Urlaub wohnte Transparenz verbunden.“, berichtet aktive Einbindung in administrative Abläufe. Zudem wird automatisch in den Kalender des Mitarbeiters Manfred Bauer. Aber schnell überzeugte die spür- werden die Mitarbeiter über ein Portal umfassend eingetragen, in dem sich alle Fehlzeiten (Urlaub, bare Arbeitserleichterung auch die letzten Zweifler. und aktuell über Stellenausschreibungen, Arbeits- anweisungen, usw. informiert und in viele interne Prozesse aktiver eingebunden, um so mehr Eigen- verantwortung zu ermöglichen und Mitarbeiter bes- ser in die Unternehmensstrategie einzubinden. Beste Aussichten für eine weiterhin erfolgreiche Unternehmensentwicklung.