E-Mail-Archivierung ‑ Mehr als eine Trendlösung

E-Mail-Archivierung – Mehr als eine Trendlösung E-Mail-Archivierung hat in den letzten Jahren deutlich an Aufmerksamkeit gewonnen – von den verschiedenen Betrugsskandalen wie ENRON mit vorangetriebenen Gesetzesänderungen, über die Änderung der Abgabenordnung und GDPdU in Deutschland bis hin zu den jüngsten Gesetzesänderungen, die eine E-Mail einem „echten“ Geschäftsbrief gleichstellen. Aber nicht nur Gesetze treiben den Archivierungsmarkt an: Auch die stetig wachsende Flut an E-Mails, die E-Mail- Größe und das tägliche Spam-Bombardement tun ihr Übriges. Aber neben dem offensichtlichen „Stopfen von Löchern“ bietet E-Mail-Archivierung auch einen echten Mehrwert, den Unternehmen nutzen können, um sich gegenüber ihrem Wettbewerb zu behaupten; und das dabei „ganz nebenbei“ auch die rechtlichen Anforderungen erfüllt werden, ist sicher eine angenehme Sache. E-Mail-Archivierung beschäftigt Unternehmen aus unterschiedlichen Hauptmotivatoren: Kapazitätsprobleme der E-Mail-Server Vor wenigen Jahren war es ein Unding, E-Mails mit mehreren Megabyte Größe zu versenden. Tat man es dennoch, so wurde entweder die E-Mail geblockt oder man bekam einen netten, aber bestimmten Anruf von seinem Administrator. Das ist heute (leider) anders: Durch schnelle Internet-Leitungen mit reichlich Durchsatz auch von zu Hause, Office Anwendungen, die einfache Texte bis zum Platzen aufblähen (denn es muss ja XML sein) oder die Urlaubsfotos, die nicht nur auf Flickr gespeichert sondern auch gleich an 20 Kollegen verteilt werden müssen, hat man sich inzwischen an große Datenmengen gewöhnt. Und die IT wird beim Stöhnen kaum mehr bemerkt, denn es ist ja alles so einfach, geht zu Hause ja auch … Ganz so einfach ist es natürlich nicht. Denn spätestens, wo das tägliche Backup eines Mail-Servers länger als 24 Stunden dauert, kommt man an eine natürliche Grenze, die man nur durch die gezielte Anpassung der Rotationsgeschwindigkeit der Erde in den Griff kriegen könnte. Um das Backup weiterhin gewährleisten zu können, muss man verschlanken. Viele Unternehmen regeln das ganz einfach durch die Einführung von Quotas auf den Servern: Jeder Mitarbeiter darf maximal 50, 100 oder 200MB an E-Mails in seinem Postfach haben, danach wir der Empfang und/oder Versandt gesperrt. Diese Idee führt aber nun in den allermeisten Fällen dazu, dass E-Mails vom Server gelöscht und auf dem Arbeitsplatz gespeichert werden. Für rechtsrelevante geschäftliche E-Mails ist das sicher keine gute Idee, vor allem dann nicht, wenn man bedenkt, dass dadurch nur der Backup der einzelnen Arbeitsplatz-Rechner länger dauert – man hat das Problem also mit einigen negativen Nebenwirkungen nur verlagert, aber nicht gelöst. Archivierung kann hier Abhilfe schaffen: Der Archivbestand braucht nicht ins Backup einbezogen werden, da er sowieso schon durch das Archivsystem gesichert ist. Wenn Ihr Archivsystem dieses Feature nicht hergibt, sollten Sie sich schleunigst ein Echtes installieren. Archivierte Daten belasten so das Backup nicht mehr. Außerdem unterstützen die meisten Archivsysteme heutzutage die so genannte „Single Instance“-Speicherung, was bedeutet, dass bei 20 gleichen E-Mails (wie in unserem Beispiel mit den Urlaubsfotos), diese nur noch einmal archiviert werden. Die eine E-Mail verbraucht nur einen Bruchteil des Platzes. Natürlich kann man nun sagen, dass Urlaubsfotos sowieso nicht in Unternehmen verschickt werden sollten. Und genau das bringt uns zu einem weiteren Thema: Was archiviere ich denn nun? Was man archivieren sollte und was nicht, ist sehr stark abhängig davon, was die Motivation für eine E- Mail-Archivierung ist. Ist es nur der Platzbedarf und das tägliche Backup, so sollte man denken, dass die Priorität auf den großen Dateien liegen sollte, also z.B. Anhänge aus Office, Bilder, etc. Aber zumeist denken Unternehmen auch wegen möglicher rechtlicher Risiken über die Archivierung ihrer E-Mails nach. Einhaltung von Gesetzen und Regularien In Deutschland (und nicht nur hier) gibt es eine ganze Fülle von Gesetzen, die direkten Einfluss auf die Archivierung von E-Mails haben. Zu diesem Thema gibt es dutzende von sehr juristischen Abhandlungen, die ich an dieser Stelle nicht wiederholen möchte. Daher vielleicht nur ganz grob: Alles, was irgendwie steuerlich relevant ist, hat eine Aufbewahrungsfrist. Nicht steuerlich relevante Geschäftsbriefe haben eine verminderte Aufbewahrungsfrist. Das eine vom anderen zu unterscheiden ist müßig und wird in der Praxis selten gemacht, daher wird zumeist nach den strengeren Regeln aufbewahrt. Wer sich als Unternehmer nicht an die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen hält, kann persönlich haftbar gemacht werden. Der Strafkatalog reicht hier von Geldstrafen bis hin zur Androhung mehrjähriger Aufenthalte in Justizvollzugsanstalten. Bis vor kurzem hätte man ggf. noch zweifeln können, welchen Stellenwert E-Mails in diesem Szenario tatsächlich haben, aber spätestens mit den aktuellen Gesetzesänderungen/ -ergänzungen ist eine E-Mail nun dem Geschäftsbrief gleichgestellt. Sie muss also nicht nur die üblichen Angaben zu Registereintragungen, Geschäftsführung und Gesellschaftsform beinhalten, sondern unterliegt auch den gleichen Aufbewahrungsfristen. Es gibt in Deutschland aber auch noch weitere Gesetze älteren Datums, z.B. das zum Thema Datenschutz. Ein Mitarbeiter könnte ja in der Tat seine Urlaubsfotos verschicken. Da das private E-Mails sind, darf die Unternehmung da nicht so einfach dran. Jetzt könnte man meinen, man verbietet dem Mitarbeiter einfach das Verschicken von privaten E-Mails. Das reicht aber nicht aus, denn man muss auch noch beweisen können, dass man dieses Verbot ernst nimmt und daher permanent kontrolliert. Und dafür bedarf es organisatorischer Regelungen und eine gute Beziehung zum Betriebsrat. Aus diesem „Notstand“ heraus, haben sich daher unterschiedliche Szenarien entwickelt, wie man mit E- Mail-Archivierung umgehen kann: Wenn man das Datenschutzproblem nicht hat und auch keine große Menge an Spam hat, so kann man das sogenannte „Journaling“ benutzen. Journaling besagt, dass E-Mails direkt beim Empfang und beim Versand archiviert werden. Man kann also eine lückenlose Archivierung nachweisen. Wenn man das Datenschutzproblem nicht gelöst hat, so muss man es notgedrungen dem Mitarbeiter überlassen, ob er eine Mail archiviert oder nicht. Dieses geschieht üblicherweise durch einen speziellen 2 Ordner im Posteingang der auf den bezeichnenden Namen „Archiv“ hört, und automatisch alles was in ihm abgelegt wird archiviert. Und an dieser Stelle kann man ruhig etwas kreativ sein und das nicht nur mit einem Ordner, sondern auch mit Kategorien, Keywords oder sonstigen Merkmalen machen. Oder: Man versucht, mit mehr oder weniger intelligenter Kategorisierung durch eine Maschine, „Archiv- würdige“ von „Archiv-unwürdigen“ E-Mails zu trennen und diese dann entsprechend zu Archivieren. Das funktioniert ganz gut, wenn die Maschine nicht sonderlich intelligent sein muss (z.B. auf harte Keywords, Sender-Domainen oder ähnlichen „Hard-Facts“). Je intelligenter diese Maschine sein muss, desto interessanter wird das Ergebnis – oft sicher nicht schlecht – aber viele Unternehmen wollen die lückenlose Dokumentation ihrer Geschäftspost nicht einer Maschine überlassen, die einfach nur verdammt gut raten kann. Die Situation wäre damit relativ vertrackt, gäbe es nicht noch eine dritte Motivation zur E-Mail- Archivierung, die diese Problematik quasi nebenbei lösen kann: Die einheitliche Archivtheorie – Das Enterprise Content Management System (ECM) Ein ECM-System kennt praktisch keine E-Mails. Für ein ECM-System ist eine E-Mail ein Inhalt wie jeder andere auch – Also Inhalte wie Geschäftsbriefe, Faxe, Ausgangsrechnungen, EDI-Daten, ERP Transaktionen etc. Denn ein in modernes ECM-System stellt den Geschäftsprozess in den Vordergrund. Von diesen hat ein normales Unternehmen den ein oder anderen Kernprozess, und auch noch ein paar unterstützenden und begleitende Prozesse. Geschäftsprozesse haben einen Auslöser und dann zumeist einige Informationen, die im Laufe des Prozesse erstellt, verarbeitet… und ggf. archiviert werden. Ein beliebter Auslöser ist eine Bestellung, auf die eine Auftragsbestätigung, Lieferung und Fakturierung folgt. Dem ECM-System ist es völlig egal, ob die Bestellung dabei per Fax, per Post oder eben auch per E- Mail kam. Archiviert man also die E-Mail zu dem Prozess, so ist nebenbei allen Anforderungen genüge getan. Jetzt muss man „nur noch“ klären, wie die E-Mail vom Mail-Server zum Prozess gelangt. Das kann man jetzt wieder versuchen zu automatisieren – was, wie gesagt, bei „Hard-Facts“ sehr gut funktioniert. Interessanterweise haben die meisten Prozesse mit viel Automatisierungspotential auch sehr gut erkennbare Informationen – wie in unserem Beispiel eine Bestellnummer, Artikel, Datum, Adresse, … also Hard-Facts, die verwendet werden können. Gleiches gilt für Rechnungen, die ja per Gesetz über eine Rechnungsnummer und andere „Hard-Facts“ verfügen müssen. Das ist eine feine Sache. Es geht aber auch manuell mit weniger deutlichen Informationen sehr gut. Der „normale“ Geschäftsbrief wird ja auch in der Poststelle geöffnet und dann einem Mitarbeiter oder einer Abteilung zugeordnet. Der Sachbearbeiter beginnt daraufhin mit seinem Vorgang. Genau so kann es mit einem ECM-System auch digital laufen. Demnach käme eine E-Mail an zentraler Stelle an (z.B. verkauf@xyz.de) und würde dann von einem Mitarbeiter/in in der Organisation verteilt. Das ECM-System kann daraufhin im Hintergrund einen elektronischen Vorgang, also einen Prozess starten und diesen durchführen. Die E-Mail wäre dadurch automatisch archiviert.