Bussiness Prozesse optimieren - Mediengruppe Pressedruck setzt ECM-Suite von Optimal Systems in mehreren Fachabteilungen ein

case study Bussiness Prozesse optimieren Mediengruppe Pressedruck setzt ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS in mehreren Fachabteilungen ein Das Unternehmen Aufgabenstellung/Auswahl Erweiterungen der ECM-Lösung soll- ten durch unsere eigenen Mitarbeiter Die Mediengruppe Pressedruck mit Eine Vielzahl von Gründen führte zu durchgeführt werden können“, erklärt ihren über 1.100 Mitarbeiter ist ein der Entscheidung, eine ECM-Lösung in Norbert Seidl, der IT-Leiter der Me- führender Informationsanbieter in die bestehende IT-Landschaft zu integ- diengruppe Pressedruck. Last but not Deutschland mit einem der moderns- rieren. Die zu lösenden Probleme reich- least sollte die Betreuung des laufenden ten Druckzentren. ten von der digitalen Bearbeitung und Systems so wenig wie möglich Ressour- In der Mediengruppe erscheint die Archivierung von Eingangsrechnungen cen binden. Augsburger Allgemeine mit ihren 23 und Ausgangsbelegen, über die Ver- Im mehrmonatigen Auswahlver- Lokalausgaben. Gemeinsam mit der tragsverwaltung und E-Mail-Archivie- fahren fiel die Entscheidung schließlich eng verbundenen Allgäuer Zeitung und rung bis hin zur Einrichtung von Pro- auf die mittelständische ECM-Soft- deren Heimatausgaben ist die Augsbur- jekt- und Geschäfts-Partner-Akten. wareschmiede OPTIMAL SYSTEMS in ger Allgemeine mit einer täglichen Ge- „Als möglichen Lösungspartner Berlin. „Die ECM-Suite von OPTIMAL samtauflage von ca. 343.000 Exemplaren favorisierten wir einen mittelstän- SYSTEMS bestach“, so die Einschät- und rund einer Million Leser die sechst dischen deutschen Softwareherstel- zung von Stefan Hoser, DV Projekt- größte Abo-Zeitung Deutschlands. ler. Notwendige Anpassungen und leiter bei der Mediengruppe, „durch flexible software | for your way of working OPTIMAL SYSTEMS Heute werden alle in der Medien­ gruppe erstellten, kommerziellen so- wie projektbezogenen Dokumente ausschließlich im Dokumenten-Ma- nagement-System (DMS) von OS|ECM abgelegt und stehen damit allen be- rechtigten Mitarbeitern im Unterneh- men zur Verfügung. Ebenso entfallen die Archivlösungen auf dem Filesystem und werden durch die revisionssichere Verwahrung in OS|ECM ersetzt. Derzeit arbeiten ca. 350 Mitarbeiter in den Bereichen Finanzwesen, Anzei- gen, Beilagen und DV mit der ECM-Lö- sung von OPTIMAL SYSTEMS. Außer- dem besteht eine Schnittstelle aus dem DWH zu den Belegen. Das System läuft sehr stabil, die An- forderungen der Mediengruppe bzgl. Anwenderfreundlichkeit der ECM-Lö- sung haben sich bisher auch in der Pra- xis bewährt. Stefan Hoser hebt einen ganz speziellen Aspekt der Software hervor: „Herausstellen muss ich den Bereich Administration - sehr komfor- tabel und logisch entwickelt“. Schon in der Zieldefinition des Projektes wurde neben den operativen Zielen, den Voraussetzungen und den Risiken, die Schulung der Mitarbeiter fest eingeplant. Diese fanden im Vor- feld bzw. zeitnah zur Installation der Lösung in den betroffenen Abteilun- gen statt und wurden durch die Pres- Anwenderfreundlichkeit sowie einem Mit der Projektentscheidung se-Druck- und Verlags-GmbH selbst abgerundeten innovativen Funktions- wurden zwölf Teilziele definiert, von durchgeführt. angebot. Außerdem waren die Haupt- denen bereits der größte Teil um- funktionalitäten im Bereich Import/ gesetzt wurde. Darunter sind solch Lösung: Export aus unserer Sicht am saubersten anspruchsvolle Lösungen wie Archi- Vertragsmanagement und übersichtlichsten implementiert.“ vierung der Eingangsrechnungen, Aufgrund der verzweigten Unterneh- Projektdokumentation, kontextbe- mensstruktur der Mediengruppe gibt es Das Projekt zogene Mailarchivierung, Vertrags- eine Vielzahl an internen Verträgen. Der Startschuss für das Projekt fiel und Vorlagenverwaltung. Da die Diese wurden in den beteiligten im Herbst 2006. Die Implementie- komplette Entwicklung durch die Fachbereichen verwaltet und wurden zu rung der Software dauert nur fünf Mediengruppe Pressedruck selbst Informationszwecken kopiert. Dadurch Werktage und wurde durch die durchgeführt wird, ist die Einfüh- konnte die Aktualität der Dokumente DV-Spezialisten der Mediengruppe mit rung der verschiedenen ECM-Lösun- nicht gewährleistet werden und der Zu- tatkräftiger Unterstützung durch OP- gen ein laufender Prozess, der sich griff war nur über die Ansprechpartner TIMAL SYSTEMS selbst durchgeführt. über mehrere Jahre erstreckt. der Fachbereiche möglich. Mediengruppe arbeitet mit OS|ECM Durch die Einführung der ECM- Ebenso war die Vergabe bzw. Ände- möglich und die Zahl der Recherche- Suite von OPTIMAL SYSTEMS ist es rung von Zugriffsberechtigungen recht möglichkeiten erhöhte sich enorm. jetzt erstmals möglich, jederzeit ortsun- umständlich und die monatliche Siche- abhängig den aktuellen Stand eines Ver- rung des Archivbereiches auf CD-ROM Lösung: Personalworkflow trages abzurufen. Dazu war es notwen- hatte zur Folge, dass auf alte Dokumen- Dringender Handlungsbedarf war auch dig, sämtliche vorhandenen Verträge zu te nicht mehr unmittelbar zugegriffen im Bereich Personalmanagement gege- digitalisieren und in das ECM-System werden konnte. ben. Die Einrichtung von Arbeitsplät- einzubinden. Zentrales Anliegen bei der Umstel- zen für neue Mitarbeiter mit Telefon, Aber nicht nur das: neu entstehen- lung der Fakturverwaltung auf OS|ECM Mail und Softwareeinrichtung zog sich de Verträge werden durch das System war, dass alle Faktur-Dokumente wie in der Regel mehrere Wochen hin. in Ihrer Enstehungshistorie begleitet. Rechnungen, Gutschriften, Sammel- Die bis dato praktizierte Laufzet- Die Geschäftsführung und die Rechts- rechnungen, Druckpakete, und Fak- tel-Praxis stieß immer wieder an ihre abteilung haben dadurch jederzeit den turjournale kontextbezogen ablegbar Grenzen. Ein nicht zu unterschätzendes Gesamtüberblick. und trotzdem abteilungsübergreifend Sicherheitsproblem stellten sogenannte zugänglich sein sollten. Systemleichen dar.