Verwaltung von Bauakten und beliebigen Dokumenten - Weltweiter Zugriff über das Internet mit Hilfe der Deutschen Bauarchiv GmbH

case | study Deutsche Bauarchiv GmbH Verwaltung von Bauakten und beliebigen Dokumenten Weltweiter Zugriff über das Internet Das Unternehmen Die DEBA Deutsche Bauar- chiv GmbH (DEBA) ist ein Unter- nehmen der SKP-Planungsgruppe BAU•WERK•PLAN in Berlin. Die- se besteht aus etwa einem Dutzend Firmen, die von der Bauleitung über Facility Management bis hin zum spezialisierten Tief- und Stahlbau In- genieurdienstleistungen europaweit anbieten. Die DEBA hat sich innerhalb der Firmengruppe auf die Archivierung Die Ausgangssituation Archivierung und Wiederbereitstel- von Dokumenten jeglicher Art spezi- lung der Akten zunehmend schwie- alisiert. Neben dem Dokumentenma- Die DEBA verwaltet seit 2007 rig dar. „Das Wiederauffinden von nagement gehört auch ein ausgefeiltes die seit 20 Jahren anfallenden Un- Akten, d. h. wo der Standort der Ak- Vertragsmanagement zum Dienstleis- terlagen für ca. 10.000 Projekte der ten im Archiv ist oder von welchem tungsspektrum. BAU•WERK•PLAN in einem Archiv Mitarbeiter sie gerade entliehen sind, mit analogen (Papier) Dokumenten, waren ohne Hilfsmittel nicht mehr Die Lösung im Überblick Aktenordnern und Bauplänen. zu bewältigen. In diesem Zusam- Aus diesem Knowhow entwickel- menhang stellte sich für uns auch die • Hochflexible Archivlösung te sich für die DEBA als neues Ge- Frage nach digitalen Daten. Denn zu für alle Dokumentarten schäftsfeld die Archivierung von Pro- (fast) jedem Papierordner existiert • Fundstellenverwaltung jektunterlagen als Dienstleistung für schließlich heutzutage auch eine digi- • Zugriff auf Dokumente über Drittfirmen. Unterstützt wurde diese tale Version“, erklärte Ben Stoffregen, das Internet Entscheidung durch den Umstand, Geschäftsführer der DEBA. • Mandantenfähigkeit dass der Berliner Senat die bezirkli- • Leichte Bedienbarkeit chen Bauarchive aus Kostengründen Das Ziel • Zentrales Dokumentenmana- auflöst und die jeweiligen Bauherren gement bzw. Hausbesitzer für die Archivie- Aus diesem Grund entschied sich rung in die Pflicht nimmt. die DEBA, ein digitales Archiv ein- • Zentrales Scannen ein- Mit dem wachsenden Erfolg des zuführen, um alle Informationen zu schließlich Validierung Geschäftsmodells stellte sich die den Kunden und ihren Projekten in flexible software | for your way of working DEBA Deutsche Bauarchiv GmbH einem System zu verwalten und wurden für ausgewählte Projekte die schnell recherchieren zu können. digitalen Daten in das hybride Archiv Die vorhandene Archivstruktur überführt. sollte dafür weitestgehend übernom- In einer zweiten Phase wurde mit men werden. Außerdem sollte die ge- der Digitalisierung von Projektdoku- suchte Lösung in der Lage sein, auch menten begonnen. Bei dem Scansze- physische Objekte wie z. B. Geräte nario werden beliebige Dokumente oder Dokumente, die weiterhin in wie z. B. Baupläne bis zu einer Größe Papierform bestehen sollen, als Fund- von DIN A0 gescannt, validiert und die Archivierung und das Bereitstel- stellen zu verwalten. indexiert. len von digitalen Projektunterlagen, Weil sich der Digitalisierungs- die Digitalisierung von papiernen Die Entscheidung aufwand wegen der Bauplanformate Dokumenten sowie der Plottservice nicht lohnt oder weil Kunden es so von digitalisierten Bauplänen hinzu- Um eine Lösung zu finden, wur- wünschen, wird ein Teil des Archivs gekommen. den ein Anforderungskatalog erstellt, weiterhin in Papierform mit Hilfe von Aufgrund der Flexibilität der Lö- Messen besucht, Termine gemacht Fundstellen verwaltet. sung können Kundenanforderungen und verschiedene ECM-Anbieter auf Auf das Archiv kann über das In- aus den unterschiedlichsten Bran- Herz und Nieren geprüft. Insgesamt ternet zugegriffen werden, so dass chen von den eigenen DEBA-Mitar- dauerte die Vorauswahl zwei Jahre. Kunden des Bauarchives die Mög- beitern schnell umgesetzt werden, so Am Ende konnte sich die Enter- lichkeit haben, den Archivbestand je dass sich vielfältige Einsatzmöglich- prise Content Management-Lösung nach Rechtevergabe zu sichten und keiten der OS|ECM-Lösung ergeben. OS|ECM von OPTIMAL SYSTEMS Ihre Anforderung per Tastendruck in Zu einem der wichtigsten Auftragge- gegen die Mitbewerber durchsetzen. Auftrag geben. ber gehört mittlerweile ein Unterneh- Ausschlaggebend waren die große Fle- men aus der Biotech-Branche, für das xibilität, die Mandantenfähigkeit, das Vorteile & Nutzen die DEBA die Verwaltung von Akten ausgefeilte Rechtesystem, die leichte und das Vertragsmanagement über- Bedienbarkeit und die Möglichkeit, Kunden haben jetzt über das In- nimmt. mit der integrierten Fundstellenver- ternet zeit- und ortsunabhängigen waltung ein branchenunabhängiges Zugriff auf ihre Dokumente. Doku- Ausblick Hybridarchiv aufzubauen. mente werden über die Indexdaten oder eine Volltextsuche angefragt und Zuerst einmal werden sich die Das Projekt sofort angezeigt. Archivmitarbeiter Mitarbeiter der SKP-Planungsgruppe werden entlastet und Ressourcen für BAU•WERK•PLAN mit dem Arbei- Anfang 2008 begann die Einfüh- andere Vorhaben freigesetzt. ten mit OS|ECM vertraut machen. rung von OS|ECM. Nach einer in- Außerdem ergaben sich für Danach ist die Erweiterung der tensiven Analyse- und Anpassungs- die DEBA mit der Einführung der Scanstraße und die Einführung von phase konnte das digitale Archiv im OS|ECM-Suite neue Geschäftsmög- Workflows fest eingeplant, um eine Spätsommer des gleichen Jahres in lichkeiten. Zum bisherigen papiernen höhere Automatisierung der Prozesse den vollständigen Betrieb genommen Archiv- und Ausleihservice ist jetzt zu erreichen. werden. In der ersten Einführungsphase optimal systems Ihr betreuender OS-Vertriebspartner: wurden die Informationen zu allen Gesellschaft für innovative bestehenden Projekten seit 1975 in das computertechnologien mbh System überführt. In einem zweiten Cicerostraße 26 . D-10709 Berlin Schritt wurde die Erfassung und In- Tel.: +49 - 30 - 8 95 70 80 dexierung sämtlicher Papierprojekt- Fax: +49 - 30 - 8 95 70 88 88 ordner als Fundstelle umgesetzt (Die E-Mail: kontakt@optimal-systems.de älteste Fundstelle geht auf ein Pro- Die genannten Software-Produkte sind jekt von 1972 zurück). Gleichzeitig eingetragene Warenzeichen der Rechteinhaber. flexible software | for your way of working