Dokumenten- und Wissensmanagement zur internen Organisation

CASE STUDY – AUS DER PRAXIS Maschinen-Grupp GmbH julitecDM – ein umfassender Wissensspeicher! Branche: Dienstleistung und Handel Das Handelshaus Maschinen-Grupp GmbH nutzt die Dokumentenmanagement- Homepage: www.grupp.de software julitecDM des Erlanger Softwareherstellers julitec. Als zentral Eingesetzte Lösung: julitecDM zugänglicher Wissensspeicher unterstützt die Software alle Abteilungen des Unternehmens, von der Buchhaltung über den Vertrieb bis zur Werkstatt bei der Einsatzbereich: schnellen Ablage und Recherche sämtlichen Unternehmenswissens. Dokumenten- und Wissensmanagement zur internen Organisation Das traditionsreiche Unternehmen aus dem schwäbischen Nattheim feiert in diesem Zuständig: Jahr sein 75jähriges Bestehen. 1934 gegründet zählt es heute zu den führenden Stefanie Burkhardt, Marketingleitung deutschen Handelshäusern für Maschinen, Werkzeuge und Service für die Holz-, Aluminium- und Kunst- Angebundene Systeme „Ich habe im Internet gesurft und dabei die stoffbearbeitung. Wei- (Schnittstellen): Netzwerkinfrastruktur und Windows- Free-Version von julitecDM entdeckt. Die habe tere Geschäftsfelder sind Netzlaufwerke ich heruntergeladen, getestet und war sofort Betriebsplanungen sowie von der intuitiven Bedienung begeistert.“ Strategie-, Marketing- Ausgangssituation: - Dokumente nicht zentral verfügbar und Personalberatung. Stefanie Burkhardt, Marketingleitung Hauptsitz des Unter- - Schriftverkehr in den jeweiligen Abteilungen verteilt nehmens ist Nattheim, - Dokumente schlecht auffindbar zur Gruppe gehören noch Partner in Bad Wimpfen bei Heilbronn und im - Informationen wie Preislisten u. ä. oberfränkischen Sonnefeld bei Coburg. nicht aktuell - Kein wirksamer Schutz sensibler julitecDM dient den über 50 Mitarbeitern der Zentrale als zentraler Wissensspeicher. interner Informationen Ausnahmslos alle Dokumente werden in julitecDM abgelegt und stehen damit über Anforderungen: einem Terminalserver jedem Mitarbeiter zur Verfügung. Somit kann immer auf das - zentraler Wissensspeicher des komplette Firmenwissen des Unternehmens zurückgegriffen werden, sei es auf Unternehmens Formulare, Preislisten oder interne Informationen. Genutzt wird diese umfangreiche - Dokumente für alle Mitarbeiter Wissensdatenbank von der Geschäftsführung über die Buchhaltung bis hin zum verfügbar Vertrieb und der Werkstatt. - Einfache Suche - Intuitive Bedienbarkeit Jeder Mitarbeiter kann innerhalb von julitecDM auf alle Dokumente zugreifen, sie - Schutz der Dokumente durch als PDF speichern, per E-Mail weiterleiten, zur Weiterbearbeitung öffnen oder zum Wasserzeichen (von julitec als Durchlesen ausdrucken. Über die integrierte Volltextsuche werden Informationen Customizing geliefert) so einfach und schnell wie bei Google gefunden. Die Mitarbeiter geben z. B. den Projektlaufzeit: ca. 1 Monat Namen eines Produktes ein, und in Sekundenbruchteilen werden alle entsprechenden Dokumente wie Preislisten oder Produktinformationen gefunden und angezeigt. Die Projektetat (Software/Umsetzung): Mittlerer vierstelliger Bereich inklusive erweiterte Suche ermöglicht darüber hinaus das gezielte Finden von Dokumententypen Softwarelizenzen. Die Einführung und Autoren. übernahm Grupp selbst. So eine Lösung war die Wunschvorstellung der Geschäftsführung bei der Suche nach einer neuen Dokumentenmanagementsoftware. Damit beauftragt wurde Marketingleiterin Stefanie Burkhardt: „Ich habe im Internet gesurft und dabei die Free-Version von julitecDM entdeckt. Die habe ich heruntergeladen, getestet und war sofort von der intuitiven Bedie- nung begeistert.“ Nachdem weitere Softwaretests klargemacht hatten, dass julitecDM die passende Lösung für die Anforderungen der Firma Grupp bietet, fiel die Entscheidung leicht. Die Einführung der Software übernahm das Unternehmen selbst. Wichtig war, dass die abgelegten Dokumente immer aktuell gehalten werden. Dies wird durch eine geringe Zahl von „Superusern“ erreicht, die nicht nur wie ihre Kollegen lesenden Zugriff auf die Dokumente haben, sondern als Einzige diese auch ein- pflegen und bearbeiten können. Die Superuser sind für die Aktualität der verfügbaren Informationen verant- wortlich und haben dafür zu sorgen, dass die Dateien auch einheitlich benannt werden: „Dies war ganz So einfach und übersichtlich wie der Windows Explorer zeigt der julitecDM Explorer eine Ordnerstruktur mit wichtig für uns, da wir die Texter- Dokumenten und einer Vorschauansicht. Die Funktionalitäten erklären sich weitestgehend von selbst. kennung und die Volltextsuche sehr Auf Wunsch der Firma Grupp hat julitec eine besondere viel nutzen. Und diese arbeitet am wirkungsvollsten, wenn die Schutzfunktion für Dokumente entwickelt. Daten, die an abgelegten Dateien korrekt benannt werden,“ legt Stefanie externe Kontakte des Unternehmens gegeben werden, erhalten Burkhardt dar. „Die Schulungen der betreffenden Mitarbeiter automatisch ein Wasserzeichen: „So können unbefugte Zugriffe verliefen dabei problemlos, innerhalb von dreißig Minuten verhindert werden, da wir jederzeit nachvollziehen können, waren die ersten Schritte erklärt.“ von wem ein Dokument stammt,“ freut sich Marketingleitern Burkhardt. Und ist sehr zufrieden: „Wer mit dem Computer einigermaßen fit ist, der kann sofort mit julitecDM arbeiten.“ —————————————————————————— Gerne beraten wir Sie über die Einsatzmöglichkeiten unserer Softwarelösungen oder senden Ihnen Informationsmaterial und CDs zu. julitec GmbH – Wir machen Software einfach! Hauptstraße 23, 91054 Erlangen Fon +49 9131 97911-10 info@julitec.de Fax +49 9131 97911-14 www.julitec.de © 2009 julitec GmbH, Erlangen www.julitec.de Alle Rechte vorbehalten. 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