Elektronisches Dokumentenmanagement: Das papierarme Büro als Basis für dynamisches Arbeiten

IT-Integration in den Geschäftsprozessen im Reifenhandel Elektronisches Dokumentenmanagement: Das papierarme Büro als Basis für dynamisches Arbeiten igitalisierung, Internet und E-Mail erhöhen die Flut von Dokumen- D ten, die Unternehmen elektronisch zu erfassen, zu bearbeiten und zu archivieren haben, kontinuierlich. Gleichzeitig steigen angesichts verkürzter Produktzyklen und des Wettbewerbs die Ansprüche an die inhaltliche Qualität sowie schnelle Auffindbarkeit dieser Daten. Ohne professionelles Management ist diese hohe Frequenz beim Datenaus- tausch – wenn überhaupt – nur mehr unter Reibungsverlusten und hohem Ressourcenaufwand zu bewältigen. Zugriff per Knopfdruck von jedem angebundenen Arbeitsplatz aus Sogenannte Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, schaffen hier Abhilfe. Ihr Einsatz basiert auf standardisierten ERP-Lösungen. In deren Rahmen sind sie in der Lage, zahlreiche Mehrwerte zu generieren, die Unternehmen Zeit und Kosten einsparen lassen: vorgangsbezogene Speicherung und Archivierung von Druckaus- gabedateien, eingescannten Dokumenten, Bild- und Tondateien oder E-Mails Gewährleistung von Suche und Abruf der Daten aus dem Archivbestand Kontrolle des Dokumentenflusses und automatische Initiierung von Bearbeitungsschritten Erfüllung der Grundsätze zur Aufbewahrung und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) bei Betriebsprüfungen 24 www.bestpractice-it.de Service Dokumentenmanagement ist Chefsache Effektives, weil IT-gestütztes Dokumentenmanagement kann in Unternehmen bislang nur rudimentär oder gar nicht praktizierte Prozesslösungen erschlie- ßen und so Freiraum und Möglichkeiten für neue Geschäftsanbahnungen schaffen. Auf zwei Module sei hierbei stellvertretend näher eingegangen: Elektronische Bearbeitung von Eingangsrechnungen Sie unterstützt und beschleunigt den kompletten Bearbeitungspro- zess von Lieferantenrechnungen in Einkauf und Kreditorenbuch- haltung – vom Scannen, dem Erkennen und Archivieren über die Rechnungsfreigabe bis zum automatischen Buchen im ERP-System. Der Monitor ist die zentrale Übersicht über alle im Unternehmen eingehenden Rechnungen. Alle wichtigen Werte der Rechnungen sind hier sofort ersichtlich, etwa Skontodaten, Summenwerte und der Bearbeitungsfortschritt. Elektronische Kundenakte Können die Mitarbeiter Anfragen sofort beim ersten Anruf klären? Und sind sie stets über alle Vorgänge zu einem Kunden informiert? DMS unterstützt Reifenhändler dabei, diese Fragen mit einem „Ja“ beantworten zu können. Beispielsweise, indem sie elektronische Auf- tragsmappen aufbauen. Briefe, Faxe oder E-Mails werden direkt dem Kunden, Lieferanten, Auftrag oder der Bestellung etc. zugeordnet und im Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Die Eingabe wird kontrolliert, sodass eine falsche Zuordnung gar nicht erst möglich ist. I Expertentipp der command ag: Achten Sie auf ein zertifiziertes DMS mit hoher Skalierbarkeit sowie offenen Schnittstellen. So bieten sich Ihnen umfangreiche Möglich- keiten zur Integration in gängige Unternehmenssoftwarelösungen. www.command-ag.de BestPractice-IT Pocket-Guide 25