Keine Angst vor Dokumenten Management

Keine Angst vor Dokumenten-Management Bis heute stellen Papierberge und überfüllte E-Mail-Postkörbe eine große Herausforderung dar. Die Bereitstellung von oder die Suche nach Informationen zählen zu den Hauptproduktivitätskillern in kaufmännischen Abteilungen. Mit Hilfe von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) schaffen Unternehmen Abhilfe. Dennoch liegt im Mittelstand im Vergleich zu Großunternehmen nach wie vor viel Potential brach. Ein Grund ist sicherlich darin zu sehen, dass die Anbieter mit immer mehr Akronymen und Abkürzungen um die Gunst neuer Kunden werben. „DMS, KM, ILM, ECM, CMS, BPM, usw, - wer, außer den einschlägigen Beratern und Insidern, soll da noch durchblicken. In unseren Augen tun sich die DMS-Anbieter keinen Gefallen, ständig neue Begrifflichkeiten zu erfinden. Dies führt eher zur Verwirrung seitens der potenziellen Anwender“, so Dipl.-Informatikerin Sabine Schönewald von der windream GmbH. „Mit DMS ist eine geordnete, sichere und nachvollziehbare Verwaltung von Informationen inkl. E-Mails, PC-Dokumenten, Daten der Hintergrundsysteme und der nach wie vor beträchtlichen Papierflut im Posteingang möglich“, so Bernhard Zöller, VOI-Vorstandsvorsitzender sowie Gründer und Geschäftsführer der Zöller & Partner GmbH. „Aufgrund des Preisverfalls vieler Hardware-Komponenten (Speicher, Server, Netze etc.) sind solche Lösungen in den vergangenen Jahren auch für kleinere Organisationen preislich attraktiv geworden,“ führt er weiter aus. Wer die Wahl hat,... Doch welches System ist das Richtige? Bei den zahlreich angebotenen Systemen verliert man schnell den Überblick. “Anstatt sich auf die Kernanforderungen zu konzentrieren, die für Unternehmen wichtig sind, werden Systeme meist an ihrer Leistungsfähigkeiten bezüglich trendmäßig diskutierter Themen wie E- Mail-Massenarchivierung, Web-Content- oder Digital-Rights-Management gemessen. Das führt dazu, dass Unternehmen keinen anderen Weg sehen, als komplexe Systeme mit den dazugehörigen indirekten Kosten wie lange Einführungszeiten, Schulungen, hohe IT-Infrastruktur-Kosten, hoher Pflegeaufwand einzuführen,“ kritisiert Hanns Köhler Krüner, Leiter der deutschen ZyLAB-Niederlassung. Über welche Funktionen das anzuschaffende DMS verfügen sollte, hängt also von der Aufgabenstellung ab. Laut einer Marktübersicht für Dokumenten-Management-Systeme vom VOI, lassen sich die Aufgabenbereiche eines DMS in die Bereiche - Erfassung und Indizierung - Anzeige, Speicherung und Administration - Dokumentenzugriff und Retrievalfunktionen - Überprüfung, Verwaltung und Genehmigung von Dokumenten unterteilen. Erfassung und Indizierung Unternehmen, die ein DMS einsetzen wollen, sollten zunächst definieren, welche Dokumenten-Arten (strukturierte wie Formulare oder unstrukturierte wie Anfragen) bei ihnen überwiegend vorkommen und wie diese ins Unternehmen gelangen. Dazu zählen der tägliche Posteingang (via Papier, E-Mail, Fax) und die Daten anderer IT-Systeme (z.B. aus ERP-, CAD- oder Office-Anwendungen). Bei hohem Belegaufkommen, wie z.B. bei der Rechnungserfassung, ist es sinnvoll, mit einer automatischen Indexierung zu arbeiten. Hier liest das System den Dokumenteninhalt automatisch aus und extrahiert selbstständig die Indizes, also die Merkmale, wonach ein Dokument schnell wiedergefunden werden kann. Bei Rechnungen sind das beispielsweise Rechnungsnummer und -datum, Absender und die Rechnungssumme. Ist das zu erfassende Dokumentenaufkommen eher gering und darüber hinaus noch unstrukturiert, kann eine manuelle Erfassung die kostengünstigere Alternative sein. Weiterhin sollte geprüft werden, aus welchen anderen IT-Anwendungen Informationen entstehen, die mit dem DMS verwaltet werden sollen. Zahlreiche DMS-Anbieter haben in ihr Softwareprodukt Schnittstellen zu anderen Systemen integriert oder bieten die Möglichkeit an, das DMS direkt aus der anderen Applikation anzusteuern. Anzeige, Speicherung und Administration Der entscheidende Punkt der DMS-Administration ist der Bereich des Datenschutzes. Dazu zählen Passwortvergabe, Berechtigungsverwaltung, Zugriffschutz auf unterschiedliche Ebenen des DMS und ggf. das Handling verschlüsselter Daten. Außerdem gilt es, gesetzliche Rahmenbedingungen einzuhalten wie beispielsweise die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Danach müssen Unternehmen sicherstellen, dass auf archivierte Daten zehn Jahre zugegriffen werden kann. Grundsätzlich muss die langfristige Lesbarkeit von Dokumenten bei der elektronischen Archivierung gewährleistet sein. Dokumente nur in dem nativen Format abzulegen, das von der Anwendungssoftware generiert wird, hat zur Konsequenz, die Software samt Betriebssystem weiterhin vorzuhalten– ein fast unmögliches Unterfangen. Deshalb sollten Dokumente in einem Standard-Format archiviert werden. Laut dem im IT-Grundschutzbuch enthaltenen Maßnahmenkatalog M4.170 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (http://www.bsi.de/gshb/index.htm) sind Bildformate wie TIFF oder JPEG als Formate für die Langzeitarchivierung von Bildern und Bildrepräsentationen von Dokumenten geeignet. Aber: Das originäre Aussehen der Datei, dazu gehören beispielsweise Farbinformationen, gehen verloren. Hinzu kommt, dass die Dokumente nicht volltextrecherchefähig sind. Eine neue Alternative gibt es seit Herbst vergangenen Jahres mit dem zertifizierten PDF/A-Format. Es stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar. Die Syntax schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Dokumentenzugriff und Retrievalfunktionen „Die Wirtschaftlichkeit einer Organisation steht und fällt auch mit dem effizienten Umgang mit Dokumenten und Informationen. Das gilt sowohl für kleinere Unternehmen als auch für Großunternehmen jeder Branche. Geeignete Informationssysteme können dazu beitragen, dass Mitarbeiter Informationen im direkten Zugriff haben und Geschäftsprozesse effizient ablaufen“, bringt es Petra Greiffenhagen, VOI-Vorstandsvorsitzende auf den Punkt. Anstatt dass Mitarbeiter in meterlangen Aktenregalen nach Dokumenten suchen und der Kunde in der Warteschleife geduldig auf Antwort hofft, stehen mit einem DMS Informationen per Knopfdruck zur Verfügung. Die am Markt verfügbaren Systeme beinhalten dafür leistungsfähige Suchfunktionen. Überprüfung, Bearbeitung und Genehmigung von Dokumenten Über eine Check-in-, Check-out-Funktion wird sichergestellt, dass Dokumente nur von jeweils einem Anwender zur Zeit bearbeitet werden. Eine Versionsverwaltung ist insbesondere bei „dynamischen“ Dokumenten (Bauzeichnungen etc.) von Bedeutung. So können auch ältere Versionen eines Dokumentes aufgerufen werden. Funktionen, wie Dokumenten-Freigabe oder Weiterleitung bzw. Wiedervorlage zählen darüber hinaus zu den heute üblichen Standard-Funktionen. Gerade in mittelständischen Unternehmen tritt die Prozessabwicklung und Flexibilität der Systeme immer mehr in den Vordergrund, um Vorgänge schnell und effizient bearbeiten zu können. Renate Karl, Geschäftsführerin der dsk Beratungs-GmbH bestätigt: „Die Facetten von Workflow und BPM sind vielschichtig und sollten nicht an der Unternehmensgröße, sondern ausschließlich an den Aufgabenstellungen festgemacht werden. Ein mittelständisches Unternehmen mit vielen standardisierten Prozessen kann durchaus einen guten ROI (Return of Investment) durch den Einsatz von Workflow Management erzielen.“ Fazit: Dokumenten-Management-Systeme bieten weitreichende Unterstützung bei der Verarbeitung und Verwaltung von Informationen und Dokumenten. Optimal wird ein DMS in die gewohnte Arbeitsumgebung integriert, um den Anwendern maximalen Komfort bei der Arbeit mit Dokumenten zu bieten und einen Schulungsaufwand zu minimieren. Damit der erforderliche wirtschaftliche Nutzen realisiert wird, müssen Dokumenten-Management-Systeme in die Strukturen und Arbeitsabläufe des Unternehmens integriert werden. Sie dürfen keine isolierten Fremdkörper sein, sonst werden die Nutzenpotentiale durch Medienbrüche, Bedienungsprobleme und emotionale Barrieren zunichte gemacht. Autor: Nicole Körber