Mit Kofax und digitalen Dokumenten komplexe Prozesse meistern - Kofax-Technologie bei der UniCredit Leasing (Austria) GmbH

Kofax Fallstudie Mit Kofax und digitalen Dokumenten komplexe Prozesse meistern Kofax-Technologie bei der UniCredit Leasing (Austria) GmbH RR Donnelley Document Solutions (Austria) GmbH Die Situation RR Donnelley Österreich ist ein auf die Rechnungsbe- Hohe Priorität genießt bei der UniCredit Leasing Österreich die arbeitung, Dokumentenverwaltung und Prozessmanagement schnelle Bearbeitung der eingehenden Papierpost. Die Eigenheiten spezialisiertes Unternehmen mit Geschäftsstelle in Wien. des Leasing-Geschäftes haben den dazu erforderlichen Aufwand RR Donnelley & Sons hat seinen Hauptsitz in Chicago in den letzten Jahren immer stärker ansteigen lassen. In der und beschäftigt weltweit 60‘000 Mitarbeiter. Der Konzern Posteingangsstelle musste ein immer größerer, manueller Aufwand ist an der NYSE unter dem Symbol RRD gelistet. Als betrieben werden, um die wachsende Korrespondenz an rund 180 Anbieterin von elektronischen Geschäftsprozess Lösungen verschiedene Projektgesellschaften mit unterschiedlichen Firmennamen und Dokumentenverwaltungssystemen bieten RR zu sichten, sortieren und weiter zu leiten. Bei der unternehmensweiten Donnelley sämtliche Dienstleistungen von der Beratung Dokumentenmanagementlösung, die ab 2006 eingeführt wurde, spielt und Konzeption über die Realisierung bis hin zum Support die Technologie von Kofax eine herausragende Rolle. von Kundensystemen. Spezialitäten unseres Portfolios sind der elektronische Mailroom und die Kreditoren Die Herausforderung Rechnungsbearbeitung. www.rrdonnelley.com Pro Jahr gehen bei der UniCredit Leasing Österreich über 120.000 Poststücke ein, die zum Teil in mehreren Schritten von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet werden müssen. Hinzu kamen in der Zeit vor der Einführung des unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystems (DMS) unzählige Kopien, die angefertigt und intern verteilt werden mussten. Ziel war es daher, alle Dokumente zentral zu archivieren, so UniCredit Leasing (Austria) GmbH – Einzigartige dass der Suchaufwand im Bedarfsfall so gering wie möglich ausfällt. Expertise am österreichischen Markt Leichter gesagt als getan, denn im Jahr 2006 hatte das Archiv des Die UniCredit Leasing (Austria) GmbH verfügt als größte aktiven Vertragsbestands bereits ein Ausmaß von etwa 2,5 Kilometern Universal-Leasinggesellschaft über mehr als 45 Jahre Regallänge erreicht. Erfahrung am österreichischen Leasingmarkt. In den acht Landesgeschäftsstellen in Wien, St. Pölten, Linz, „Im Jahr 2006 haben wir daher beschlossen, ein elektronisches Salzburg, Graz, Innsbruck, Klagenfurt und Götzis werden Dokumentenmanagementsystem für unser Kerngeschäft Leasing neben KFZ-, Mobilien- und Immobilien-Leasing die einzuführen“ erinnert sich Harald Krouza, Projektleiter bei der UniCredit , Zusatzservices Baumanagement, Fuhrparkmanagement Leasing. „Dabei ging es uns vor allem darum, die Dokumente bereits und Versicherungsservice aus einer Hand angeboten. vor der Einbindung in unsere Workflows zu scannen und bei der Zusätzlich werden komplexe Finanzierungen wie Verteilung einen hohen Automatisierungsgrad zu erzielen. “ solche von erneuerbaren Energieformen, komplexen Immobilientransaktionen, bis hin zu Business Jets von Gemeinsam mit dem Systemintegrator RR Donnelley wurde ein einem eigenen Spezialisten-Team für strukturiertes Konzept erstellt und schrittweise umgesetzt, in dessen Mittelpunkt Leasing umgesetzt. Die UniCredit Leasing (Austria) GmbH die Technologie von Kofax steht. Das Konzept folgt dem Ansatz „Scan reagiert damit auf die hohen Ansprüche im ansteigenden before Process“ bei dem alle Dokumente so früh wie möglich gescannt , Projektgeschäft. UniCredit Leasing hat darüber hinaus und dann in elektronischer Form in die Workflows integriert werden. eine weit reichende europäische Präsenz und beschäftigt rund 3.000 MitarbeiterInnen in 17 Ländern. Die nationalen Die Kofax-Lösung Von den rund 180 Projektgesellschaften der UniCredit Leasing Österreich Leasinggesellschaften der UniCredit Group sind seit 2007 entfallen etwa drei Viertel der eingehenden Papierdokumente auf die in einer eigenen Leasing Sub-Holding zusammengefasst, UniCredit Kfz Leasing GmbH und die UniCredit Fuhrparkmanagement der UniCredit Leasing S.p.A.. GmbH. Dabei handelt es sich beispielsweise um Leasing- Volltexterkennung und -suche über die archivierten Dokumente Verträge, Werkstattrechnungen oder Meldungen von Kfz- möglich und die Größe der abgelegten Dateien wurde geringer. Versicherungen, die durchwegs ähnliche Eigenschaften Ein Papierarchiv wird für die tägliche Arbeit überhaupt nicht mehr aufweisen und daher weitestgehend standardisiert verarbeitet benötigt, da alle für das Kerngeschäft relevanten Dokumente werden können. Die gesamte Post an die beiden genannten im Archivsystem vorgehalten werden. Das Nachscannen Gesellschaften wird von einem externen Dienstleister, der Firma des Archivs und die konsequente Digitalisierung haben eine Scanpoint – ein Unternehmen der österreichischen Post AG eindrucksvolle Reduzierung des Papierarchivs mit sich gebracht: aus dem Poststrom herausgefiltert, direkt gescannt und der Heute werden nur noch Originalverträge und vertragsähnliche UniCredit Leasing in Dateiform als Images übermittelt. Die Dokumente aus Sicherheitsgründungen längerfristig in restliche Korrespondenz wird im zentralen Posteingang am Papierform abgelegt, alles andere – darunter Korrespondenz, Unternehmenssitz in Wien gesammelt, manuell vorsortiert Übernahmeprotokolle oder Rechnungen – werden nach einer und anschließend gescannt. Dabei kommt Kofax Capture im kurzen Aufbewahrungsfrist von sechs Monaten vernichtet. Von Zusammenspiel mit der VirtualReScan-Lösung zum Einsatz, die den ehemals 2,5 Regalkilometern sind heute nur noch wenige für eine hohe Qualität der Images auch bei geknickten oder Meter übrig geblieben. verschmutzten Vorlagen sorgt. Die von Scanpoint angelieferten und die selbst erstellten Über Kofax Images werden im nächsten Schritt in die weitere Kofax- Kofax plc (LSE: KFX) ist führender Anbieter von Lösungen zur Verarbeitung eingeschleust: Mit Kofax Capture beziehungsweise Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse. den Kofax Transformation Modules werden die Images Seit über 20 Jahren bietet Kofax preisgekrönte Lösungen zur klassifiziert und relevante Daten extrahiert. Handelt es sich um unternehmensweiten Optimierung des Informationsflusses, Rückläufer-Dokumente, etwa um unterschriebene Verträge, die die Erfassung, Umwandlung und den Austausch Übernahmeprotokolle oder ausgefüllte Formulare, so ist der unternehmenswichtiger Informationen – sei es auf Papier, als weitere Weg direkt vorgezeichnet, denn diese Dokumente Fax oder in elektronischen Formaten – fehlerfreier, schneller und sind mit einem Barcode versehen.