Mobile Business: Mobiles Dokumentenmanagement für Smartphones & Tablets - Bedarf, Nutzen, Risiken

presse | info MOBILE BUSINESS 9/2011 Interview mit Karsten Renz Interview MOBILE BUSINESS 1? Wie schätzen Sie derzeit die Nachfrage von Unternehmen nach Lösungen für das mobile Dokumentenmanagement (für Smartphones & Tablets) ein? Wir haben vor etwa einem Jahr unsere ECM-Anwendungen für Smartphones und Tablets, präsentiert – übrigens gleich für mehrere Plattformen (iPhone/iPad sowie für Android- und Windows Mobile-Geräte). In dieser Zeit haben wir ein großes Interesse an diesem Thema seitens unserer Kunden festgestellt. Der schnelle, globale Zugriff aufs Unternehmenswissen ist heutzutage eine Selbstverständlichkeit. Bei der Systementscheidung wird deshalb sehr darauf geachtet, dass mobile Anwendungen angeboten werden. Obwohl Unternehmen teilweise noch stark stationär arbeiten, konnten wir feststellen, dass die Verfügbarkeit von mobilen Lösungen mittlerweile zum Kriterium für die Auswahl einer neuen Software – insbesondere auch einer ECM-Software – geworden ist. Dabei geht es um die Zukunftsfähigkeit einer Software, damit also um die Investitionssicherheit und Innovationskraft eines Anbieters. Mobilen Endgeräten gehört die Zukunft. Es ist ja unbestritten, dass mobile Geräte in vielen Anwendungsbereichen Desktops gegenüber gleichwertig sind und immer mehr Geschäftsprozesse auch von mobilen Endgeräten aus gesteuert werden können. Wir sind auf die Entwicklung der Nutzerzahlen sehr gespannt. 2? Aus welchen Branchen kommen die meisten Anfragen? Eine klare Tendenz ist nicht erkennbar. Die Notwendigkeit, auf Informationen zuzugreifen, ist universell und branchenunabhängig: Mobile Anwendungen bieten Mehrwert sowohl für den Sachbearbeiter im Bauamt, als auch für den Geschäftsführer eines Maschinenbau- Unternehmens. Das spiegelt sich auch in unseren Projektanfragen wider. Unterschiede sind lediglich bei den Anwendungsszenarien zu finden, während die Nachfrage aus allen Branchen gleich groß ist. 3? Welche Personen im Unternehmen starten ein mobiles DMS-Projekt (z.B. CIO, Abteilungs-, Bereichsleiter, etc.)? Bisherige Projekte wurden am häufigsten von der Führungsebene angegangen: CEOs und CIOS wie auch Fachbereichsleiter. Die schnelle mobile Verfügbarkeit von Informationen bedeutet für sie Prozesse zu beschleunigen, Wissensvorsprung bedeutet für sie Wettbewerbsfähigkeit. OPTIMAL SYSTEMS GmbH Seite 1 von 5 Cicerostraße 26 · 10709 Berlin Unternehmenszentrale Tel.: +49 30 895708-0 · Fax: +49 30 895708-888 E-Mail: kontakt@optimal-systems.de Internet: www.optimal-systems.de presse | info MOBILE BUSINESS 9/2011 Interview mit Karsten Renz 4? Für welche Anwendungsfelder im Business-Umfeld – über reine Freigabeprozesse hinaus – lohnt sich der Einsatz einer Dokumentenmanagement-App? Der Einsatz lohnt sich insbesondere dann, wenn es um Prozesse geht, die durch den standortunabhängigen Zugriff auf Unternehmenswissen oder durch die mobile Datenerfassung beschleunigt werden können: Auf dem Tablet einen Investitionsantrag anschauen, in die vollständigen Kundenakten schauen zu können, den Status einer Anlage, eines Schadensfall oder eines Bauvorhabens zu dokumentieren, oder eine Genehmigung zu erteilen. Es sind in der Tat weit mehr als Rechnungsfreigabeprozesse. Aber es sind auch nicht nur die Prozesse, die hier betrachtet werden sollten. Die sofortige Verfügbarkeit von Unternehmenswissen, zu jeder Zeit, an jedem Ort – eben bei Bedarf – lässt die Attraktivität einer DMS-App enorm steigen. 5? Was macht eine gute Smartphone- und Tablet-App für mobiles DMS aus? Welche Features sollte sie auf jeden Fall besitzen? Ziel einer solchen Applikation ist es, die sofortige Informationsversorgung zu erreichen. Entscheidungen sollen zu jeder Zeit auf erfasste Zahlen, Daten und Fakten beruhen und nicht auf Vermutungen. Der Zugang zu diesen Informationen muss intuitiv und damit an die Bedienmetapher des jeweiligen Gerätes bzw. Betriebssystems angepasst sein. Empfehlenswerte Features sind deshalb erstens: Die Möglichkeit, bestehende Akten oder Dokumente als „Favoriten“ für die mobile Nutzung markieren zu können, um sie immer und damit auch ohne Netzzugang im Zugriff zu haben; zweitens: Vorkonfigurierte, am Arbeitsplatz im Rich-Client gespeicherte Suchanfragen müssen auch auf der App vorhanden sein; drittens: Auf dem mobilen Gerät recherchierte Informationen müssen an Externe per E-Mail versendet werden können (E-Mail-Anbindung). Der Hintergrund dieser Features ist, dass der Anwender wichtige beziehungsweise häufig gesuchte Informationen tatsächlich mobil „mitnehmen“ können muss. So sind Daten, auf die häufig zugegriffen wird, tatsächlich per Fingertip erreichbar - und Aufgaben können zeitnah da gelöst werden, wo sie entstanden sind. 6? Wie sicher ist das Arbeiten mit einer App für mobiles Dokumentenmanagement? Wo lauern mögliche Gefahren? Meines Erachtens ist die Gefahr eher in den Köpfen. Mobile Geräte stellen lediglich ein weiteres Zugriffsmedium auf das Dokumentenmanagement-System dar. Es gibt ausgereifte Sicherheitslösungen, die dafür sorgen, dass die Daten am Speicherort nur durch berechtigte Nutzer abgerufen werden – ähnlich wie auch bei jeglichem dezentralen Zugriff außerhalb des Unternehmensnetzwerkes, ob per Citrix oder Web-Frontend. Rein technisch gesehen sind die Möglichkeiten, Inhalte zu schützen, gut und ausreichend. Hundertprozentigen Schutz gegen menschliches Fehlverhalten gibt es natürlich nicht. OPTIMAL SYSTEMS GmbH Seite 2 von 5 Cicerostraße 26 · 10709 Berlin Unternehmenszentrale Tel.: +49 30 895708-0 · Fax: +49 30 895708-888 E-Mail: kontakt@optimal-systems.de Internet: www.optimal-systems.de presse | info MOBILE BUSINESS 9/2011 Interview mit Karsten Renz 7? Worauf sollte man bei der Einbindung der mobilen DMS-Lösung in die vorhandene IT- Landschaft besonders achten? Wie oben genannt, sind die mobilen Geräte einfach ein weiteres, sehr hilfreiches, Zugriffsmedium; die Softwareanwendung wird aus den jeweiligen „Märkten“ bzw. App Stores einfach heruntergeladen und benötigt keine weitere Anbindung. Die DMS- Anwendung für mobile Geräte sollte sich generisch aus dem DMS bzw. Enterprise Content Management(ECM)-Client ableiten. Veränderungen sind damit automatisch voll verfügbar und keine zusätzliche Programmierung für die App wird benötigt. Um Unabhängigkeit und Flexibilität des Anwenderunternehmens zu bewahren, empfiehlt es sich, die App möglichst für verschiedene Plattformen verfügbar zu halten– in großen Organisationen gibt es häufig viele verschiedene Smartphones und auch verschiedene Tablets. Ansonsten, na ja, am besten einfach darauf achten, dass es ein Produkt von OPTIMAL SYSTEMS ist. ☺ OPTIMAL SYSTEMS GmbH Seite 3 von 5 Cicerostraße 26 · 10709 Berlin Unternehmenszentrale Tel.: +49 30 895708-0 · Fax: +49 30 895708-888 E-Mail: kontakt@optimal-systems.de Internet: www.optimal-systems.de