Pflegedirektion Uniklinikum Essen: Beste Krankenpflege durch julitecDM

CASE STUDY – AUS DER PRAXIS Pflegedirektion Uniklinikum Essen Beste Krankenpflege durch julitecDM Die Pflegedirektion des Universitätsklinikums Essen setzt bei der Dokumenten- Branche: Gesundheitswesen, ablage auf die Dokumentenmanagement-Lösung julitecDM des Erlanger Soft- Krankenhaus wareunternehmens julitec GmbH. Der Pflegedirektorin sind fünf Klinikdienst- Homepage: www.uniklinikum- leitungen zugeordnet, denen zwei zentrale Stellen über die Software tagesaktuelle essen.de/pflegedienst Auswertungen und wichtige Rundschreiben zur Verfügung stellen. Zukünftig soll der tägliche Schriftwechsel hauptsächlich elektronisch über julitecDM abgewickelt Eingesetzte Lösungen: werden. julitecDM Das Universitätsklinikum Essen ist ein Krankenhaus der Maximalver- Einsatzbereich: sorgungsstufe und behandelt in rund 50 Kliniken und Instituten mit Dokumenten- und Wissens- rund 1.300 Betten etwa 50.000 stationäre und 100.000 ambulante management zur internen Patienten pro Jahr. Die Pflegedirektion in Person einer Pflegedirektorin Organisation ist die dienstliche Vorgesetzte für die mehr als 1.500 Mitarbeiterinnen Zuständig: Christian Dahlmann, und Mitarbeiter im Pflegedienst und trägt unter anderem die Ver- Pflegedirektion, Stabsstelle IT antwortung für die pflegerische Versorgung der Patienten. Unterstützt wird sie dabei durch die Pflegedienstleitungen, d. h. den leitenden Angebundene Systeme Pflegekräften der einzelnen Fachkliniken und Bereiche. Die umfangreiche (Schnittstellen): Kommunikation und Organisation einer solch großen Organisation vereinfacht Netzwerkinfrastruktur und julitecDM. Windows-Netzlaufwerke Ist-Stand nach der Einführung der Software von julitec Anforderungen: - Kommunikationsunterstützung julitecDM wurde in mehreren Stufen in die tägliche Arbeit integriert. In einem ersten zwischen Pflegedirektion und Schritt wurden den angeschlossenen Abteilungen verschiedenste Auswertungen Klinikpflegedienstleitungen von Leistungsdaten zur Pflege über julitecDM zur Verfügung gestellt, die durch die - zentrale Verwaltung des Schrift- Anwender jederzeit abgerufen werden können. Mittlerweile wird bereits in einem verkehrs zweiten Schritt die Bearbeitung und Digitalisierung des Schriftverkehrs durch zwei - Qualitätssicherung durch Leistungs- zentrale Stellen der Pflegedirektion vorgenommen. Zukünftig soll der gesamte evaluation und zeitnahe Zugriffs- Schriftverkehr der Pflegedienstdirektion elektronisch über julitecDM abgewickelt werden. möglichkeit durch die Mitarbeiter - schnelle Implementierung ohne Die Nutzer sind bisher sehr zufrieden. Vor allem die Einfachheit der Bedienung, aber Störung des laufenden Betriebes auch die Volltextsuche mit OCR-Texterkennung, brachte zufriedene Rückmeldungen - kaum Schulungsaufwand aus den einzelnen Abteilungen. Das Optical Character Recognition (OCR) ermöglicht die Suche nach Inhalten in den verschiedensten Dokumenten, seien es Word-Dateien Projektlaufzeit: oder pdf-Texte, selbst eingescannte Briefdokumente sind durch die integrierte OCR- ca. 2 Monate Texterkennung kein Problem. Projektetat Projektverlauf der Implementierung (Software/Umsetzung): mittlerer vierstelliger Bereich inkl. Mit der Einführung von julitecDM in den einzelnen Abteilungen sollte besonders die Softwarelizenzen und eines Kommunikation zwischen der Pflegedirektion und den angeschlossenen Dienststellen Installations-/Schulungstages vor Ort verbessert werden. Bis dahin verlief die elektronische Kommunikation mehr oder weniger rudimentär: - Elektronische Dokumente wurden auf unterschiedlichen Netzlaufwerken abgelegt. - Durch diesen Umstand und dem Fehlen einer komfortablen Suchfunktion war die Informationssuche für die Mitarbeiter oft lange und umständlich. - Regelmäßige Rundschreiben an die einzelnen Abteilungen mussten über aufwändig zu erstellende E-Mail-Verteiler versendet werden. - Der Zugriff auf die Dokumente war nicht durch ein wir- kungsvolles Zugriffsrechtekonzept geschützt. Mit der erweiterten Suche können Sie nach Verfasser, Erstellung- und Änderungs- datum, im kompletten Inhaltstext sowie nach allen weiteren Feldern suchen. mit der Auslieferung eines starren Gesamtsystems nicht möglich gewesen, flexibel auf Änderungen der Kundenanforderungen reagieren zu können. Durch die kurze Projektlaufzeit von rund zwei Monaten konnte das Projekt finanziell im niedrigen vierstelligen Bereich realisiert werden. In diesem Betrag waren bereits die Softwarelizenzen und ein Installations- und Schu- lungstag vor Ort enthalten. Probleme bei der Implementierung konnten durch ausführliche Briefings und Beratungen zwischen der julitec GmbH und dem So einfach und übersichtlich wie der Windows Explorer zeigt der julitecDM Explorer Kunden bereits im Vorfeld ausgeräumt bzw. verhindert werden. eine Ordnerstruktur mit Dokumenten und einer Vorschauansicht. Vor allem die IT-Ausstattung der Pflegedirektion wurde bereits im Vorfeld so eingerichtet, dass die vollständige Installation Daraus wiederum wurden die zu erbringenden Anforderungen und Anwendereinweisung in nur einem Tag durchgeführt definiert: werden konnte. Dazu gehörte vor allem der Einsatz passender - Kommunikationsunterstützung zwischen Pflegedirektion Scanner und die Einrichtung der Server. und Klinikpflegedienstleitungen —————————————————————————— - Zentrale Verwaltung des Schriftverkehrs Gerne beraten wir Sie über die Einsatzmöglichkeiten unserer Softwarelösungen oder senden Ihnen Informationsmaterial - Qualitätssicherung durch Leistungsevaluation und zeitnahe und CDs zu. Zugriffsmöglichkeit durch die Mitarbeiter julitec GmbH – Wir machen Software einfach! - Schnelle Implementierung in die Arbeitsabläufe ohne Störung Hauptstraße 23, 91054 Erlangen des laufenden Betriebes Fon +49 9131 97911-10 info@julitec.de - Kaum Schulungsaufwand Fax +49 9131 97911-14 www.julitec.de Ohne weitere Implementierungspartner übernahm die julitec GmbH die Einführung ihrer Software mit den genannten © 2008 julitec GmbH, Erlangen www.julitec.de Anforderungen der Pflegedirektion. Innerhalb von acht Wochen Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Publikation darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung der julitec GmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme konnten die Techniker von julitec in Zusammenarbeit mit den verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Mitarbeitern vor Ort das Projekt erfolgreich abschließen. Die Verwendete Produktnamen, Warenzeichen und geschützte Warenzeichen sind im Besitz ihrer Einführung erfolgte in mehreren Schritten, zum einen um die jeweiligen Eigentümer und wurden in der Regel nicht als solche kenntlich gemacht.