Trends für Enterprise Content Management im Herbst 2011

Trends für Enterprise Content Management im Herbst 2011 Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Hamburg, 2011 Trends für Enterprise Content Management im Herbst 2011 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Dr. Ulrich Kampffmeyer Trends für Enterprise Content Management im Herbst 2011 Dr. Ulrich Kampffmeyer Langsam hat man sich an den Begriff ECM Enterprise Content Management auch im deutschsprachigen Raum gewähnt. Zwar können sich viele Anwender immer noch sehr wenig unter Akronym und Begriff konkret vorstellen, aber zumindest hat Microsoft mit seinem Sharepoint das Thema populärer gemacht. Allerdings hat Microsoft den Begriff auch auf eigene Weise besetzt und damit auch für falsche Erwartungen im Markt gesorgt. Nimmt man dann noch die aktuellen Entwicklungen bei der Telekommunikation, - Apps, Tablets und Smartphones -, der Speicherung von Inhalten im Web, - SaaS und Cloud - und die Veränderung des Nutzungsverhaltens von Information – Googlerisation, Social Media und allgegenwärtige Verfügbarkeit - hinzu, dann erscheint das Thema ECM fast schon „hausbacken“ und „altertümlich“. Wofür steht ECM? Diese Frage stellt sich jedes Jahr erneut. Akronym und Begriff sind schon mehr als 10 Jahre alt. Der Umfang von ECM ist in vielen Büchern und Artikeln beschrieben. All dies macht ECM vielen Marketiers der Branche inzwischen unattraktiv. Analysten, Verbände und große Anbieter suchen längst nach vermeintlich moderneren Bezeichnungen für die Funktionalität des Informationsmanagements im Unternehmen. Auch hierunter leidet die Visibilität der Branche und die Identifizierbarkeit bestimmter Produkte für den Endanwender. Die Kluft zwischen Anbieter, Produkt und Fachsprache auf der einen Seite und dem Anwender auf der anderen Seite scheint nicht schmaler geworden zu sein. Besinnt man sich auf Begriffe wie Dokumentenmanagement, Archivierung, Posteingang oder elektronische Akte zeigt sich jedoch, dass Lösungen längst weit verbreitet sind. Auch deshalb versuchen die Anbieter mit immer neuen Begriffen und Produktansätzen zusätzliches in den Markt hinein zu verkaufen. Böse Zungen sprechen bei ECM inzwischen auch von Enterprise Chaos Management, Enterprise Catastrophy Management oder Enterprise Chicken Management – selbst nach diesen Interpretationen zu suchen möchte ich den Lesern nicht vorenthalten (schöne Entdeckungen garantiert). Für die meisten gilt aber immer noch der Umfang von ECM Enterprise Content Management, wie er in der deutschen und der englischen Wikipedia wiedergegeben ist – basierend auf dem Buch des Autors aus dem Jahr 2006 (www.project- consult.net/files/ECM_White%20Paper_kff_2006.pdf): Capture als Input- Management; Manage mit Document Management, Records Management, Business Process Management, Collaboration, Web Content Management; Deliver als Output- Management und zur Bereitstellung; Store zur Speicherung und Erschließung sowie Preserve zur Langzeitarchivierung. An diesem Kanon haben sich auch jahrelang Hersteller wie Analysten orientiert. Jedoch verändert sich der Markt und stellt damit auch die Definition von ECM immer wieder in Frage. Konsolidierung im Markt Die Konsolidierung des ECM-Marktes schreitet voran, im Großen wie im Kleinen. Die Übernahme von ALOS durch den französischen Anbieter Spigraph hat hier nur geringe, regionale Auswirkungen. Die Übernahme von Autonomy durch HP dagegen © PROJECT CONSULT GmbH 2011 ECM_Trends_Kff_Herbst2011.docx 2/7 Trends für Enterprise Content Management im Herbst 2011 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Dr. Ulrich Kampffmeyer internationale Verwerfungen zur Folge. HP hatte sich bereits Tower und andere Anbieter einverleibt und bekommt nun mit Autonomy noch das Produktportfolio von Interwoven und Iron Mountain Digital hinzu. Außer OpenText sind damit in der nach Gartner führenden Riege fast nur noch IT-Generalisten vertreten – Microsoft, IBM, ECM, Oracle und zukünftig HP. Nur noch OpenText ist als ECM-Software-Spezialist unterwegs. Auch CISCO hat sich in den Markt für Kollaborationslösungen durch Kooperationen mit EMC und Aufkäufe vorgewagt. Diese grundsätzliche Veränderung der Marktsituation hat bereits in den letzten Jahren den Druck auf die mittelständischen, regionalen Anbieter erhöht. Diese haben sich durch Spezialisierung auf bestimmte Lösungsangebote und durch Integration in andere Softwaresysteme eine Nische gesichert. Lokale und regionale Compliance- Anforderungen helfen hier den Anbietern. Und weit verbreitete Standardsoftware für die Zusammenarbeit und die Nutzung von Dokumenten fördert ebenfalls den Bekanntheitsgrad. Sharepoint ist nicht ECM Auch wenn Microsofts Marketing-Truppen dies immer wieder herausstellen – Sharepoint ist nicht gleich ECM. Da ECM eine Strategie, eine Vision, eine Sammlung von Methoden und Management-Ansätzen für Information ist, kann es im Prinzip überhaupt keine ECM-Produkte geben. Der Ansatz von Sharepoint zielt auch auf etwas ganz anderes als ECM. Sharepoint ist eine Integrations-, Collaborations- und Portal-Plattform. ECM-Themen werden mit Dokumenten- und Records-Management zwar angesprochen, aber nicht im Sinne einer durchgängigen ECM-Strategie umgesetzt. Aus diesem Grund verdienen auch sehr viele der traditionellen Anbieter ihr Geld damit, Sharepoint zu „veredeln“, d.h. um notwendige Komponenten für ECM zu ergänzen. Im Vordergrund stehen hier Information Capture, Archivierung, Output Management, Konvertierung und Business Process Management. Was allerdings Sharepoint bietet ist eine Basis-Funktionalität für das Management von Dokumenten, die für viele Anwender besonders im mittelständischen Bereich durchaus ausreichend sein kann. Microsoft orientiert sich hier wie immer an den Anforderungen von Millionen Anwendern und nicht an den speziellen, selten im vollen Umfang genutzten Funktionen für wenige große Organisationen. ECM in den Wolken Mit Sharepoint wurde bisher auch das klassische Implementierungsszenario für ECM adressiert: Inhouse-Lösungen. Hierbei wurde im Unternehmen für ein Unternehmen die entsprechende Verwaltungsplattform für Daten, Content und Dokumente betrieben. Wie Enterprise Content Management als Begriff schon ausdrückt – eine Lösung im und für das Unternehmen. Neben den typischen Inhouse-Lösungen gab es schon immer Out-Sourcing und Application Service Providing, vielfach von spezialisierten IT-Töchtern großer Konzerne. Den eigentlichen paradigmenwechsel erleben wir erst jetzt mit Cloud und SaaS Software as a Service. Natürlich lassen sich Cloud-Architekturen auch im Unternehmen als geschlossene, „private“ Lösung installieren. Der Vorteil aber der öffentlichen Cloud ist der, dass man zu definierten Kosten und an jedem Ort der Welt jederzeit auf alle Informationen zugreifen kann. Die Rechenzentren der Anbieter sind so ausgelegt, dass sie als verteilte Systeme jederzeit die Informationen verfügbar halten. Die Anwender müssen sich nicht selbst um aufwändige Hardware, Software-Updates, Migration und Sicherung der © PROJECT CONSULT GmbH 2011 ECM_Trends_Kff_Herbst2011.docx 3/7 Trends für Enterprise Content Management im Herbst 2011 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Dr. Ulrich Kampffmeyer Informationen kümmern. In den Bereichen Archivierung und Collaboration ist SaaS inzwischen stark auf dem Vormarsch. Es fehlt allerdings noch an Lösungen, die Inhouse-Systeme mit den Systemen in der Cloud kombinieren. Dies betrifft besonders bei ECM der Bereich von durchgängigen Prozessen, also Workflow und Business Process Management. Cloud-Lösungen funktionieren immer dann gut, wenn man alles in der Cloud-Umgebung hat. Aber auch hier setzen erste Produkte an, die die Replikationen von Informationen über verschiedene Plattformen ermöglichen. Mobile verändert die ECM-Welt Der Markttreiber ist hier die mobile Kommunikationen, die mit Smartphones und Tablets einen Paradigmenwechsel eingeläutet hat. Hierbei sind verschiedene Auswirkungen zu beobachten. Greift man das Thema Cloud auf, so ist hier die Aufgabe, Informationen auf Smartphones und Tablets zu erfassen, zu bearbeiten und bereitzustellen. Das lesende Bereitstellen ist dabei die einfachste Disziplin. E- Mail empfangen, Dokumente ansehen und browsen, nach Information suchen – all dies geht mit mobilen ECM-Lösungen. Auch für das Erfassen mittels Kameras gibt es inzwischen gute Lösungen. „Lediglich“ die Bearbeitung mit „virtuellen Bildschirmtastaturen“ und Sprachsteuerung ist für professionelles ECM, das mit Prozessen, elektronischen Akten und Dokumenten umgehen muss, unzureichend. Aus der mobilen Revolution kommt auch noch ein zweites Desiderat: mobile Devices haben nicht ausreichend Speicher um alle Informationen eines Unternehmens vorzuhalten und neu erfasste Informationen sicher aufzubewahren. Hier kommen Systeme wie iCloud, DropBox und andere ins Spiel. Diese Systeme sind aber keine professionellen ECM-Lösungen oder gar Records-Management- oder Archivsysteme. Sie nehmen Informationen entgegen, replizieren und synchronisieren diese, und stellen sie wieder verschiedenen Anwendergruppen bereit. Mobile treibt hier Cloud- und SaaS-Anwendungen! Die wichtigste Revolution, der eigentliche Paradigmenwechsel ist jedoch der stark veränderte Umgang mit Informationen. Dies beginnt bei Applet-Oberflächen und Bedienungsfunktionalität und endet bei Erwartungen und Nutzungsmodellen wie Information zukünftig recherchiert, bereitgestellt und genutzt werden soll. Hier wirken ECM-Lösungen, selbst Browser- Lösungen, inzwischen veraltet. Traditionelle ECM-Produkte können vielfach die Erwartungen an moderne Software nicht erfüllen, auch wenn Sie sehr gut genau das tun, wofür sie designt wurden.