Unternehmensweites Dokumentenmanagement- und Qualitätsmanagement-System mit SharePoint

CASESTUDY Unternehmensweites Dokumentenmanagement- und Qualitätsmanagement-System mit SharePoint bei Eckes-Granini Alegri International Group Die leckeren fruchthaltigen Getränke von Eckes-Granini sind ein Begriff. Seit mehr als 70 Jahren bringt das Familienunternehmen aus Nieder-Olm bei Mainz gesunde Fruchtsäfte auf den Markt. Mit rund 1.450 Beschäftigen und 14 Landesgesellschaften in Europa gehört die Eckes-Granini Group zu den international führenden Fruchtgetränke-Herstellern. Dies setzt hohe Ansprüche auch an die interne IT und speziell den Bereich ECM: das Dokumentenmanagement, die Workflows, die compliance- konforme Verwaltung und rechtssichere Archivierung über verschiedene Systeme hinweg sowie das damit verbundene Qualitätsmanagement-System müssen perfekt zusammenarbeiten. Eckes-Granini entschied sich für Microsoft Office SharePoint Server 2007 als zentrale Plattform, in die das QM/BPM-System von Sycat sowie für R&D ein Laborinformationssystem voll integriert sind. Auch die Anbindung an SAP wird vollzogen. Die revisionssichere Archivierung läuft über M/Archive for SharePoint von Merentis. „So ist für unsere Anwender die optimale Usability über nur ein System gegeben, die Akzeptanz seitens der Key-User war sofort da“, erklärt Dr. Volker Herdegen, Leiter IT Management bei Eckes- Granini. Zentrale Plattform auf Basis SharePoint In nur sechs Monaten von der Planung bis zum Rollout wurde zunächst die gesamte SharePoint-Infrastruktur und –Architektur aufgebaut und das bisherige Dokumentenmanagement-System abgelöst. Das IT- Beratungsunternehmen Alegri International Group, führender Consulter im Bereich Microsoft-Technologien, unterstützte Eckes-Granini. Konzipiert und umgesetzt wurden die Informationsarchitektur sowie die benötigten Berechtigungskonzepte und Workflows, die die automatisierte Freigabe von GxP-relevanten Dokumenten steuern, ebenso die Möglichkeit der S. 1 von 2 gesetzeskonformen Langzeitarchivierung von Dokumenten. Das Qualitätsmanagement-System Sycat konnte so in SharePoint integriert werden, dass dessen Dokumente für den Anwender in SharePoint zentral verfügbar sind, auch über die Prozessstrukturen hinweg. „Diese Flexibilität und leichte Anpassbarkeit sprachen von Anfang an für die Lösung“, erläutert Dr. Herdegen. Zudem wurde das Laborinformationssystem per Schnittstelle angegliedert. Alle dokumentenbezogenen Aufgaben, Übersichten und Listen sind für die User somit in einem zentralen System zugreifbar - samt zugehöriger Metadaten und Attribute. Die abteilungsübergeifende Zusammenarbeit sowie das Auffinden von Dokumenten ist damit deutlich effizienter geworden. Es gibt für die Anwender nur einen „single point of entry“, und über SharePoint laufen auch die automatisierten Genehmigungs - und Veröffentlichungsprozesse. „Dies sind große Vorteile in der täglichen Arbeit, erspart uns gleichzeitig die Wartungspauschalen des alten Systems und SharePoint ermöglicht einfache Erweiterungen“, so Dr. Herdegen. In Nieder-Olm ist man so zufrieden mit der Lösung, dass diese in das neue europäische, SharePoint-basierte Intranet integriert werden wird. Über Alegri International Group Alegri International ist ein führendes IT-Beratungsunternehmen im Bereich aller Microsoft-Produkte. Durch diese Spezialisierung ist Alegri einer der wenigen Consulting- Partner von Microsoft, der das Zusammenspiel der Applikationen beherrscht: von der Strategischen Planung, Einführung u. Installation bis zum Betrieb der Umgebungen: SharePoint, Search, Dynamics CRM, Lync, Duet Enterprise, System Center, Cloud Services, .Net, etc. Alegri International beschäftigt rund 150 Mitarbeiter in den Hauptgeschäftsstellen München, Stuttgart, Frankfurt/M., Köln, London, Zürich und Wien. www.alegri.eu Ihr Ansprechpartner Alegri International Service GmbH Dr. Susanne Knabe Innsbrucker Ring 15 D - 81673 München T.: +49 (0)89 – 666107-0 F.: +49 (0)700 – 0000 2581 E: susanne.knabe@alegri.de S. 2 von 2